影视协会后勤保障管理实施办法

影视协会后勤保障管理实施办法第一章总则第一条为规范影视协会后勤保障管理工作，提升服务效能，保障协会日常运转及各类影视活动顺利开展，切实维护会员权益，促进影视行业健康发展，根据《社会团体登记管理条例》《影视协会章程》及国家相关法律法规，结合本协会实际，制定本办法。第二条本办法适用于影视协会总部及各分支机构（含专业委员会、地方联络处等）的后勤保障管理工作，涵盖物资管理、场地运维、安全防护、接待服务、车辆调度等核心领域。第三条后勤保障管理遵循“服务优先、规范高效、节约资源、安全可控”原则，以服务会员需求为导向，以保障协会职能发挥为目标，强化统筹协调与精细化管理，助力协会高质量发展。第二章管理职责第四条协会设立后勤保障部（以下简称“后勤部”），作为后勤管理的主责部门，负责统筹规划、组织实施及监督考核后勤保障工作。主要职责包括：（一）制定并完善后勤管理制度、操作流程及年度工作计划；（二）统筹物资采购、仓储、调配及报废管理；（三）负责协会办公场地、活动场馆的日常维护、安全检查及环境管理；（四）组织开展安全培训、应急演练及防疫管理；（五）协调会员活动、行业会议、赛事展览等大型活动的后勤保障；（六）管理协会公务车辆，规范调度与维护；（七）受理会员及员工关于后勤服务的咨询、建议与投诉。第五条协会各部门（含分支机构）应配合后勤部开展工作，履行以下义务：（一）按要求申报年度物资需求及场地使用计划；（二）合理使用并妥善保管分配的物资及场地设备；（三）参与安全培训及应急演练，落实安全责任；（四）及时反馈后勤服务问题，协助改进管理。第六条协会秘书处负责对后勤保障工作进行监督指导，定期听取后勤部工作汇报，审议重大后勤事项（如年度预算调整、大型设备采购等），确保管理规范透明。第三章物资管理第七条物资范围包括办公设备（电脑、打印机等）、消耗品（文具、纸张等）、活动物资（宣传物料、奖品等）及专用器材（摄影设备、舞台灯光等）。第一节采购管理第八条物资采购实行计划制，各部门应于每年12月15日前提交下一年度《物资需求计划表》，列明名称、数量、规格及用途，经部门负责人审核后报后勤部汇总。因临时活动或紧急需求需追加采购的，需提交《临时采购申请单》，注明原因及预算，经分管领导审批后由后勤部执行。第九条采购方式根据金额及类型确定：（一）单次采购金额5000元以下的通用消耗品，由后勤部通过定点供应商比价采购；（二）5000元至2万元的物资，需组织至少3家供应商比价，形成比价报告后采购；（三）2万元以上或专业设备采购，需提交理事会审议，通过公开招标或竞争性谈判确定供应商；（四）涉及版权、专利的专用器材采购，需核查供应商资质及知识产权证明，确保合法合规。第十条采购过程需留存凭证（合同、发票、验收单等），纳入财务档案管理。严禁虚列采购需求、违规指定供应商或收受回扣，违者按协会纪律处分规定处理。第二节入库与仓储第十一条物资到货后，后勤部需联合使用部门进行验收，核对数量、规格及质量（如设备需通电测试），填写《物资入库验收单》。不合格物资应立即联系供应商退换，验收无误后方可入库。第十二条仓库实行分类管理，按物资类型分区存放（如办公区、活动区、器材区），标注清晰标识。贵重物品（如专业摄影设备）需专柜存放，配备锁具及监控。仓库管理员需建立电子台账，记录物资名称、规格、数量、入库时间及存放位置，每月与财务部门对账，确保账物一致。第三节领用与归还第十三条物资领用实行审批制：（一）通用消耗品（如文具）由员工填写《物资领用单》，部门负责人签字后到仓库领取，每月限领1次；（二）办公设备（如电脑）由员工申请，部门负责人审核、分管领导审批后领用，使用人需签署《设备保管责任书》，离职时须归还；（三）活动物资（如宣传物料）由活动执行部门提交《活动物资使用申请》，列明用途及数量，经后勤部审核后领取，活动结束后3个工作日内清点归还，损耗部分需说明原因。第十四条专用器材（如舞台灯光）外借需严格审批：（一）会员单位借用需提交《器材借用申请》，注明使用时间、用途及担保方式（如押金或单位保函），经分管领导审批；（二）借用期限一般不超过7个工作日，超期需重新申请；（三）归还时需经后勤部验收，如有损坏或丢失，由借用人按原价赔偿。第四节盘点与报废第十五条后勤部每季度组织一次物资盘点，每年12月底进行全面清查，形成《物资盘点报告》。对盘盈、盘亏物资需查明原因，报秘书处审议处理。第十六条物资报废需满足以下条件之一：（一）使用年限超过规定（如电脑5年、打印机6年），无法维修或维修成本高于重置成本；（二）因技术淘汰无法满足使用需求；（三）损坏严重且无修复价值。第十七条报废流程：（一）使用部门提交《物资报废申请》，附维修记录或技术鉴定报告；（二）后勤部核查后提出处理意见（如回收零部件、公开拍卖、专业销毁）；（三）单次报废金额5000元以下的，由分管领导审批；5000元以上的，提交理事会审议；（四）报废收入全额纳入协会账户，严禁私分或挪用。第四章场地管理第十八条场地范围包括协会自有办公场地（总部办公室、会议室）、合作场馆（影视展厅、培训教室）及租赁场地（大型活动场馆）。第一节日常运维第十九条自有场地由后勤部负责日常管理：（一）办公区域：每日早8:30前完成清洁（地面、桌面、绿植），每周五进行全面消杀（重点区域如卫生间、会议室）；（二）设备维护：空调、电梯等设施每月检查1次，电器线路每季度检测1次，消防器材（灭火器、烟感报警器）每半年维保1次，留存记录；（三）环境管理：办公区域温度夏季不低于26℃、冬季不高于20℃，公共区域禁止吸烟，垃圾按可回收、有害、厨余分类投放。第二十条合作场馆管理：（一）与合作方签订《场地使用协议》，明确维护责任（如展厅灯光由合作方负责，协会负责展品布置）；（二）协会使用期间需遵守合作方管理规定，不得损坏设施，活动结束后恢复原状；（三）定期与合作方沟通，反馈场地问题，协调改进。第二十一条租赁场地管理：（一）活动主办部门需提前30日提交《场地租赁申请》，列明活动规模、时间、特殊需求（如舞台搭建、电力负荷）；（二）后勤部负责考察场地资质（消防验收、安全许可）、比价筛选供应商，签订租赁合同；（三）活动期间安排专人驻场，监督场地使用及安全，活动结束后48小时内完成费用结算及场地交接。第二节使用申请第二十二条协会内部使用自有场地需提前3个工作日通过OA系统提交《场地使用申请单》，注明使用时间、人数、用途（如会议、培训），后勤部根据场地空闲情况统筹安排。同一时段多个部门申请的，按“紧急活动优先、会员服务优先”原则协调。第二十三条外部单位借用自有场地需满足以下条件：（一）与协会有合作关系（如会员单位、影视院校）；（二）活动内容符合协会宗旨（如影视学术交流、行业公益培训）；（三）提交《场地借用申请》，附活动方案、安全责任承诺书及单位资质证明；（四）经秘书处审批后签订《场地借用协议》，收取适当管理费（用于场地维护）。第三节安全责任第二十四条场地使用部门为安全第一责任人，需遵守：（一）不得擅自改变场地用途（如将会议室改为仓库）；（二）禁止在非吸烟区吸烟、堆放易燃物品；（三）活动期间按规定配备安保人员，超过200人的大型活动需制定应急预案并报属地公安部门备案；（四）关闭场地时检查电源、门窗，确认无安全隐患。第五章安全与应急管理第二十五条建立“三级安全责任体系”：协会主要负责人为总责任人，分管领导为分管责任人，部门负责人为直接责任人，层层签订《安全责任书》。第一节消防安全第二十六条落实消防“四个能力”建设（检查消除火灾隐患、组织扑救初起火灾、组织人员疏散逃生、消防宣传教育培训）：（一）每月开展1次消防检查，重点排查电器线路、消防通道、灭火器材，填写《消防检查记录表》；（二）每季度组织1次消防演练（如灭火器使用、疏散逃生），新员工入职1个月内完成消防培训；（三）严禁在办公区域使用大功率电器（如电热毯、电磁炉），违规者通报批评并扣除当月绩效。第二节防疫管理第二十七条严格执行国家及属地防疫政策，制定《疫情防控应急预案》：（一）储备防疫物资（口罩、消毒液、体温计），按员工人数1:20比例配备，每季度更新；（二）大型活动（50人以上）需查验参会人员健康码、行程码及48小时内核酸阴性证明，设置临时隔离区；（三）办公区域实行“日报告”制度，员工出现发热、咳嗽等症状需立即报备并居家观察；（四）配合疾控部门做好密接人员排查及场地消杀，相关信息及时向会员公告。第三节应急处置第二十八条针对火灾、停电、暴雨等突发情况，制定专项应急预案，明确处置流程及责任分工：（一）发生火灾时，现场人员立即拨打119，启动消防警报，组织疏散至安全区域，严禁乘坐电梯；（二）停电时，后勤部需30分钟内联系供电部门查明原因，重要活动启用备用电源（如UPS）；（三）暴雨期间，检查屋顶、地下室排水系统，转移低洼区域物资，安排人员24小时值班；（四）应急处置结束后24小时内形成《事件报告》，分析原因并落实整改措施。第六章接待服务管理第二十九条接待服务包括会员来访、行业嘉宾交流、政府部门调研等，遵循“热情周到、务实节约”原则，避免铺张浪费。第一节接待准备第三十条接待前3个工作日，主办部门需提交《接待方案》，内容包括：（一）来访人员信息（姓名、职务、单位）；（二）接待目标（如政策咨询、项目合作）；（三）行程安排（时间、地点、参与人员）；（四）物资需求（资料袋、礼品等）；（五）预算明细（餐饮、交通、住宿）。《接待方案》经分管领导审批后，由后勤部协调落实场地布置、车辆调度及物资准备。第二节接待实施第三十一条接待标准：（一）会员来访：提供会议室、茶歇（简餐），不安排住宿；（二）行业嘉宾（如导演、编剧）：安排工作餐（人均不超过200元），如需住宿，按协议价入住定点酒店（经济型）；（三）政府部门调研：严格执行公务接待标准，不赠送礼品，可提供协会年度报告等资料；（四）国际交流（如海外影视机构）：增加翻译服务，餐饮兼顾对方饮食习惯，礼品价值不超过1000元/人。第三十二条接待过程中需注意：（一）安排专人全程陪同，介绍协会工作进展及行业动态；（二）重要接待（如部级领导）需由协会主要负责人参与；（三）记录接待内容，形成《接待备忘录》，跟踪后续合作事项。第三节接待反馈第三十三条接待结束后5个工作日内，主办部门需向来访方发送《接待反馈表》，收集意见建议；后勤部汇总接待成本，与财务部门核对后归档。第七章车辆管理第三十四条协会公务车辆（含轿车、商务车）由后勤部统一调度，严禁私用。第三十五条车辆使用流程：（一）用车部门提前1个工作日提交《用车申请单》，注明时间、路线、人数及用途；（二）后勤部根据车辆空闲情况统筹安排，紧急用车（如送医、应急物资运输）可即时审批；（三）驾驶员需核对《用车申请单》，记录出发/返回时间、里程数，每月提交《车辆使用统计表》。第三十六条车辆维护与安全：（一）定期保养（每5000公里或3个月），记录保养项目及费用；（二）每周检查车辆状况（轮胎、刹车、机油），发现问题立即维修；（三）驾驶员需持有效驾照，每年参加1次安全培训，严禁酒驾、超速，违规者取消驾驶资格；（四）车辆停放需选择正规停车场，夜间钥匙由后勤部统一保管。第八章监督与考核第三十七条后勤部每季度对各部门物资使用、场地管理及安全责任落实情况进行检查，形成《后勤管理检查通报》，在协会内部公示。第三十八条设立后勤服务监督渠道：（一）线上：协会官网“后勤服务”专栏开通意见反馈入口；（二）线下：在办公区域设置意见箱，每月收集1次；（三）对有效建议（如优化物资领用流程）给予提报人20