与会议公司协议书

与会议公司协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备提供会议服务的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：2.会议时间：自年月日起至年月日止3.会议地点：4.会议规模：预计参会人数为人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等。策划方案应充分考虑甲方的会议主题、目标及参会人员特点，确保会议的顺利进行和达到预期效果。策划方案需经甲方书面确认后方可实施。在实施过程中，乙方应根据甲方反馈及时调整和优化方案，确保会议策划符合甲方要求。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并确保场地的合法性、安全性和适用性。场地应具备良好的交通条件、设施设备齐全，能够满足会议期间的各项需求。根据会议主题和风格，乙方应进行专业的场地布置，包括舞台搭建、音响设备安装调试、灯光效果设计、桌椅摆放、横幅及背景板制作等。场地布置应体现甲方特色，营造出舒适、专业的会议氛围。3.餐饮服务乙方应提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品的质量、卫生和安全。餐饮服务应根据会议日程合理安排，确保用餐时间和菜品供应的及时性和准确性。同时，乙方应根据参会人员的特殊饮食需求，提供相应的个性化服务。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责为参会人员安排合适的住宿酒店。酒店应具备良好的住宿条件、服务设施和安全保障措施，距离会议场地较近，方便参会人员出行。乙方应与酒店协商确定合理的房价，并负责办理参会人员的住宿登记、退房手续等相关事宜。在住宿期间，乙方应协调解决参会人员遇到的住宿问题，确保其住宿体验良好。5.会议设备及技术支持乙方应提供会议所需的各类设备，如投影仪、音响设备、麦克风、电脑、打印机等，并确保设备的正常运行和技术性能符合会议要求。在会议期间，乙方应安排专业技术人员提供现场技术支持，及时解决设备故障和技术问题，确保会议的顺利进行。同时，乙方应根据会议需要，提供网络接入、视频会议等相关技术服务。6.会议资料准备根据会议议程和内容，乙方负责准备会议所需的各类资料，如会议手册、资料袋、演讲稿、PPT等。资料内容应准确、清晰、完整，符合甲方要求，并在会议前及时交付甲方审核。会议资料的印刷、装订应保证质量，外观整洁、美观。乙方应根据会议人数合理安排资料数量，避免浪费。7.会议接待与引导乙方应安排专业的接待人员在会议场地入口处迎接参会人员，引导其签到、领取会议资料，并协助其前往相应的会议室或活动区域。在会议期间，接待人员应随时为参会人员提供帮助和服务，解答疑问，处理突发情况，确保参会人员能够顺利参加会议。8.会议摄影与摄像乙方应安排专业摄影和摄像人员，对会议的重要环节、精彩瞬间进行拍摄和录制。拍摄和录制内容应包括会议开幕式、领导讲话、主题演讲、分组讨论、闭幕式等。会议结束后，乙方应及时将拍摄的照片和视频资料进行整理和编辑，并在规定时间内交付甲方。照片和视频资料应保证质量，能够清晰反映会议全貌和精彩瞬间。三、双方权利与义务1.甲方权利与义务权利有权对乙方提供的会议策划方案、场地布置、餐饮服务、住宿安排、会议设备及技术支持、会议资料准备、会议接待与引导、会议摄影与摄像等服务内容进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务标准和要求提供服务，如乙方未达到约定标准，甲方有权要求乙方进行整改或采取其他补救措施。有权在会议期间根据实际情况对会议安排进行调整，但应提前通知乙方，并承担因调整可能产生的额外费用。义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、目标、参会人员名单、会议议程、特殊要求等，确保所提供信息的真实性和准确性。在协议签订后，按照约定向乙方支付服务费用。配合乙方做好会议筹备和实施过程中的各项工作，如协助乙方进行场地布置、人员签到、资料发放等。在会议期间遵守会议场地的相关规定和要求，配合乙方维护会议秩序。2.乙方权利与义务权利有权按照本协议约定收取服务费用。根据甲方提供的资料和信息，结合自身专业经验和能力自主制定会议策划方案、安排服务内容，但应确保方案和服务符合本协议约定及相关法律法规的要求。在会议筹备过程中，有权要求甲方提供必要的协助和支持，如提供场地使用授权、人员信息等。义务按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供优质、专业、高效的会议服务。确保会议策划方案合理可行，场地布置符合要求，餐饮服务质量达标，住宿安排舒适便捷，会议设备正常运行，会议资料准备齐全，会议接待与引导热情周到，会议摄影与摄像资料完整。在会议筹备和实施过程中，应严格遵守国家法律法规和相关行业规范，确保会议活动的合法性、安全性和有序性。如因乙方原因导致会议出现任何法律纠纷或安全事故，乙方应承担全部责任。在会议前，应将会议策划方案、场地布置效果图、餐饮菜单、住宿安排明细、会议设备清单、会议资料样本等相关资料提交甲方审核，并根据甲方意见进行修改和完善。会议期间，应安排专人负责现场协调和管理，及时处理各类突发情况和问题，确保会议的顺利进行。如遇重大问题或突发事件，应及时向甲方报告，并采取有效措施进行解决。会议结束后，应及时对会议服务进行总结和评估，向甲方提交会议服务总结报告，并根据甲方反馈意见进行改进和提升。同时应按照约定将会议摄影与摄像资料、会议资料等交付甲方。四、服务费用及支付方式1.服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币元（大写：元整）。服务费用包含乙方为履行本协议约定的各项服务内容所需支出的全部费用，如场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、住宿费用、人员劳务费用、资料印刷费用、运输费用、税费等。2.支付方式甲方应在本协议签订后个工作日内，向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写：元整）。在会议结束后个工作日内，甲方对乙方的服务进行验收。如验收合格，甲方应在验收通过后个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。乙方应在收到甲方每笔款项后个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期支付导致乙方遭受其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容、服务标准和要求提供服务，或未按时、按质、按量完成服务任务，乙方应负责采取补救措施，如重新提供服务、整改问题直至达到约定标准。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。同时，甲方有权扣除相应的服务费用作为违约金。3.任何一方违反本协议约定给对方造成其他损失的，违约方应承担全部赔偿责任。损失赔偿范围包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、可得利益损失、因主张权利而产生的费用（如律师费、诉讼费、差旅费等）。4.若因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力事件影响消除后，双方应协商决定是否继续履行本协议或变更协议内容。六、保密条款1.双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议相关信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或使用对方的保密信息。2.本条款的保密期限为本协议生效之日起年。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或