2026年精测仪器仪表公司应付账款支付审核管理制度

2026年精测仪器仪表公司应付账款支付审核管理制度第一章总则第一条为规范公司应付账款支付审核管理工作，保障精测仪器仪表（高精度传感器、校准设备、分析仪器等）采购、生产、研发等环节资金支付的合规性、准确性、安全性，防范资金挪用、虚假支付、票据违规等风险，明确支付审核责任与流程，根据《中华人民共和国民法典》《企业财务通则》《发票管理办法》等相关法律法规，结合公司资金管理实际（涵盖采购货款、外协加工费、技术服务费、设备款等应付账款支付），制定本制度。第二条本制度适用于公司所有应付账款支付审核活动，包括应付账款确认、支付申请、审核审批、资金支付、凭证归档等全流程；公司财务部门为应付账款支付审核归口管理部门，采购、生产、研发、行政等部门配合提供支付相关佐证资料。第三条应付账款支付审核遵循“凭证齐全、审核到位、权责对等、风险可控”的原则，支付前需核查合同、发票、验收单等佐证资料的真实性、完整性、一致性，严禁无依据支付、超额支付、提前支付，确保资金支付与业务实质相符。第四条财务部门负责应付账款台账管理、支付申请审核、资金支付操作、支付凭证归档；采购部门负责提供采购合同、验收单、供应商对账确认单等资料，确保应付账款基础信息准确；各业务部门负责提交支付申请，对申请资料的真实性、合法性负责；公司管理层按权限对支付申请进行审批。第二章应付账款确认管理第五条应付账款确认条件：1.业务实质已发生：采购的仪器配件、设备、服务等已验收合格并投入使用（或按合同约定达到付款节点）；2.凭证资料齐全：已取得合规有效的增值税发票（或普通发票）、合同原件、验收单据、对账确认单等；3.金额核对一致：应付账款金额与合同约定、发票金额、验收单据金额一致，无计算错误、重复挂账等问题。第六条应付账款台账管理：1.财务部门建立应付账款明细台账，逐笔记录供应商名称、应付金额、合同编号、发票号码、付款节点、已付金额、未付金额、预计付款时间等信息；2.台账需实时更新，每月与各业务部门、供应商核对，确保账实相符、账账相符，核对差异需在公司内控时长内查明原因并调整；3.严禁虚挂应付账款、隐瞒应付账款明细，台账保存期限不低于公司内控年限。第七条禁止确认情形：1.无真实业务背景的应付账款；2.发票不合规（如虚开发票、发票信息与合同不符、发票过期）的应付账款；3.未完成验收或验收不合格，且未达成整改协议的应付账款；4.供应商未按合同约定提供货物/服务，却要求挂账的应付账款。第三章支付申请与初审第八条支付申请提交：1.业务部门（采购、研发等）根据合同约定的付款节点，填写《应付账款支付申请表》，注明支付事由、供应商名称、支付金额、收款账户、付款方式（转账、承兑汇票等）、附件清单等；2.申请需附齐佐证资料：合同复印件、合规发票原件、验收单据、供应商对账确认单、付款节点证明等，资料不全的财务部门不予受理；3.申请表需经业务部门负责人签字确认，对申请内容的真实性、准确性负责。第九条财务部门初审：1.核查资料完整性：检查申请表及附件是否齐全，缺失资料的退回业务部门补充；2.核查凭证合规性：审核发票真伪、发票信息（名称、税号、金额、税率）是否与合同、验收单一致，发票未认证或认证失败的需联系供应商重新开具；3.核查金额准确性：核对支付金额与台账、合同、发票金额是否一致，有折扣、返利的需按合同约定扣减后计算支付金额；4.核查付款节点：确认付款时间符合合同约定，提前支付的需提供管理层特批文件；5.初审通过的，在申请表上签署初审意见；初审不通过的，注明原因退回业务部门。第十条特殊情形处理：1.紧急付款（如供应商催款影响供货、节假日需提前付款）：需在申请表中注明紧急原因，附管理层特批文件，财务部门优先审核，但不得简化合规性核查流程；2.大额付款（单次支付金额高于公司内控金额）：初审时需额外核查供应商收款账户是否与合同约定一致，账户变更的需提供供应商盖章的账户变更说明。第四章审核审批与资金支付第十一条审核审批流程：1.常规付款（单次支付金额低于公司内控金额）：经业务部门负责人签字、财务部门初审、财务负责人审核、公司分管领导审批后，即可安排支付；2.大额付款（单次支付金额高于公司内控金额）：经分管领导审核后，报公司管理层集体审批，审批通过后方可支付；3.特殊付款（如承兑汇票支付、外币支付、跨年度付款）：需经法务部门审核付款方式合规性，再按大额付款流程审批。第十二条审批责任：1.审核审批人员需对付款申请进行实质性审查，严禁只签不审、违规审批；2.对资料不全、凭证不合规、金额不符的申请，审核审批人员有权驳回；3.审批意见需明确（同意/不同意/补充资料），并签署姓名及日期，未签署意见的视为未审批。第十三条资金支付操作：1.财务部门根据审批通过的申请表，在公司资金计划内安排支付，优先使用对公账户转账，严禁使用现金支付应付账款；2.支付时核对供应商收款账户信息，与合同约定不一致的，需暂停支付并核实，避免资金转入错误账户；3.支付完成后，及时更新应付账款台账，打印付款回单，附在申请表后归档；4.支付失败（如账户冻结、金额错误）的，需在公司内控时长内查明原因，重新支付或联系银行处理。第五章监督检查与责任追究第十四条日常监督：1.财务部门每月抽查应付账款支付审核记录，重点核查审批流程完整性、凭证合规性、金额准确性；2.公司审计部门每季度开展应付账款专项审计，核查是否存在违规支付、虚假支付、资金挪用等问题，出具审计报告及整改建议；3.接受供应商对付款情况的质询，对合理质询需在公司内控时长内答复。第十五条风险应对：1.发现轻微问题（如资料归档不及时、审批签字不完整）的，责令相关部门限期整改，整改完成后留存记录；2.发现重大问题（如虚开发票支付、超额支付、挪用资金）的，立即暂停相关支付，冻结涉事账户，向公司管理层汇报，必要时追究法律责任；3.因供应商原因导致付款错误的，及时联系供应商追回资金，无法追回的追究相关责任人赔偿责任。第十六条责任追究：1.业务部门提交虚假支付申请、隐瞒重要信息，导致资金损失的，追究部门负责人及申请人责任；2.财务部门审核失职，导致违规支付、虚假支付的，追究审核人员及财务负责人责任；3.审核审批人员违规审批、滥用职权，导致公司资金损失的，给予纪律处分，情节严重的移交司法机关；4.泄露供应商收款账户、应付账款金额等商业秘密的，按公司保密制度追究责任。第六章附则第十七条免责情形：因银行系统故障、供应商账户信息变更未及时告知、政策调整等不可控因素导致支付延迟或失败的，经公司管理层审批后，可免除相关责任人责任。第十八条本制度