采购订单标准化审批流程表

一、适用范围与业务背景本流程表适用于企业内部各类采购订单（包括原材料采购、设备采购、服务外包等）的标准化审批管理，旨在规范采购申请、审核、批准及执行全流程，明确各岗位职责，提高采购效率，控制采购风险，保证采购活动合规、透明。适用于采购部门、申请部门、财务部门、管理层等多部门协同场景，尤其适用于中大型企业或对采购流程规范性要求较高的组织。二、标准化审批流程步骤详解步骤1：采购申请发起操作人：申请部门需求人员（*）操作内容：根据业务需求填写《采购订单申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总金额、用途、期望交付日期、供应商信息（如有）及附件（如需求说明书、报价单、技术参数等）。保证申请信息真实、完整，附件齐全（如大额采购需提供至少3家供应商比价说明）。输出物：《采购订单申请表》（含附件）注意事项：申请表需经申请人签字确认，避免信息模糊或遗漏关键参数（如规格、交付时间）。步骤2：部门负责人初审操作人：申请部门负责人（*）操作内容：审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、业务必要性，是否存在重复采购或可替代方案。审核采购预算：申请金额是否在部门预算额度内，超预算需注明原因并附预算调整申请（如适用）。审核附件完整性：比价说明、技术参数等材料是否齐全。输出物：部门负责人审批意见（通过/不通过/需修改）注意事项：初审不通过需明确原因并退回申请人修改；通过后流转至下一环节。步骤3：财务部门复审操作人：财务部门负责人（*）操作内容：审核采购预算：核对申请金额是否与预算系统匹配，超预算部分是否符合公司预算调整流程。审核付款方式与资金安排：付款条款是否符合公司财务制度（如预付款比例、分期付款条件等），是否影响现金流。审核价格合理性：对比历史采购价格或市场价格，判断预估单价是否合理（必要时要求补充比价资料）。输出物：财务部门审批意见（通过/不通过/需调整）注意事项：重点关注预算合规性与资金风险，如存在价格异常需要求申请部门说明。步骤4：采购部门专业审核操作人：采购部门负责人（*）操作内容：审核供应商资质：核对供应商是否在合格供应商名录内，营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等）是否有效。审核采购方式：根据采购金额与公司制度，确认是否采用公开招标、询价、单一来源采购等方式（如金额达到招标标准，需附招标过程文件）。审核合同条款：如涉及长期采购或大额订单，需审核合同中的交付、质量、违约责任等条款是否符合公司标准。输出物：采购部门审批意见（通过/需调整供应商/补充资料）注意事项：保证供应商选择合规，优先选择合作良好、信誉度高的供应商。步骤5：分管领导/管理层终批操作人：分管采购/业务的副总经理（）或总经理（）（根据采购金额分级授权）操作内容：审核采购事项的战略匹配性：是否符合公司整体发展规划或重点项目需求。审批权限内采购订单：根据公司授权制度，确认审批权限（如单笔金额≤5万元由分管领导审批，≥5万元需总经理审批）。对重大采购事项（如新供应商引入、战略采购）进行风险评估与决策。输出物：最终审批意见（批准/否决）注意事项：终批通过后，采购订单方可进入执行环节；否决需明确原因并退回至申请部门。步骤6：订单与执行操作人：采购专员（*）操作内容：根据审批通过的《采购订单申请表》，在采购系统中正式采购订单（PO号），明确订单编号、供应商信息、物品明细、金额、交付时间、付款条款等。将采购订单发送至供应商确认，并跟踪供应商备货与发货进度。同步将订单抄送申请部门、财务部门，以便后续验收与付款。输出物：正式采购订单（供应商盖章确认件）注意事项：订单信息需与审批内容完全一致，避免修改；供应商确认后及时归档订单原件。步骤7：验收与归档操作人：申请部门验收人（）、采购专员（）、档案管理员（*）操作内容：验收：申请部门根据采购订单要求，对物品/服务的数量、质量、交付时间进行验收，填写《采购验收单》，签字确认后反馈至采购部门。付款：采购部门将验收单、发票、订单等材料提交财务部门，财务部门审核无误后安排付款。归档：档案管理员收集审批全流程材料（申请表、各环节审批意见、订单、验收单、发票等），按订单编号统一归档，保存期限不少于5年。输出物：《采购验收单》、付款凭证、归档档案注意事项：验收不合格需及时反馈至采购部门，联系供应商退换货；归档材料需完整、有序，便于后续审计与查询。三、采购订单审批流程表模板订单基本信息订单编号PO-YYYYMMDD-X（示例：PO-20241001-001）申请部门申请人*申请日期年月日供应商名称供应商联系人/电话（可留空，或填写内部对接人*）采购物品/服务明细（表格形式：序号、名称、规格型号、单位、数量、单价、金额）预估总金额大写：小写：￥预算科目期望交付日期年月日采购方式□询价□招标□单一来源□其他审批流程申请部门初审□通过□不通过□需修改意见：___________________________负责人签字：*日期：年月日财务部门复审□通过□不通过□需调整意见：___________________________负责人签字：*日期：年月日采购部门审核□通过□需调整供应商□补充资料意见：___________________________负责人签字：*日期：年月日分管领导/管理层终批□批准□否决意见：___________________________领导签字：*日期：年月日采购订单订单号：_________________________采购专员签字：*日期：年月日验收确认□合格□不合格（需注明原因）验收人签字：*日期：年月日归档状态□已归档□待归档档案管理员签字：*日期：年月日四、使用要点与注意事项填写规范：申请表需字迹清晰、信息完整，关键信息（如金额、规格、供应商）不得涂改；附件需与申请表一一对应，保证可追溯性。审批时限：各环节审批原则上不超过2个工作日，紧急采购（如生产急需物料）可启动“绿色通道”，但需在申请表中标注“紧急”原因并经分管领导签字确认。分级授权：严格按照公司《采购管理办法》的金额标准执行分级审批，不得越权审批或简化流程；超预算采购需提前完成预算调整流程。供应商管理：优先从合格供应商名录中选择，新供应商引入需经采购部门资质审核与现场考察（如适用），保证供应商资质合规、信誉良好。风险控制：严禁拆分订单规避审批，严禁虚假采购或与供应商串通抬高价格；财务