行业会议合同范本

行业会议合同范本甲方（主办方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（承办方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[行业会议名称]，并委托乙方作为本次会议的承办方，为明确双方的权利义务，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，经双方友好协商，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[行业会议名称]2.会议时间：[具体开始日期][具体结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方的要求和行业特点，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、活动安排、嘉宾邀请等，确保会议内容丰富、形式多样，符合行业需求和甲方预期。策划方案应提前[X]个工作日提交给甲方审核，经甲方书面确认后方可实施。2.场地布置乙方负责会议场地的整体布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、座位安排、展示区域设置等，营造出与会议主题相符的氛围。场地布置应符合安全标准，确保参会人员的人身安全。布置材料应环保、美观，不得影响会议的正常进行。3.餐饮服务乙方提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品质量和卫生安全。餐饮安排应提前与甲方沟通确定，根据参会人数合理安排菜品数量和种类。如有特殊饮食需求，乙方应尽量满足。根据参会人数合理安排菜品数量和种类。如有特殊饮食需求，乙方应尽量满足。4.住宿安排若甲方有住宿安排需求，乙方应协助甲方预订会议期间的住宿房间。乙方应与信誉良好的酒店合作，确保住宿环境舒适、安全，并提供优惠的价格。住宿预订信息应提前告知甲方，包括酒店名称、地址、房型、价格等。乙方应及时处理甲方及参会人员的住宿相关问题，如房间变更、退房手续等。5.会议资料准备乙方负责会议资料的准备工作，包括会议手册、资料袋、会议文件、演讲材料等。资料内容应准确、完整，涵盖会议的各项议程和重要信息。会议资料应在会议开始前[X]个工作日准备完毕，并交付给甲方审核。经甲方确认后，按照参会人数进行印刷和分发。6.会议宣传推广乙方负责会议的宣传推广工作，包括制作会议宣传海报、邀请函、线上推广等，吸引行业内相关人士参加会议。宣传推广活动应在会议前[X]周开始进行，确保宣传效果。乙方应及时向甲方反馈宣传推广情况，根据甲方意见调整宣传策略。7.会议接待乙方安排专业的接待人员在会议现场负责接待工作，包括签到、引导、咨询解答等，为参会人员提供热情、周到的服务。接待人员应熟悉会议流程和相关信息，具备良好的沟通能力和服务意识。在会议期间，及时处理参会人员的各种需求和问题。三、双方权利义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方的服务内容和质量进行监督检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本合同约定的时间、标准和要求提供服务。有权审核乙方提交的会议策划方案、场地布置方案、会议资料等相关文件，并提出修改意见。2.义务按照本合同约定向乙方支付服务费用。向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，协助乙方完成会议筹备工作。在会议举办前及时确认乙方提交的各项方案和文件，如有问题应及时提出并给予乙方合理的修改时间。（二）乙方权利义务1.权利有权按照本合同约定收取服务费用。根据会议实际情况和甲方要求，在合理范围内调整服务内容和方式，但应提前通知甲方并取得甲方书面同意。2.义务按照本合同约定的服务内容和要求，全面、及时、有效地履行承办职责，确保会议顺利进行。自行承担承办会议所需的各项费用，包括但不限于场地租赁、设备租赁、人员薪酬、物料采购等，但本合同另有约定的除外。严格遵守国家法律法规和相关行业规范，确保会议活动合法合规。对会议期间可能出现的安全事故、突发事件等承担相应的责任和处理义务。保守甲方的商业秘密和会议相关信息，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。在会议结束后，向甲方提供会议总结报告，包括会议效果评估、参会人员反馈、费用支出明细等。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议承办服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。服务费用包含但不限于本合同第二条约定的各项服务内容所需费用，但不包括甲方另行委托乙方办理的其他额外事项的费用。2.支付方式合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。会议结束后[X]个工作日内，甲方根据乙方提供的服务情况进行验收。如验收合格，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）；如验收不合格，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方限期整改，直至达到合同要求。五、违约责任1.若甲方未按照本合同约定按时支付服务费用，每逾期一日应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本合同约定的时间、标准和要求提供服务，每逾期一日应按照服务费用的[X]%向甲方支付违约金。因乙方原因导致会议无法正常进行或出现重大失误，给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于甲方因此遭受的直接经济损失、预期利益损失以及为减少损失而支付的合理费用等。3.任何一方违反本合同约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[X]元（大写：[大写金额]）。如因违约行为给对方造成损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方的全部损失。4.如一方违反本合同其他条款约定给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。六、合同变更与解除1.本合同履行期间，如有需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。2.在履行本合同过程中，若一方提出解除合同，需提前[X]日书面通知对方，并经对方书面同意。因解除合同给对方造成损失的，提出解除合同方应承担相应的赔偿责任。3.若因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致本合同无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决善后事宜，如调整服务内容、变更会议时间或地点等。七、争议解决本合同在履行过程中发生的争议，由双方协商解决