机要文件保密制度实施细则

机要文件保密制度实施细则机要文件作为组织内部传递重要信息、执行核心任务、维护安全稳定的关键载体，其保密工作直接关系到国家安全、组织利益和个人权益。建立健全科学严谨的机要文件保密制度，是确保信息安全、防止泄密事件发生、维护组织正常运转的必要保障。本细则旨在明确机要文件从产生、流转、保管到销毁各环节的保密要求与管理规范，为机要文件保密工作提供具体操作指引。一、机要文件范围与密级划分机要文件是指因工作需要，在组织内部或跨组织传递，涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密或个人隐私，需要采取特殊保密措施的信息载体。其范围主要包括但不限于：（1）上级机关下达的指令性文件、绝密级会议纪要；（2）涉及重大决策、核心数据的调研报告、技术方案；（3）人事任免、奖惩、财务审计等敏感信息；（4）与境外机构、个人的敏感业务往来函电；（5）法律、法规规定的其他需要保密的文件资料。机要文件密级根据《保守国家秘密法》及行业规范划分为：绝密、机密、秘密三级。密级划分应遵循“按需知密”原则，由文件制发单位根据内容敏感程度、泄露可能造成的损害后果，在文件标题或首页显著位置标注密级，并明确知悉范围。密级变更需经原定密单位或上级机关批准，并通知相关单位调整管理措施。二、机要文件产生与制作保密要求机要文件的产生是保密工作的源头，必须严格规范：（1）文件起草应确保信息来源可靠、内容真实准确，严禁擅自引用涉密数据或扩大涉密范围；（2）涉密文件使用统一编号制度，编号应包含密级、年份、序号等要素，如“密/绝密-2023-001”；（3）文件格式应符合保密标准，涉密载体材质需经保密部门审核，禁止使用易被窃取的普通纸张或电子存储介质；（4）涉密计算机应安装专用安全防护系统，制作过程全程监控录像，操作人员需经保密培训并签署保密承诺书；（5）文件印制前必须经过保密审核，审核内容包括密级标注、知悉范围、附件完整性等，审核人员与制作者应相互监督。特殊涉密文件如涉密图纸、录音带等，需采用防复制专用设备制作，并在载体上加盖防伪标识。三、机要文件流转与传递管理机要文件流转环节是保密风险高发区，必须全程管控：（1）内部传递应通过机要交换站或指定渠道，禁止通过公共邮政、即时通讯工具传递；（2）跨单位传递需经双方主管领导审批，并使用机要交通专用信封，信封上注明密级、收发单位、经办人等信息；（3）电子涉密文件传输应采用加密通道，传输前对文件进行动态加密处理，接收方需输入授权密码解密；（4）文件交接必须办理登记手续，交接双方当面核对文件数量、密级，并在《机要文件流转登记簿》上签字；（5）涉密文件传递途中应安排专人护送，重要文件需采用物理隔离方式运输，并配备应急报警装置。临时借阅涉密文件需履行审批手续，借阅时间不得超过3个工作日，归还时必须清点核对，发现缺漏立即追查。四、机要文件保管与存储保密措施机要文件的保管是保密工作的关键环节，必须落实物理隔离与技术防护双重措施：（1）涉密文件必须存放在符合保密标准的保险柜或专用文件柜中，柜体应配备门禁系统和温湿度监控装置；（2）绝密级文件不得与其他文件混放，需单独编号并建立台账，重要文件应采取多套备份存储；（3）电子涉密文件存储应采用专用服务器，数据分区加密，定期进行数据备份，存储介质封存时注明介质编号、存储时间、责任人等信息；（4）涉密场所应设置安全监控系统，实现24小时录像，禁止无关人员进入，工作人员出入需登记身份信息；（5）重要文件保管期间应定期检查，发现异常情况立即上报保密部门处置，并做好检查记录。离职或调岗人员必须清退所有涉密文件，并办理保密脱密手续，经审核确认无涉密文件后方可离岗。五、机要文件使用与查阅审批制度机要文件的使用必须严格审批，防止违规查阅或扩散：（1）查阅涉密文件需填写《涉密文件查阅申请表》，注明查阅目的、范围、时间，经文件保管人或部门主管批准后方可办理；（2）查阅人员必须具备相应密级资格，特殊涉密文件需经组织核心领导批准，并安排专人监督；（3）涉密文件复制需经原定密单位审批，复制件与原件同等管理，复制过程全程记录，复制数量不得超过工作需要；（4）涉密文件携带外出必须报备，并采取特殊保护措施，返回后立即检查核对；（5）涉密文件使用完毕应立即归还，不得擅自复印、截留或转交他人，发现违规行为严肃处理。涉密会议文件管理应单独制定方案，会议期间不得拍照、录像，会议结束后立即清点回收，多余文件统一销毁。六、机要文件销毁与废弃物管理机要文件的销毁是保密工作的收尾环节，必须彻底消除泄密隐患：（1）销毁纸质文件必须使用碎纸机粉碎，确保无法还原，重要文件应分多次粉碎并清空废纸箱；（2）电子文件销毁需采用专业数据擦除工具，彻底清除存储介质中的所有信息，并出具销毁证明；（3）涉密载体废弃物必须交由保密部门统一处理，禁止擅自丢弃或交售给非保密单位；（4）销毁过程需两人以上监督，并记录销毁时间、文件名称、销毁方式、监督人等信息；（5）销毁后应保留完整记录，存档备查，重要文件销毁需报备上级保密机构备案。销毁工作原则上每月至少开展一次，销毁前应对存档文件进行分类审核，确定是否继续保管或按规定销毁。七、监督检查与违规处理机制机要文件保密工作必须建立常态化监督机制，确保制度落实：（1）保密部门应定期开展保密检查，重点核查文件流转登记、保管措施、销毁记录等环节，发现问题立即整改；（2）组织应建立保密责任追究制度，对违反保密规定的行为依法依规处理，情节严重的移交司法机关；（3）涉密人员必须签订保密承诺书，定期参加保密培训，考试合格后方可接触涉密文件；（4）重要文件管理应采用技术监控手段，设置异常报警系统，发现违规操作立即处置；（5）每年年终应