合同管理标准化模板及合同履行跟进工具

合同管理标准化模板及合同履行跟踪工具引言合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心文件。为规范合同全生命周期管理，保证合同签订合规、履行到位，特制定本标准化模板及履行跟踪工具。本工具覆盖合同从准备、签订到履行、归档的全流程，适用于各类业务场景，助力企业实现合同管理的标准化、可视化与风险可控化。一、标准化模板的适用业务场景本套工具广泛应用于企业日常经营中的各类合同管理需求，具体场景包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等，需明确质量标准、交付时间、付款条件等核心条款；销售类合同：产品销售、服务提供等，需约定价格体系、交付方式、验收标准、售后服务等内容；合作类合同：项目合作、渠道合作、技术合作等，需界定合作范围、收益分配、违约责任等关键要素；服务类合同：咨询服务、外包服务、租赁服务等，需约定服务内容、服务期限、费用结算及验收方式；其他专项合同：劳动合同、保密协议、知识产权许可等，需符合行业监管要求及企业内部管理制度。二、合同管理全流程操作指南（一）合同准备阶段：需求识别与模板匹配需求提报业务部门根据实际需求（如采购、合作等），填写《合同需求申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、核心需求（如金额、期限、服务标准等），部门负责人*签字确认后提交法务或合同管理部门。模板选择合同管理部门根据需求类型，从企业标准合同模板库中匹配最合适的模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）。若模板库中无完全匹配的模板，需由法务部门牵头，协同业务部门起草补充条款，保证模板合规性。内容审核业务部门与合作方沟通后，填写合同基础信息（如合同编号、签约主体、标的物描述、金额、履行期限等），重点核对以下内容：合作方主体资格（是否为合法注册企业，经营范围是否涵盖合同内容）；合同条款完整性（是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款）；法律风险点（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）。（二）合同签订阶段：审批与用印管理内部审批流程合同文本经业务部门初审后，按审批权限逐级报批：金额≤10万元：业务部门负责人、法务专员审核；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人、法务专员、财务经理*审核；金额＞50万元：业务部门负责人、法务专员、财务经理、总经理审批。审批人需在《合同审批表》中明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并说明理由。用印与备案审批通过后，由行政或合同管理部门加盖企业合同专用章（严禁以部门章或个人章代替），并同步完成以下工作：填写《合同用印登记表》，记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人*等信息；将合同正本至少一交合作方，其余副本（至少2份）由企业合同管理部门、财务部门、业务部门分别留存；在企业合同管理系统中录入合同关键信息（编号、签约主体、金额、履行期限等），唯一合同编码。（三）合同履行阶段：跟踪与风险预警履行节点拆解业务部门根据合同约定，将履行过程拆解为关键节点（如“预付款支付”“货物交付”“验收合格”“质保期满”等），明确各节点的计划完成时间、责任人（业务经办人、对接人），并录入《合同履行跟踪表》。动态跟踪执行责任人需在节点到期前3个工作日提醒相关方，并记录实际履行情况：若按时完成，在《合同履行跟踪表》“实际完成时间”栏签字确认，并同步更新系统状态；若存在延迟，需立即填写《合同履行异常报告》，说明原因（如不可抗力、合作方违约等）、预计完成时间及应对措施，报部门负责人*及法务部门备案。风险预警机制合同管理系统设置自动预警功能：节点到期前5天：系统发送提醒邮件/短信给责任人和部门负责人*；节点到期未完成：系统升级预警，抄送法务部门及分管领导*，要求3个工作日内提交处理方案；涉及重大违约（如逾期付款超过30天、货物质量严重不符等），法务部门立即启动法律程序，保留追责证据。（四）合同归档阶段：整理与查询利用资料整理合同履行完毕（或终止）后，业务部门需在15个工作日内完成资料归档，包括：合同正本/副本（纸质版+扫描件）；审批文件（《合同审批表》《合同用印登记表》）；履行过程中的补充协议、变更申请、验收报告、付款凭证等；《合同履行总结报告》（说明履行情况、是否存在违约、遗留问题等）。电子归档将上述资料扫描成PDF格式（每页加盖“归档专用章”），按“合同编号+年份”命名（如“CG2024001-2024”），至企业档案管理系统，并录入归档日期、保管期限、存放位置（如档案室A-03-02）等信息。查询与借阅员工因工作需要查询合同档案，需在档案管理系统中提交申请，说明查询用途、合同编号，经部门负责人及档案管理员审批后，可在线查阅或借阅（借阅期限不超过7天，到期需归还）。三、核心工具表格模板（一）合同审批表合同名称合同编号合作方名称签约主体□我方□合作方合同金额（元）履行期限业务部门经办人审批意见业务部门负责人签字：日期：法务部门审核意见：签字：日期：财务部门审核意见：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：（二）合同履行跟踪表合同编号履行阶段□签订中□履行中□已完成合作方名称责任部门关键节点计划完成时间实际完成时间责任人预付款支付货物/服务交付验收合格尾款支付异常情况记录延迟/异常原因应对措施部门负责人签字（三）合同变更申请表原合同编号变更类型□延期□金额调整□条款补充□其他合作方名称申请部门变更原因变更内容详情原条款拟变更条款合作方意见审批意见业务部门负责人签字：日期：法务部门审核意见：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：（四）合同归档清单归档编号合同名称合同编号签约日期合作方名称保管期限□长期□10年□5年归档部门经办人归档资料清单序号资料名称份数页数1合同正本2合同审批表3履行报告…………档案管理员签字：日期：四、使用过程中的关键注意事项（一）法律条款审核要点合作方主体资格需通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用平台核实，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约；违约责任条款需明确具体（如逾期付款的日违约金比例、质量不合格的整改期限及赔偿标准），避免使用“承担相应责任”等模糊表述；争议解决方式优先约定企业所在地有管辖权的人民法院，避免选择仲裁机构（除非有特殊需求）。（二）信息填写完整性要求合同编号需唯一，格式统一（如“业务代码+年份+流水号”，如“CG20240001”），避免重复或遗漏；涉及金额、数量、日期等数字信息，需同时使用阿拉伯数字和中文大写（如“100,000元，拾万元整”），防止篡改；合作方名称需与营业执照、公章上的名称完全一致，避免简称或错别字。（三）审批流程合规性严禁越级审批或先签后批，所有审批环节需在合同用印前完成；涉及重大事项（如金额超50万元、核心条款变更），需召开专题会议讨论，形成会议纪要作为审批附件；审批意见需明确、可追溯，避免“同意”但无签字或日期的情况。（四）履行跟踪及时性责任人需每日登录合同管理系统查看节点提醒，保证提前3天启动履行准备工作；履行异常情况需在发生后24小时内上报，隐瞒不报导致损失的，将追究相关人员责任；法务部门每月对合同履行情况进行抽查，重点跟踪高风险合同（如金额大、期限长、合作方信用等级低）。（五）档案管理规范性纸质档案需存放在干燥、防火、防潮的档案柜中，电子档案需定期备份（每月1次），防止丢失或损坏；合同保管期限届满前，由档案管理部门会同法务、业务部门鉴定，仍有保存价值的需延长保管期限，无保存价值的按规定销毁（销毁时需监销人