影视协会器材采购管理实施制度

影视协会器材采购管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会器材采购管理，提升资金使用效益，保障影视创作、培训及公共服务等工作的器材需求，维护协会资产安全完整，根据《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位国有资产管理办法》及行业协会管理相关规定，结合本协会实际，制定本制度。第二条本制度适用于协会本部及下属分支机构（以下统称“各部门”）使用自有资金、社会捐赠资金或政府补助资金开展的影视器材采购活动。本制度所称“影视器材”包括但不限于摄影设备（相机、镜头、无人机等）、灯光设备（影视灯、控光附件等）、录音设备（麦克风、调音台、录音棚器材等）、后期制作设备（非线性编辑系统、存储设备等）及相关耗材（电池、存储卡、线材等）。第三条器材采购管理遵循以下原则：（一）预算约束原则。严格依据年度预算实施采购，无预算或超预算采购不予审批；（二）按需采购原则。以实际业务需求为导向，避免重复购置与资源浪费；（三）公开透明原则。采购流程规范可追溯，重大采购事项接受内部与社会监督；（四）质量优先原则。在预算范围内优先选择性能稳定、售后完善的产品；（五）效益导向原则。综合评估器材的使用频率、维护成本及对业务的支撑作用，提升资产使用效率。第二章管理机构与职责第四条协会设立器材采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为采购决策机构，由会长任组长，分管行政、财务的副会长任副组长，成员包括行政部、财务部、技术部负责人及职工代表。主要职责为：（一）审议年度器材采购计划及调整方案；（二）审批单次采购金额5万元（含）以上的采购项目；（三）审定供应商准入与退出名单；（四）监督采购制度执行情况，协调解决重大采购争议。第五条行政部为采购执行部门，负责具体实施采购工作，主要职责为：（一）汇总各部门采购需求，编制年度采购计划；（二）组织市场调研、供应商筛选、采购文件编制及合同签订；（三）协调技术部、使用部门参与验收，建立器材管理台账；（四）定期向领导小组汇报采购执行情况。第六条财务部负责采购资金管理与监督，主要职责为：（一）审核采购计划的预算合规性；（二）监督采购资金支付，审核合同条款中的付款条件；（三）参与重大采购项目的成本效益分析；（四）配合行政部完成器材资产入账及折旧核算。第七条技术部负责提供专业支持，主要职责为：（一）审核采购需求的技术合理性（如设备参数、兼容性等）；（二）参与供应商技术能力评估及采购项目验收；（三）提供器材维护、升级的技术建议。第八条监事会为采购监督部门，负责对采购全流程进行合规性监督，主要职责为：（一）检查采购计划是否符合预算及业务需求；（二）抽查采购文件、合同及验收记录的完整性；（三）受理采购相关投诉，调查违规行为并提出处理建议。第三章采购计划管理第九条采购计划编制依据：（一）协会年度工作计划及重点任务（如影视创作项目、培训活动、公共服务等）；（二）现有器材的使用状态（包括损耗程度、维修记录、使用频率等）；（三）各部门提交的下一年度器材需求申请（需注明用途、技术参数、预计使用周期）。第十条采购计划编制流程：（一）每年10月31日前，各部门向行政部提交下一年度《器材采购需求表》，注明器材名称、型号、数量、预算单价及采购理由；（二）行政部汇总需求后，联合技术部对需求的必要性、技术参数合理性进行初审，形成《年度器材采购建议清单》；（三）财务部对建议清单进行预算审核，测算总金额是否在年度预算范围内；（四）领导小组审议通过后，形成《年度器材采购计划》，于每年12月31日前印发执行。第十一条采购计划调整：（一）因业务突发需求（如临时承接重大影视项目）或现有器材意外损毁需新增采购的，由使用部门提交《采购计划调整申请》，注明调整原因、新增器材明细及预算；（二）单次调整金额在2万元（含）以下的，由行政部会同财务部、技术部审核后报分管副会长审批；（三）单次调整金额超过2万元的，需提交领导小组审议通过；（四）调整后的采购计划需及时更新并报备监事会。第四章采购实施流程第十二条采购方式划分标准：（一）公开招标：单次采购金额20万元（含）以上，或技术复杂、需广泛竞争的项目；（二）竞争性谈判：单次采购金额5万元（含）至20万元，或技术参数明确但需与供应商协商细节的项目；（三）询价采购：单次采购金额1万元（含）至5万元，或标准规格、市场价格透明的通用器材；（四）单一来源采购：因技术专有、紧急需求（如设备维修需配套原厂配件）等特殊情况，仅能从唯一供应商采购的项目。第十三条公开招标流程：（一）行政部编制招标文件（含技术参数、商务条款、评标标准等），经技术部审核、财务部复核后，提交领导小组审批；（二）通过协会官网、行业平台等渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日；（三）组建评标小组（由领导小组指定3-5人，包含技术专家、财务人员及职工代表），接收投标文件并组织开标；（四）评标小组按综合评分法（技术分占比不低于50%）确定中标候选单位，经领导小组确认后发布中标公告；（五）中标公告期满无异议的，行政部与中标供应商签订采购合同。第十四条竞争性谈判流程：（一）行政部拟定谈判文件（明确采购需求、最高限价、谈判程序），经技术部、财务部审核后，报分管副会长审批；（二）从合格供应商库中选取3家（含）以上符合条件的供应商参与谈判；（三）谈判小组（由行政部、技术部、财务部各1人组成）与供应商轮询谈判，确认技术方案与价格；（四）谈判结束后，谈判小组推荐成交候选供应商，经分管副会长审批后签订合同。第十五条询价采购流程：（一）行政部通过市场调研或合格供应商库选取3家（含）以上供应商，发出《询价函》（注明器材型号、数量、交货期等）；（二）供应商在3个工作日内反馈报价及技术响应文件；（三）行政部对比报价（优先选择性价比高的产品）、售后条款（如质保期、退换货政策），形成《询价结果报告》；（四）单次采购金额1万元至3万元的，由行政部负责人审批；3万元至5万元的，报分管副会长审批后签订合同。第十六条单一来源采购流程：（一）使用部门提交《单一来源采购申请》，注明唯一性理由（如专利技术、紧急需求证明等），经技术部确认后，报领导小组审议；（二）领导小组审议通过后，行政部与供应商协商价格及合同条款，需保留协商记录；（三）采购完成后，将采购结果在协会内部公示3个工作日，接受监督。第十七条供应商管理：（一）建立“合格供应商库”，入库条件包括：合法经营资质、良好信用记录（无重大质量或履约纠纷）、具备影视器材供应经验；（二）每年12月由行政部联合技术部、财务部对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货时效、售后服务等，淘汰不合格供应商；（三）新供应商需提交营业执照、产品检测报告、近3年业绩证明等材料，经审核通过后纳入候选库。第五章验收与入库管理第十八条验收组织：（一）采购到货后，行政部应在3个工作日内组织验收，参与人员包括使用部门代表、技术部工程师、财务部资产管理员；（二）单价1万元（含）以上或批量采购金额5万元（含）以上的器材，需邀请外部技术专家参与验收。第十九条验收标准：（一）外观检查：核对器材型号、数量与合同一致，无破损、划痕等；（二）功能测试：开机运行，检测各项功能（如相机连拍速度、灯光色温调节、录音设备降噪效果等）是否符合技术参数；（三）文件核对：查验产品合格证、保修卡、说明书、发票等资料是否齐全；（四）耗材类器材（如存储卡、电池）需抽样测试，确保性能稳定。第二十条验收结果处理：（一）验收合格的，填写《器材验收单》，参与人员签字确认后，移交仓库管理员办理入库；（二）验收不合格的，行政部应在2个工作日内书面通知供应商，要求退换或补货，由此产生的额外费用由供应商承担；（三）因供应商原因导致验收延迟超过合同约定交货期的，按合同条款追究违约责任（如扣减货款、终止合作等）。第二十一条入库管理：（一）仓库管理员依据《器材验收单》登记《器材入库台账》，内容包括器材名称、型号、数量、单价、供应商、存放位置、入库日期等；（二）财务部根据入库信息完成资产入账，建立固定资产卡片（单价5000元以上）或低值易耗品台账（单价5000元以下）；（三）电子台账与纸质档案同步保存，确保可追溯。第六章使用与维护管理第二十二条使用登记制度：（一）器材使用需填写《器材领用单》，注明使用人、用途、领用时间、预计归还时间，经部门负责人审批后到仓库办理领用；（二）贵重器材（单价1万元以上）需由使用人签订《器材保管责任书》，明确保管责任；（三）归还时，仓库管理员需检查器材状态，确认无损坏、配件齐全后办理归还手续；如有损坏，按《器材损坏赔偿办法》（另行制定）处理。第二十三条维护保养管理：（一）技术部负责制定《器材维护计划》，定期对高价值、高使用频率器材（如专业摄像机、录音设备）进行保养（每季度至少1次），记录维护情况；（二）使用部门发现器材故障时，需及时填写《器材维修申请单》，经技术部确认后联系供应商或专业维修机构维修；（三）维修费用500元以下的，由技术部负责人审批；500元以上的，需报分管副会长审批；维修完成后，需将维修记录存档。第二十四条报废与处置：（一）器材符合以下条件之一可申请报废：使用年限超过设计寿命（如摄像机8年、灯光设备5年）、维修成本超过重置价值50%、技术淘汰无法满足业务需求；（二）报废申请由使用部门提交《器材报废申请表》，技术部出具鉴定意见，财务部核实资产价值，经领导小组审批后实施；（三）报废器材处置需遵循公开、公平原则，可通过拍卖、捐赠（符合条件的）等方式处理，处置收入全额上缴协会财务，严禁私自处理。第七章监督与责任追究第二十五条监督内容：（一）采购计划的编制与调整是否符合程序；（二）采购方式选择是否与金额、需求匹配；（三）采购文件、合同是否完整合规；（四）验收、入库、使用环节是否规范；（五）资金支付是否符合财务制度。第二十六条监督方式：（一）日常监督：监事会每季度抽查采购档案（包括计划、合同、验收单等），形成《监督检查报告》；（二）专项审计：每年委托第三方会计师事务所对器材采购及资产管理进行专项审计；（三）投诉受理：设立举报邮箱（caigou@）和电话（010-xxxxxxx），受理违规采购、以权谋私等行为的举报，对实名举报10个工作日内反馈调查结果。第二十七条责任追究：（一）对未按流程审批、虚假申报需求、