企业沟通平台使用规范

企业内部沟通平台使用规范一、总则为规范企业内部沟通平台的使用，提升信息传递效率，保障信息安全与协作顺畅，特制定本规范。本规范适用于全体员工通过企业内部沟通平台（如企业钉钉、飞书等）开展的所有工作相关沟通与协作活动。二、适用沟通场景（一）日常事务协作用于部门内部或跨部门间的日常工作对接，如任务分配、进度同步、问题咨询等。例如：市场部张三需设计部李四配合完成活动海报修改，可通过平台发送具体需求并同步完成时间。（二）项目全周期管理覆盖项目从立项到交付的全流程沟通，包括项目启动会进度同步、问题讨论、阶段总结等。例如：研发部“XX系统升级项目”群内，项目经理王五每周发布项目进展，成员反馈开发难点。（三）跨部门资源协调当需其他部门提供人力、物力或数据支持时，通过平台发起正式申请并跟踪反馈。例如：销售部赵六需财务部孙七提供客户回款数据，提交协作申请后明确完成时限。（四）信息公告传达用于公司政策、制度更新、活动通知等需全员或特定范围周知的信息发布。例如：行政部发布“国庆节放假安排”通知，标注生效日期及注意事项。（五）紧急事务响应针对突发需快速响应的事务（如系统故障、客户投诉等），通过平台紧急群组同步信息、协调资源。例如：IT部发觉服务器异常，立即在“紧急事务响应群”通知各部门暂停非核心业务操作。三、核心操作流程（一）账号与权限管理注册与激活：新员工入职后，由HR在1个工作日内开通平台账号，员工通过企业邮箱接收初始密码，首次登录需修改密码并完善个人资料（部门、职位、联系方式等）。信息维护：员工岗位、部门或联系方式变更时，需在3个工作日内更新个人资料，保证信息准确。权限变更：员工离职或调岗时，直属上级需提前1个工作日提交权限变更申请，管理员在1个工作日内完成账号禁用、权限回收或转移。（二）消息发送与接收对象选择：点对点沟通：明确发送对象，避免误发；群组沟通：根据讨论主题选择对应群组（如“项目组”“部门群”），全体成员仅限紧急或重要事项。内容编辑：主题明确，如“【设计部】关于XX海报修改需求（截止10月15日）”；条理清晰，使用分段、序号或项目符号，重要信息可加粗或标红；避免发送与工作无关的闲聊内容（如游戏、娱乐八卦）。附件规范：文件命名格式：“【部门】文件名_版本号_日期”（如“【市场部】XX活动方案_v2.1_20231010”）；单个附件不超过50MB，超过需使用云盘并分享；涉密文件需加密，仅对必要人员开放查看权限。发送确认：重要消息（如任务分配、会议通知）发送后，可关键人员确认收到，未回复者需通过电话或线下补充提醒。（三）文件共享与协作文件存储：按“部门-项目-类型”创建文件夹（如“研发部-XX项目-需求文档”），禁止随意文件至根目录。协作编辑：多人编辑同一文档时，使用平台在线协作功能（如腾讯文档、飞书文档），避免本地传输导致版本混乱；编辑前需确认当前版本，修改后注明修改内容。权限设置：普通文件：部门内成员可查看，涉及跨部门协作时需单独授权；敏感文件（如财务数据、商业计划）：仅“项目负责人+部门负责人”可查看，设置“禁止”或“仅预览”。（四）会议组织与管理创建会议：明确会议主题、时间（建议单次会议不超过1.5小时）、参会人员、议程；提前1个工作日发送会议通知，附会议（线上）或地点（线下），必参人员。会议准备：提前30分钟会议议程、相关材料（如PPT、数据报表）至群文件；线上会议提前测试设备（麦克风、摄像头），保证网络稳定。会议进行：主持人需控场，按议程推进，避免偏离主题；指定记录人，同步记录关键结论、待办事项及负责人（如“完成XX需求调研-负责人李四-10月12日”）。会议跟进：会后24小时内，记录人整理会议纪要并群发，标注“待办清单”及截止时间；未完成的待办事项，需在下次会议前更新进度。（五）信息检索与归档关键词检索：查找历史消息时，使用精准关键词（如“项目名+日期+负责人”），避免模糊搜索导致信息过载。聊天记录归档：重要项目群聊需每月导出一次聊天记录（含文件、图片），按“项目名-年月”格式存档至指定云盘；个人工作聊天记录保留3个月，定期清理无用记录（如闲聊、无效反馈）。历史文件查找：通过文件名、时间、人快速定位文件，无法找到时联系群管理员或IT支持。四、常用沟通模板（一）会议通知模板模板名称适用场景核心字段内容示例备注会议通知需多人参与的正式会议主题、时间、地点/、参会人员、议程、准备材料、联系人【XX项目】周例会通知时间：2023年10月15日14:00-15:30地点：3楼会议室A参会人员：张三（市场部）、李四（设计部）、王五（研发部）议程：1.项目进度汇报（李四）；2.问题讨论（张三）；3.下周计划（王五）准备材料：项目进度表（已至群文件）联系人：王五，分机号：紧急会议可缩短提前通知时间，需说明原因（二）项目进度同步模板模板名称适用场景核心字段内容示例备注项目进度同步项目阶段性进展汇报项目名称、汇报周期、当前进度、已完成事项、待解决问题、下一步计划、负责人项目名称：XX系统开发汇报周期：2023年10月第1周当前进度：需求分析阶段完成80%已完成事项：1.用户调研报告提交；2.功能清单初稿确认待解决问题：1.第三方接口对接延迟；2.部分需求不明确下一步计划：1.与供应商沟通接口问题（李四）；2.组织需求评审会（王五）负责人：张三每周五下班前发送至项目群（三）跨部门协作申请模板模板名称适用场景核心字段内容示例备注跨部门协作申请需其他部门配合的工作申请部门、协作部门、申请事项、背景说明、期望完成时间、所需资源、联系人申请部门：市场部协作部门：技术部申请事项：产品演示视频制作支持背景说明：为下周客户发布会准备，需技术部提供产品操作流程指导期望完成时间：2023年10月18日所需资源：技术部派1名工程师协助拍摄1天联系人：赵六，分机号：5678提前3个工作日提交申请，预留沟通时间（四）紧急事务处理模板模板名称适用场景核心字段内容示例备注紧急事务通知突发需快速响应的事务紧急类型、涉及范围、当前状况、已采取措施、需协调支持、联系人紧急类型：服务器宕机涉及范围：公司内部办公系统当前状况：10:00系统无法访问，技术部已初步排查为网络故障已采取措施：1.联系网络服务商；2.启用备用服务器尝试恢复需协调支持：请各部门暂停非必要系统操作，优先保障核心业务恢复联系人：孙七，分机号：9012发觉紧急情况立即在“紧急事务群”发送，同步通知直属上级五、使用行为准则（一）沟通效率规范及时响应：重要消息（如任务分配、会议通知）需在2小时内回复，非紧急消息24小时内回复；如需延时处理，需说明原因及预计回复时间。避免信息干扰：禁止在工作时间频繁发送与工作无关的消息（如表情包刷屏、闲聊讨论），确需沟通时可转为语音或线下沟通。精简表达：沟通内容需简洁明了，避免冗长文字，可使用“要点概括”或“图文结合”提升信息传递效率。（二）信息安全规范保密义务：严禁泄露公司机密信息（如未公开财务数据、客户资料、技术方案、战略规划等），涉及敏感内容的聊天记录禁止截图转发至外部平台。与文件安全：不不明，不未知来源文件；发送外部时需注明来源，并保证内容安全合规。账号安全：定期修改密码（建议每3个月一次），不与他人共用账号，发觉账号异常立即联系IT部门处理。（三）礼仪规范礼貌用语：沟通时使用“您好”“谢谢”“麻烦您”等礼貌用语，称呼同事时使用“姓名+职位”（如“张经理”），避免使用昵称或绰号。对事不对人：讨论问题时需客观理性，避免情绪化表达或人身攻击，分歧可通过会议或线下沟通解决。尊重他人时间：非紧急情况避免在非工作时间（如晚22:00后、周末）发送工作消息，确需发送需提前说明“非紧急，方便时回复”。（四）数据管理规范定期备份：重要项目文件、聊天记录需定期备份至公司云盘，防止数据丢失。清理无用信息：每月清理一次个人聊天记录和云