酒店委托会议协议书

酒店委托会议协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方提供会议相关服务，乙方具备提供该等服务的能力和资质。双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方举办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：自[开始日期]起至[结束日期]止3.会议地点：乙方酒店的[具体会议室名称及地址]4.参会人数：预计[X]人，实际人数以会议签到记录为准。二、服务内容及要求1.场地布置乙方应按照甲方提供的设计方案或双方共同确定的方案，对会议场地进行布置，包括但不限于悬挂横幅、摆放桌椅、设置音响设备、投影仪、灯光等。场地布置应符合会议主题及甲方要求，营造良好的会议氛围。会议开始前[X]小时完成场地布置，并确保布置效果达到甲方满意。若甲方对布置有任何调整意见，乙方应及时响应并进行修改，直至甲方认可。2.餐饮服务乙方应根据会议日程安排及参会人数，提供早、中、晚餐及茶歇服务。餐饮标准为：早餐[具体标准]，午餐[具体标准]，晚餐[具体标准]，茶歇[具体标准]。餐饮菜品应保证质量、卫生，符合食品安全标准，且口味多样，满足不同参会人员的需求。乙方应提前向甲方提供菜单供其审核，经甲方确认后严格按照菜单准备餐饮。餐饮服务期间，乙方应安排足够的服务人员，确保用餐秩序良好，及时为参会人员提供餐具更换、饮品添加等服务。3.住宿安排若甲方有参会人员住宿需求，乙方应提供舒适、整洁的客房。客房标准为：[具体房型及设施标准]。乙方应在会议开始前[X]天准备好足够数量的客房，并确保客房设施设备完好、正常运行。办理入住手续时，乙方应安排专人负责，提高办理效率，减少参会人员等待时间。住宿期间，乙方应提供24小时热水、空调、叫醒服务等，并保持客房清洁卫生，每天至少进行一次客房打扫。4.会议设备及技术支持乙方应确保会议场地内的音响设备、投影仪、麦克风、灯光等设备正常运行，无故障。会议开始前，乙方应安排专业技术人员对设备进行调试，保证设备性能达到最佳状态。在会议期间，若设备出现故障，乙方技术人员应在接到通知后[X]分钟内到达现场进行维修，确保会议不受影响。如因设备故障导致会议中断超过[X]分钟，乙方应采取相应的补救措施，如更换备用设备等，并承担由此给甲方造成的损失。乙方应提供会议所需的技术支持人员，协助甲方进行会议资料的播放、演示等操作，确保会议顺利进行。5.会议接待服务乙方应在酒店大堂、会议入口等位置安排接待人员，负责迎接参会人员，引导其签到、入场，并为参会人员提供必要的咨询服务。会议期间，接待人员应随时关注参会人员需求，及时提供帮助和服务，如协助寻找会议室、提供饮用水等。对于重要嘉宾或特殊参会人员，乙方应提供专门的接待服务，如安排专人引导、提供个性化服务等，确保接待工作周到、细致。三、双方权利义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方提供的服务进行监督、检查，提出意见和建议，要求乙方按照协议约定及甲方要求提供服务。有权根据会议实际情况，对会议的时间、地点、议程等进行合理调整，但应提前通知乙方。在乙方提供的服务不符合协议约定或甲方要求时，有权要求乙方采取补救措施或承担相应的违约责任。2.义务按照协议约定向乙方支付服务费用。向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单、会议资料等，并保证所提供信息的真实性、准确性和完整性。配合乙方做好会议的各项准备工作，如提前确定会议场地布置方案、餐饮菜单、住宿安排等，并按时确认相关事项。在会议期间，负责组织参会人员遵守会议纪律和酒店规定，维护会议秩序。（二）乙方权利义务1.权利有权按照协议约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议服务的具体实施细节，但应确保服务质量符合协议约定及相关法律法规要求。在甲方未按照协议约定支付服务费用或出现其他违约行为时，有权要求甲方支付费用或承担违约责任。2.义务按照协议约定及甲方要求，全面、及时、有效地提供会议服务，确保服务质量达到行业标准和甲方满意。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露，除非法律另有规定或经甲方书面同意。在会议举办过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致服务无法正常提供，应及时通知甲方，并采取合理措施尽量减少损失，同时积极协助甲方解决问题。负责会议场地及周边区域的安全保卫工作，确保参会人员的人身和财产安全。配备必要的安保人员和安全设施，制定安全应急预案，并在会议期间严格执行。会议结束后，按照甲方要求及时清理会议场地，归还甲方提供的相关物品，并向甲方提供服务总结报告。四、服务费用及支付方式1.服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。该费用包含场地布置、餐饮服务、住宿安排、会议设备及技术支持、会议接待服务等乙方为举办本次会议所需提供的全部服务费用，但不包括因甲方特殊要求而额外产生的费用。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在会议结束后[X]个工作日内，甲方对乙方提供的服务进行验收，如验收合格，甲方应向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到甲方每笔款项后的[X]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照协议约定支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已产生的服务费用及违约金。如因甲方逾期支付导致乙方遭受其他损失的，甲方还应承担相应的赔偿责任。2.若乙方未按照协议约定提供服务或提供的服务不符合质量要求，乙方应采取补救措施，如重新提供服务、更换服务内容等，并承担由此给甲方造成的直接损失。若乙方在甲方要求的合理期限内仍未解决问题，甲方有权扣除相应的服务费用作为违约金，如因乙方违约导致甲方遭受其他重大损失的，乙方应承担全部赔偿责任。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决因不可抗力等因素导致的问题，尽量减少损失。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履