企业费用报销申请流程表

企业日常费用报销申请流程指南一、适用场景与范围本流程适用于企业全体员工因公开展业务、履行工作职责时产生的必要费用报销，涵盖但不限于：差旅费用（如城市间交通、住宿、市内交通、伙食补助等）办公费用（如文具采购、打印复印、通讯耗材等）业务开展费用（如客户接待、会议组织、市场调研等）其他经企业认可的因公支出（如培训费、资料费等）凡符合上述场景且需由企业承担的费用，均需通过本流程申请报销。二、操作流程详解第一步：申请前材料准备费用真实性确认：保证费用因公产生，与业务直接相关，非个人消费。票据与凭证收集：取得合规的费用凭证（如行程单、采购清单、会议通知等），凭证需注明费用发生日期、事由、金额，并加盖收款单位章（如适用）。涉多人共同费用的，需提供费用分摊说明（如“*某某等3人业务午餐费，人均元”）。明细清单整理：按费用类型分类整理（如“交通费”含高铁票、打车费，“办公费”含笔记本、墨盒等），保证每一笔支出有据可查。第二步：填写报销申请表登录企业报销系统或《费用报销申请表》（模板见第三部分），逐项填写完整信息，包括：申请人基本信息：姓名（*某某）、所属部门、工号、联系方式。费用基本信息：费用类型（勾选“差旅费”“办公费”等）、费用所属月份、总金额（大小写一致）。费用明细：逐笔填写“费用事由”“发生日期”“金额”“备注”（如“拜访*客户，高铁票一张”）。附件清单：列明所有附件名称及数量（如“高铁票1张，餐饮发票2张”）。保证信息真实、准确，无漏填、错填，金额计算无误（如小计、总计需手工复核）。第三步：部门负责人审核申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至直接部门负责人（如*经理）处。部门负责人审核重点：费用与部门业务的关联性（如“市场部差旅费是否符合当月推广计划”）。费用合理性（如住宿标准是否符合企业规定，是否存在超支情况）。审核通过后，负责人在“部门审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。第四步：财务部门复核申请人持部门负责人签字后的申请表及附件，提交至财务部门（对接人：*会计）。财务部门复核重点：票据合规性：凭证是否清晰、印章是否齐全、有无涂改（如日期、金额与实际是否一致）。金额准确性：明细金额加总是否与总计一致，大小写是否统一。流程完整性：是否有部门负责人签字，附件是否齐全且与申请表一致。复核通过后，财务人员在“财务复核意见”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通补充材料或更正错误。第五步：分管领导审批财务复核通过后，根据企业权限划分提交至相应分管领导（如费用金额≤5000元由总监审批，＞5000元需总经理总审批）。分管领导审批重点：费用是否符合企业预算（如“超预算费用是否提前申请获批”）。特殊费用合理性（如大额业务招待费需说明客户名称及洽谈内容）。审批通过后，领导在“领导审批意见”栏签字；若不通过，注明原因并退回财务部门。第六步：财务支付审批流程全部完成后，财务部门于5个工作日内完成支付：通过银行转账至申请人指定账户，需确认账户信息无误（户名、账号、开户行）。或以现金方式支付（仅适用于小额费用，需申请人签收）。支付完成后，财务人员在“支付状态”栏标注“已支付”，并记录支付日期。第七步：资料归档财务部门将报销申请表、原始凭证、审批意见等资料统一整理，按月份和部门分类归档。归档资料保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。三、报销申请表模板企业费用报销申请表申请人信息姓名：*某某部门：市场部工号：2023001联系方式：5678费用所属月份：2023年10月费用明细费用事由发生日期金额（元）备注差旅费拜访华东区域客户2023-10-151200.00高铁票（上海-杭州）业务招待费客户午餐2023-10-16350.004人，人均87.5元办公费采购会议资料2023-10-18180.00打印20份，彩色合计1730.00附件清单名称数量交通票据高铁票1张餐饮票据餐饮发票2张采购票据打印费发票1张审批意见部门负责人：*经理日期：2023-10-20财务复核：*会计日期：2023-10-21分管领导：*总监日期：2023-10-22支付状态：□已支付□未支付支付日期：2023-10-25申请人签字：*某某四、使用要点与提醒材料完整性：所有报销需提供原始凭证，复印件无效；电子凭证（如电子行程单）需打印并由申请人签字确认。时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交申请，逾期未提交需部门负责人书面说明原因，财务部门酌情处理。审批规范：严禁越级审批或先审批后补材料；审批节点需逐个完成，不得合并签字。合规原则：费用需符合企业《费用管理制度》标准（如住宿费上限、招待费频次等），严禁虚报、冒领费用。沟通反馈：若审批流程超时3个工作日未完成，申请人可向财务部门（联系人：