2026年燃气供应公司公章证照分级审批管理制度

2026年燃气供应公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条为规范公司公章、证照使用及审批管理，防范公章证照使用风险，保障公司合法权益，维护经营管理秩序，依据《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》《燃气经营许可管理办法》及公司章程、合同管理相关规定，结合公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度所称公章，包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、部门专用章等各类印章；所称证照，包括营业执照、燃气经营许可证、安全生产许可证、特种设备使用登记证、资质证书等公司及下属分/子公司所有法定证照。本制度适用于公司总部及下属分公司、子公司所有公章证照的申请、审批、使用、保管、归还全流程管理，覆盖综合管理部、财务部、市场部、工程建设部等所有涉及公章证照使用的部门。第三条公章证照管理遵循以下基本原则：一是分级审批原则，按使用场景、涉及金额、重要程度划分审批层级，明确各级审批权限；二是全程留痕原则，所有使用、借用行为均需履行书面审批手续，做好登记记录；三是安全保管原则，指定专人保管公章证照，落实保管责任，杜绝丢失、盗用风险；四是合规使用原则，严格按照审批范围使用，严禁超范围、无审批使用；五是权责对等原则，审批人对审批事项负责，使用人对使用行为负责，保管人对保管安全负责。第四条各主体职责分工：综合管理部为公章证照管理牵头部门，负责公章刻制、备案、收缴、销毁，证照的年审、变更、保管，建立公章证照管理台账；财务部负责财务专用章、发票专用章的日常保管及使用审批复核；法务部负责审核公章使用涉及的合同、法律文件合规性；公司管理层按审批权限审批公章证照使用申请，其中一般性使用由分管领导审批，重大事项使用由总经理或董事会审批。第二章管理范围与分级标准第五条公章分级管理：一是一级公章，包括公司公章、法定代表人印章，适用于对外签订重大合同、出具法律文件、办理重要证照变更、申报重大项目等核心事项；二是二级公章，包括合同专用章、财务专用章，适用于签订常规经营合同、办理财务结算、开具正式发票等经营事项；三是三级公章，包括部门专用章（如市场部、工程部专用章），适用于部门内部沟通、出具非对外效力的工作函件、业务对接等事项。第六条证照分级管理：一是一级证照，包括营业执照（正副本）、燃气经营许可证、安全生产许可证，适用于参与招投标、办理重大行政审批、签订核心合作协议等事项；二是二级证照，包括特种设备使用登记证、资质等级证书、税务登记证，适用于办理常规业务备案、项目申报、客户资质核验等事项；三是三级证照，包括各类备案证明、荣誉证书，适用于日常业务展示、非核心事项证明等事项。第七条审批分级标准：一是一般审批事项，使用三级公章/证照、涉及金额在规定数额以下的常规业务，由部门负责人审核、分管领导审批；二是重要审批事项，使用二级公章/证照、涉及金额在规定数额至规定大额之间的经营事项，由部门负责人审核、分管领导复核、总经理审批；三是重大审批事项，使用一级公章/证照、涉及金额超规定大额、对外担保、重大合作协议签订等事项，由部门负责人审核、分管领导复核、总经理审核后报董事会审批。第三章审批权限与流程第八条一般事项审批流程：使用人填写《公章/证照使用申请表》，说明使用事由、使用范围、使用时长，经部门负责人审核后，提交分管领导审批；审批通过后，持申请表到综合管理部办理使用或借用手续，综合管理部核对审批手续齐全后，方可提供公章证照使用。第九条重要事项审批流程：使用人填写申请表并附相关证明材料（如合同草案、项目文件），经部门负责人审核、法务部（涉及合同的）或财务部（涉及财务的）复核后，提交分管领导复核，再报总经理审批；审批通过后，综合管理部留存审批文件复印件，办理使用手续。第十条重大事项审批流程：使用人填写申请表并附详细材料（如重大合同文本、董事会决议草案），经部门负责人、分管领导、总经理逐级审核后，提交董事会审议；董事会形成书面决议后，综合管理部凭决议文件办理使用手续，全程由法务部监督使用过程。第十一条紧急事项审批：因突发情况需紧急使用公章证照且无法当场完成书面审批的，可先通过线上方式（如企业微信、邮件）向对应审批人申请，经审批人口头同意后临时使用，使用后规定工作日内补齐书面审批手续，紧急事项仅限应对安全生产、应急抢修等燃气行业特殊紧急场景。第四章使用与保管要求第十二条使用要求：使用公章时，保管人需在场监督，确保按审批范围盖章，严禁在空白纸张、空白合同上盖章；使用证照原件时，原则上仅限在公司办公场所使用，确需带出的，需在申请表中注明带出事由、去向、归还时间，由审批人签字确认，带出期间由使用人全程负责安全。第十三条保管要求：公章需存放于专用保险柜，钥匙由保管人专人保管，保险柜密码定期更换；证照原件需存放于带锁文件柜，综合管理部每月核对一次保管情况，形成保管核对记录；保管人离职、调岗时，需办理公章证照交接手续，由综合管理部负责人监交，交接双方签字确认。第十四条归还要求：借用的公章证照需在规定时限内归还，最长不超过规定工作日；归还时，综合管理部核对公章证照完好无损后，在台账中记录归还时间，使用人签字确认；逾期未归还的，综合管理部需及时提醒，仍未归还的上报分管领导处理。第五章监督与追责第十五条监督机制：综合管理部每季度对公章证照使用、审批、保管情况开展自查，核查台账记录是否完整、审批手续是否齐全；审计部每年开展一次公章证照管理专项审计，重点核查是否存在无审批使用、超范围使用、台账缺失等问题；设立监督举报渠道，接受员工对违规使用公章证照行为的举报。第十六条考核要求：将公章证照管理合规性纳入综合管理部、各业务部门绩效考核，年度违规使用次数需控制在规定次数以内，台账完整率需达到规定比例以上；对管理规范、无违规记录的保管人、审批人给予绩效奖励。第十七条责任追究：对无审批使用、超范围使用公章证照的，给予使用人绩效扣减、通报批评；对审批人违规审批、把关不严的，给予审批人口头警告、绩效扣减；对保管人因失职导致公章证照丢失、被盗用的，追究保管人责任，造成经济损失的按规定赔偿；情节严重涉及违法的，移交司法机关处理。第六章附则第十八条本制度由公司综合管理部会同法务部、财务部负责解释，若制度