政府采购代理机构质疑、投诉处理方案

政府采购代理机构质疑、投诉处理方案一、引言在政府采购活动中，质疑和投诉是供应商维护自身合法权益的重要途径，也是保障政府采购公平、公正、公开的关键环节。作为政府采购代理机构，妥善处理供应商的质疑和投诉，不仅有助于化解矛盾、维护供应商的合法权益，还能提升政府采购活动的公信力和透明度。因此，制定一套科学、规范、有效的质疑、投诉处理方案具有重要的现实意义。二、适用范围本方案适用于在本政府采购代理机构组织的政府采购活动中，供应商就采购文件、采购过程和中标、成交结果等事项提出的质疑和投诉。三、处理原则1.依法依规原则：严格按照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）等相关法律法规和规章制度的规定处理质疑和投诉。2.公平公正原则：以事实为依据，以法律为准绳，客观、公正地对待每一个质疑和投诉，不偏袒任何一方当事人。3.及时高效原则：在规定的时间内及时受理、处理质疑和投诉，提高工作效率，避免久拖不决。4.保密原则：对质疑和投诉涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以保密，不得泄露给无关人员。四、质疑处理流程1.质疑接收-接收方式：供应商可以通过书面形式（包括信函、传真等）向本政府采购代理机构提出质疑。质疑函应包括供应商的基本信息、质疑事项、质疑请求、事实依据和法律依据等内容，并由法定代表人或其授权代表签字并加盖公章。-接收时间：本政府采购代理机构在收到质疑函后，应及时进行登记，并注明收到时间。-审查受理：对质疑函的内容进行初步审查，判断是否符合受理条件。符合受理条件的，予以受理；不符合受理条件的，书面告知供应商不予受理的理由。2.质疑答复准备-组建质疑处理小组：对于受理的质疑，本政府采购代理机构应及时组建质疑处理小组，小组成员应包括采购项目负责人、相关专业人员等。-调查核实：质疑处理小组对质疑事项进行调查核实，通过查阅采购文件、采购记录、询问相关人员等方式，收集与质疑事项有关的证据和资料。-分析研究：对调查核实的情况进行分析研究，依据相关法律法规和规章制度，提出处理意见。3.质疑答复-答复时间：本政府采购代理机构应在收到质疑函之日起7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。-答复内容：质疑答复应包括质疑事项、调查核实情况、处理意见和法律依据等内容。答复内容应客观、准确、清晰，不得隐瞒或歪曲事实。-送达方式：质疑答复可以通过直接送达、邮寄送达等方式送达质疑供应商。直接送达的，应由供应商在送达回证上签字确认；邮寄送达的，应保留邮寄凭证。五、投诉处理流程1.投诉接收-接收条件：供应商对质疑答复不满意，或者本政府采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在质疑答复期满后15个工作日内向同级财政部门提起投诉。本政府采购代理机构在收到财政部门转发的投诉书后，应及时进行登记。-审查受理：对投诉书的内容进行初步审查，判断是否符合受理条件。符合受理条件的，予以配合财政部门处理；不符合受理条件的，及时告知财政部门。2.投诉答复准备-组建投诉处理小组：本政府采购代理机构应及时组建投诉处理小组，小组成员应包括采购项目负责人、法务人员等。-提供材料：按照财政部门的要求，在规定的时间内提供与投诉事项有关的采购文件、采购记录、质疑答复等材料，并对材料的真实性、完整性负责。-配合调查：积极配合财政部门对投诉事项进行调查核实，如实提供相关情况和证据，不得拒绝、阻挠或隐瞒。3.投诉处理结果应对-执行处理决定：如果财政部门作出的投诉处理决定要求本政府采购代理机构采取整改措施的，本政府采购代理机构应在规定的时间内按照处理决定的要求进行整改，并将整改情况书面报告财政部门。-总结经验教训：对投诉处理过程进行总结分析，找出存在的问题和不足，采取相应的改进措施，避免类似问题的再次发生。六、证据收集与管理1.证据收集范围-采购文件：包括招标文件、竞争性谈判文件、询价文件等。-采购记录：包括采购公告、开标记录、评标报告、中标通知书等。-往来函件：包括与供应商的沟通函件、质疑函、答复函等。-其他相关证据：如证人证言、鉴定报告等。2.证据收集方法-查阅资料：从本政府采购代理机构的档案中查阅与质疑、投诉事项有关的文件和记录。-询问相关人员：向采购项目负责人、评标委员会成员、供应商等相关人员询问与质疑、投诉事项有关的情况。-现场勘查：对与质疑、投诉事项有关的现场进行勘查，收集相关证据。3.证据管理-建立证据档案：对收集到的证据进行分类整理，建立证据档案，妥善保管。-证据保密：对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的证据，应采取保密措施，不得泄露给无关人员。-证据保存期限：证据档案应保存一定的期限，具体期限按照相关法律法规和规章制度的规定执行。七、沟通协调机制1.与供应商的沟通-及时回应：在质疑、投诉处理过程中，及时与供应商进行沟通，了解其诉求和意见，解答其疑问。-解释说明：向供应商解释质疑、投诉处理的程序和方法，以及相关法律法规和规章制度的规定，争取供应商的理解和配合。-反馈处理结果：在质疑、投诉处理结束后，及时向供应商反馈处理结果，听取其意见和建议。2.与采购人的沟通-通报情况：在质疑、投诉处理过程中，及时向采购人通报质疑、投诉事项的进展情况和处理结果，听取采购人的意见和建议。-协调解决问题：与采购人共同研究解决质疑、投诉事项中涉及的问题，确保采购活动的顺利进行。3.与财政部门的沟通-主动配合：积极主动地配合财政部门对质疑、投诉事项进行调查处理，按照财政部门的要求提供相关材料和证据。-汇报情况：及时向财政部门汇报质疑、投诉事项的处理情况和存在的问题，听取财政部门的指导和意见。八、风险防范与应对1.风险识别-采购文件风险：采购文件存在歧义、漏洞或违反法律法规的规定，可能引发供应商的质疑和投诉。-采购过程风险：采购过程中存在不规范、不公平的行为，如泄露标底、评标不公等，可能引发供应商的质疑和投诉。-中标、成交结果风险：中标、成交结果存在不合理、不公正的情况，可能引发供应商的质疑和投诉。2.风险防范措施-完善采购文件：加强对采购文件的审核把关，确保采购文件的内容合法、合规、合理，避免出现歧义、漏洞等问题。-规范采购过程：严格按照相关法律法规和规章制度的规定组织采购活动，确保采购过程的公平、公正、公开。-加强监督管理：建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督，及时发现和纠正存在的问题。3.风险应对策略-制定应急预案：针对可能出现的质疑、投诉风险，制定应急预案，明确应急处理的流程和责任。-及时处理问题：一旦发生质疑、投诉事件，及时启动应急预案，按照规定的程序和方法进行处理，避免问题扩大化。-总结经验教训：对质疑、投诉事件进行总结分析，找出存在的问题和不足，采取相应的改进措施，提高风险防范能力。九、培训与学习1.内部培训-法律法规培训：定期组织员工学习《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购质疑和投诉办法》等相关法律法规和规章制度，提高员工的法律意识和业务水平。-业务技能培训：开展质疑、投诉处理业务技能培训，包括质疑、投诉处理的程序、方法、技巧等，提高员工的处理能力和工作效率。2.外部学习-参加研讨会：积极参加行业组织的质疑、投诉处理研讨会，学习借鉴其他政府采购代理机构的先进经验和做法。-关注政策动态：及时关注国家和地方有关政府采购的政策动态，了解最新的法律法规和规章制度的要求，确保质疑、投诉处理工作的合法性和合规性。十、档案管理1.档案内容-质疑、投诉处理过程中的所有文件和资料，包括质疑函、答复函、投诉书、处理决定书、证据材料等。-与质疑、投诉处理相关的会议记录、沟通函件等。2.档案整理-按照质疑、投诉的项目和时间顺序进行分类整理，建立档案目录。-对档案材料进行装订、编号，确保档案的整齐、规范。3.档案保存-将整理好的档案存放在专门的档案柜中，妥善保管。-建立档案查阅制度，严格控制档案的查阅和借阅，确保档案的安全和保密。十一、监督与评估1.内部监督-建立内部监督机制，定期对质疑、投诉处理工作进行检查和评估。-对质疑、投诉处理过程中的违规行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。2.外部评估-积极配合财政部门等相关部门对质疑、投诉处理