培训机构学员管理系统使用手册

培训机构学员管理系统使用手册一、系统概述本学员管理系统旨在帮助培训机构高效整合学员信息管理、课程编排、考勤统计、成绩分析等核心业务流程，通过数字化手段提升运营效率、优化教学服务。系统涵盖「学员档案管理」「课程与班级管理」「考勤与成绩管理」「数据统计与报表」四大核心模块，支持多角色（管理员、教师、前台）协同操作，适配线下/线上混合教学场景。二、登录与基础设置（一）系统登录1.账号登录：打开系统登录界面，输入分配的账号（如工号/邮箱）、密码，点击「登录」。首次登录需修改初始密码（密码长度≥8位，含数字、字母、特殊字符）。2.忘记密码：点击「忘记密码」，通过绑定的手机号/邮箱接收验证码，重置密码后重新登录。（二）初始化设置1.机构信息配置路径：【系统设置】→【机构信息】操作：填写机构名称、地址、联系方式、logo等基础信息，点击「保存」。2.角色权限管理路径：【系统设置】→【权限管理】操作：管理员可新增/编辑角色（如“教师”“前台”“市场专员”），为角色分配功能权限（如“学员信息编辑”“课程删除”“报表导出”）。单个账号可关联多个角色，需避免权限冲突（如“前台”仅开放“学员报名”“考勤录入”权限）。3.数据字典维护路径：【系统设置】→【数据字典】操作：维护学员来源（如“转介绍”“线上广告”）、课程类型（如“一对一”“小班课”）、考勤状态（如“迟到”“请假”）等基础数据，后续业务操作将基于此选择。三、学员信息管理（一）学员档案管理1.新增学员路径：【学员管理】→【学员档案】→【新增学员】操作：填写基本信息（姓名、性别、年龄、联系方式）、报名信息（课程、班级、缴费金额、优惠活动）。上传资料（如身份证复印件、体检报告）至「附件」栏，支持PDF/图片格式（单文件≤50M）。标记“重点学员”（如VIP、续费预警），系统自动推送跟进提醒。2.查询与编辑路径：【学员管理】→【学员档案】操作：按“姓名/手机号/课程”等条件搜索学员，支持模糊查询。点击学员姓名进入详情页，修改信息（如课程升级、联系方式变更），系统自动记录修改日志。3.毕业与休学管理路径：【学员管理】→【学员档案】→【状态变更】操作：学员完成课程后，点击「毕业」，系统归档档案并生成结业证书（可自定义模板）。休学学员点击「休学」，暂停课程进度，复学后手动恢复学习状态。（二）学员分组与标签路径：【学员管理】→【学员分组】/【学员标签】操作：分组：按“课程阶段”（如“初级班”“进阶班”）、“来源渠道”（如“抖音引流”“线下活动”）创建分组，批量移动学员。标签：为学员添加“学霸”“待续费”“转介绍潜力”等标签，支持多标签筛选（如同时筛选“待续费”+“转介绍潜力”学员）。（三）跟进记录管理路径：【学员管理】→【跟进记录】操作：点击「新增跟进」，记录咨询内容、回访结果（如“家长对课程价格存疑，需推送优惠活动”）。设置跟进提醒（如“3天后回访”），系统将在指定时间弹窗提醒。四、课程与班级管理（一）课程管理1.课程创建与编排路径：【课程管理】→【课程库】→【新增课程】操作：填写课程名称、课时（如“48课时/期”）、费用、教学目标，关联教材/课件（上传至「资源库」）。编排课程表：选择教师、教室、上课时间（支持周循环、自定义排期），系统自动检测时间冲突（如教室被占用、教师排课重叠）。2.课程调整与下架路径：【课程管理】→【课程库】→【编辑课程】操作：调课：修改上课时间/教室，系统自动通知班级学员及教师。停课/下架：标记课程状态，已报名学员自动触发“课程调整通知”，支持批量退费/转课。（二）班级管理1.班级创建与学员分配路径：【班级管理】→【新建班级】操作：填写班级名称（如“2024暑期英语初级班”）、关联课程、教师、上课时间，从学员库批量添加学员。支持“按课程自动分班”（系统根据学员报名课程，自动分配至对应班级）。2.班级考勤与通知路径：【班级管理】→【班级详情】→【考勤/通知】操作：考勤：教师扫码/手动录入学员出勤状态（支持批量标记“全勤”“迟到”），系统自动统计月度考勤报表。通知：发布作业、课程调整、家长会等公告，支持短信/微信推送（需学员绑定家长微信）。五、考勤与成绩管理（一）考勤管理1.考勤方式教师端：路径【班级管理】→【班级详情】→【考勤】，手动勾选学员出勤状态，支持“批量全勤”“批量迟到”。学员端：通过系统小程序/APP扫码打卡（需开启定位，确保在校区范围内），或人脸识别打卡（需提前上传学员照片）。2.考勤统计与异常处理路径：【考勤管理】→【统计报表】操作：按班级/学员/时间段生成考勤报表，分析“迟到率”“缺勤率”，支持导出Excel。异常处理：学员提交请假申请（附证明材料），教师审核后标记“请假”；缺勤学员支持“补卡申请”，管理员审批后更新状态。（二）成绩管理1.成绩录入与分析路径：【成绩管理】→【成绩录入】操作：按课程/班级录入学员成绩（支持百分制、等级制），关联“作业完成度”“课堂表现”等维度。系统自动生成“成绩趋势图”，对比学员阶段性进步（如“数学成绩从60分提升至85分”）。2.补考与重修管理路径：【成绩管理】→【补考/重修】操作：补考：为未通过学员安排补考，系统自动推送补考通知，成绩录入后覆盖原成绩。重修：学员申请重修（需说明原因），管理员审核后，学员可免费/付费重修对应课程。六、报表与数据统计（一）学员报表路径：【报表中心】→【学员报表】操作：统计“学员数量趋势”（按日/周/月）、“来源渠道占比”（如转介绍占30%）、“流失率分析”（标记“已退学”学员，分析原因）。导出“学员名单”“续费预警名单”（剩余课时≤10节的学员）。（二）财务报表路径：【报表中心】→【财务报表】操作：收入统计：按课程/班级/时间段统计报名收入，关联优惠活动（如“暑期班立减500元”）。支出统计：记录教师工资、场地租金、教材采购等支出，生成“收支对比表”。（三）教学报表路径：【报表中心】→【教学报表】操作：课程完成率：统计班级课程完成进度（如“初级班完成80%课时”）。教师评价：学员/家长对教师的评分（如“教学方法”“责任心”），生成教师排名。七、系统维护与安全（一）数据备份与恢复路径：【系统设置】→【数据备份】操作：自动备份：设置每日/每周自动备份，数据存储至云端（支持恢复近30天备份）。（二）系统设置与日志管理路径：【系统设置】→【个人设置】/【操作日志】操作：个人设置：修改密码、上传头像、设置界面主题（如“深色模式”）。操作日志：查看所有账号的操作记录（如“张三删除学员李四档案”），支持按时间/操作类型筛选。（三）安全管理路径：【系统设置】→【安全中心】操作：账号安全：强制开启“登录验证码”“异地登录提醒”，定期要求修改密码。权限审计：管理员定期检查角色权限，回收离职人员账号权限。八、常见问题与支持（一）常见问题1.登录失败：检查账号密码是否正确、网络是否稳定，或联系管理员重置密码。2.数据导入失败：确保Excel格式与系统模板一致（如字段顺序、数据类型），避免空行/特殊字符。3.报表生成异常：清理浏览器缓存（Ctrl