机关单位公文写作标准格式

机关单位公文写作标准格式机关单位公文是传递决策部署、沟通工作信息、规范行政行为的重要载体，其格式的规范性直接影响公文的权威性、严肃性与执行效力。掌握公文写作的标准格式，既是机关工作规范化的基本要求，也是提升行政效能的重要保障。本文结合《党政机关公文处理工作条例》及相关规范，系统梳理公文格式的核心要素与实务要点，为机关工作人员提供专业参考。第一章公文格式的基本规范一、公文用纸与排版规范1.用纸规格：采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。2.排版要求：文字从左至右横排、横写，每页22行，每行28字；页码用4号半角宋体阿拉伯数字，居中标注在版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。二、版头部分格式版头位于公文首页红色分隔线以上，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素，具体规范如下：1.份号：如需标注份号，用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行（示例：“____”，实际按发文份数标注）。2.密级和保密期限：如需标注，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，密级与期限之间用“★”分隔（示例：“机密★1年”）。3.紧急程度：如需标注，用3号黑体字顶格编排在版心左上角（份号、密级下方），根据紧急程度标注“特急”“加急”；电报式公文可标注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（也可只使用全称/简称）；联合行文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，推荐使用小标宋体字（颜色为红色）。5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份用六角括号“〔〕”括入，顺序号不加“第”字、不编虚位（示例：“×政发〔2023〕5号”）；联合行文时，使用主办机关发文字号。格式编排：发文机关标志下空二行，居中排布；上行文（如请示、报告）的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人：上行文应当标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文字号同一行；如有多个签发人，签发人姓名按发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排（一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐）。三、主体部分格式主体位于公文首页红色分隔线（不含）以下、版记以上，包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素：1.标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，用2号小标宋体字，居中排布；回行时词意完整、排列对称（示例：“××县人民政府关于申请拨付乡村振兴专项资金的请示”）。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号；主送机关较多时，可移至版记“抄送”栏标注。3.正文：公文核心内容，用3号仿宋体字，一般每面排22行、每行28字；结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字）。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；多个附件用阿拉伯数字标注顺序号（示例：“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点，回行时与上一行附件名称首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，联合行文时主办机关在前、其他机关依次排列。成文日期：用阿拉伯数字标全年、月、日（年份全称，月、日不编虚位），一般右空四字编排；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期（或会议通过日期）为准。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章（联合行文时，各发文机关印章一一对应、端正居中下压署名和成文日期，互不相交/相切）；特殊公文（如命令、议案）可不加盖印章，按规定执行。6.附注：如有附注（如请示的“联系人及联系电话”），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件另面编排（版记之前、与正文一起装订）；“附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，格式同正文。四、版记部分格式版记位于公文最后一面，包含抄送机关、印发机关和印发日期、分隔线等要素：1.抄送机关：如有抄送机关，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排；“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室）或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准（用阿拉伯数字标注，示例：“2023年5月10日”）；编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用4号仿宋体字。3.分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条和末条用粗线（高度0.35mm），中间用细线（高度0.25mm）；首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面版心下边缘重合。第二章常见公文类型的格式要点一、通知适用场景：发布规章、传达要求、部署工作、告知事项、批转/转发文件等。格式特征：标题：可省略发文机关（内容明确、范围较小时），重要通知需完整标注（示例：“××市人民政府办公室关于开展安全生产大检查的通知”）。正文结构：缘由（说明目的、依据）+事项（分条列项说明工作要求、措施、时间节点）+结语（常用“请认真贯彻执行”“特此通知”）。附件：随通知转发文件或附表格时，在附件说明中注明，按规范编排。二、请示适用场景：向上级机关请求指示、批准。格式特征：标题：必须明确事由和文种（示例：“××局关于申请增设基层服务窗口的请示”），避免“请示报告”混用。主送机关：仅限一个上级主管机关，不得多头主送。正文结构：请示缘由（阐述背景、必要性，示例：“因业务量激增，现有窗口无法满足群众需求”）+请示事项（明确具体，示例：“申请增设2个服务窗口，配备工作人员3名”）+结语（“以上请示，妥否，请批示”“特此请示，请予批复”）。附注：标注联系人及电话（示例：“（联系人：×××，联系电话：×××××××）”）。三、报告适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。格式特征：标题：可简洁表述（示例：“××公司关于2023年度经营情况的报告”）。正文结构：工作概述（简要说明工作开展情况）+成绩与问题（分点阐述，问题客观）+下一步计划（结合实际提改进措施/安排）+结语（“特此报告”“以上报告，请审阅”）。注意事项：报告不得夹带请示事项，如需请示应另文报送。四、函适用场景：不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题、请求批准和答复审批事项。格式特征：标题：一般为“××单位关于××事项的函”（示例：“××研究院关于商请参加学术研讨会的函”）。主送机关：明确对方单位全称，顶格标注。正文结构：发函缘由（说明目的、背景）+事项（商洽内容、请求事项，条理清晰）+结语（商洽函用“盼复”“望予函复”；请求函用“请予批准”“望准予为荷”；答复函用“此复”“专此函复”）。格式简化：函的版头、版记可适当简化（如不标注份号、密级，发文字号编排在左上角，印章可简化）。五、会议纪要适用场景：记载会议主要情况和议定事项。格式特征：标题：一般为“××会议纪要”或“××关于××会议的纪要”（示例：“中共××县委常委会议纪要”）。正文结构：会议基本信息（时间、地点、主持人、参会/列席人员）+会议主要内容（分点阐述议定事项、工作要求，可按议题分类）+结尾（可省略，或用“会议要求”“会议强调”总结）。排版：一般不加盖印章，成文日期注于标题下方或正文结尾处（用阿拉伯数字标注）。第三章公文写作的注意事项一、语言表达规范1.风格要求：庄重、准确、简明、朴实，避免口语化、情绪化表述（如不用“大概”“可能”，重要数据、政策依据需准确引用）。2.用词精准：区分“制定”（确定、颁布）与“制订”（拟稿）、“必须”（必要性）与“必需”（物品需要）等近义词，避免歧义。二、逻辑结构严谨1.层次清晰：正文按“总—分—总”或“缘由—事项—结语”结构展开，分点论述使用规范序数词（“一、”“（一）”“1.”“（1）”），避免层次混乱。2.衔接自然：段落间用过渡语（如“现就有关事项通知如下”“基于上述情况，提出以下建议”），增强公文连贯性。三、审核与修改流程1.初审：检查格式是否规范（版头、主体、版记要素是否齐全，排版是否合规）、内容是否符合政策法规、表述是否准确。2.复核：文秘部门或负责人二次审核，重点核对发文字号、主