影视协会道具采购管理实施制度

影视协会道具采购管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会道具采购管理流程，保障道具质量与使用安全，合理控制采购成本，提升资源配置效率，结合协会实际工作需求及影视行业发展特点，制定本制度。第二条本制度适用于协会所属各部门、分支机构及合作剧组因影视创作、培训教学、展览展示等活动产生的道具采购行为，涵盖实体道具、虚拟道具（含数字模型）及相关附属材料采购。第三条道具采购管理遵循“需求导向、程序规范、质量优先、成本可控”原则，兼顾艺术性与实用性，支持国产优质道具供应商发展，推动影视产业链协同创新。第二章组织架构与职责分工第四条设立道具采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由协会分管副会长任组长，成员包括行政部、财务部、创作部、技术部负责人及外部专家（每届任期2年）。主要职责为：（一）审定年度道具采购预算及重大采购项目方案；（二）审批超5万元（含）的非常规道具采购申请；（三）监督采购流程合规性，协调解决跨部门采购争议。第五条行政部为道具采购执行部门，设专职采购岗2-3人（可根据年度采购量动态调整），主要职责为：（一）汇总各部门道具需求，编制月度/季度采购计划；（二）执行供应商筛选、比价谈判、合同签订及履约跟进；（三）建立道具采购档案，定期向领导小组提交采购执行报告。第六条使用部门（如剧组、创作中心等）职责：（一）提交真实、明确的道具需求清单（含用途、规格、技术参数、艺术要求等）；（二）参与供应商资质评估、样品验收及最终道具质量确认；（三）配合完成道具入库登记、领用归还及日常维护。第七条财务部职责：（一）审核采购预算合理性，监督资金使用合规性；（二）参与大额采购项目（超3万元）的成本测算与合同条款审核；（三）办理采购款项支付及报销手续，定期核对采购账目。第八条监督委员会（由协会监事会成员及会员代表组成）职责：（一）抽查采购流程记录，核查是否存在违规操作；（二）受理采购相关投诉，组织调查并反馈处理结果；（三）对采购制度执行效果进行年度评估，提出修订建议。第三章采购需求管理第九条道具需求申请需提前15个工作日提交（紧急采购除外），使用部门填写《道具采购需求申请表》（附件1），内容包括：（一）道具名称、数量、用途（如拍摄场景、展览主题等）；（二）技术参数（材质、尺寸、承重要求等）、艺术标准（色彩、年代还原度等）；（三）建议预算及依据（参考市场价、历史采购价或供应商报价）；（四）紧急程度说明（分“常规”“加急”“特急”三级）。第十条需求审核流程：（一）使用部门负责人初审：确认需求必要性及参数合理性；（二）技术部复核：对专业性道具（如特效道具、历史复刻道具）进行技术可行性评估；（三）财务部审核：核对预算是否在部门年度经费额度内；（四）行政部汇总：合并同类需求，编制《月度采购计划清单》，提交领导小组审批。第十一条紧急采购定义为因拍摄计划调整、道具突发损坏等不可预见因素，需在5个工作日内完成的采购。紧急采购需使用部门负责人签字确认，经分管副会长批准后，可简化需求申请流程，但需在采购完成后3个工作日内补交书面说明。第四章供应商管理第十二条建立“合格供应商名录”，实行分类分级管理（分A类：战略供应商，B类：常规供应商，C类：备用供应商）。供应商准入基本条件：（一）具备独立法人资格，经营范围包含影视道具制作或销售；（二）提供近3年至少2项影视行业相关服务案例（附合作方评价）；（三）道具质量符合国家/行业标准（无标准的需提供第三方检测报告）；（四）信用记录良好，无重大违法违规行为（以“信用中国”平台查询为准）。第十三条供应商评估与更新：（一）行政部每年度组织技术部、使用部门对名录内供应商进行综合评分（评分表见附件2），评分指标包括：质量合格率（40%）、交货及时率（30%）、服务响应速度（20%）、成本竞争力（10%）；（二）评分低于70分的供应商移出名录；连续2年评分≥90分的升级为A类，优先获得大额订单；（三）新供应商经初审（资料核查）、现场考察（生产/仓储条件）、样品测试（按需求参数制作样品）后，由领导小组审批纳入名录。第十四条关联交易管理：（一）供应商与协会员工存在亲属关系（直系亲属及三代以内旁系亲属）或经济关联（持股≥5%）的，需主动申报；（二）关联供应商参与采购时，需由监督委员会全程监督，采购价格不得高于非关联供应商同类道具均价。第五章采购实施与合同管理第十五条采购方式选择：（一）单次采购金额≤1万元：由行政部在合格供应商名录内比价（至少3家），直接确定供应商；（二）1万元＜单次采购金额≤5万元：采用竞争性谈判（至少3家供应商参与），谈判小组由行政部、使用部门、技术部代表组成；（三）单次采购金额＞5万元：采用公开招标（协会官网及行业平台发布招标公告），评标委员会由领导小组指定5人（含外部专家2名）；（四）特殊道具（如孤品文物复刻、定制特效道具）经领导小组批准后，可采用单一来源采购，但需提供唯一性说明。第十六条合同签订要求：（一）所有采购金额≥5000元的项目须签订书面合同，明确道具规格、数量、价格、交货时间、验收标准、违约责任等条款；（二）数字道具采购需额外约定知识产权归属（默认归协会所有，特殊情况需注明）、数据安全保障措施（如加密传输、备份要求）；（三）合同由行政部起草，经财务部审核（资金条款）、法务顾问（协会外聘）审核（法律条款）后，由协会法定代表人或授权代表签署。第十七条合同履约管理：（一）行政部定期跟进交货进度（每周至少1次），供应商延迟交货超3日的，需书面说明原因并提出补救方案；延迟超10日且无合理理由的，按合同约定扣除违约金（不低于合同金额5%）；（二）因协会需求变更导致合同调整的，使用部门需提交《合同变更申请单》（附件3），经领导小组审批后与供应商协商修订，变更金额超原合同20%的需重新履行采购流程。第六章验收与入库管理第十八条道具验收分初验与终验：（一）初验：供应商交货时，行政部、使用部门共同核对数量、外观及基础参数（如尺寸、材质），填写《道具初验记录表》（附件4）；（二）终验：使用部门在道具投入使用后3个工作日内完成功能测试（如机械道具运转、数字道具渲染效果）及艺术验证（如历史场景还原度），出具《道具终验报告》；（三）不合格道具处理：初验不合格的当场拒收；终验不合格的，由行政部在5个工作日内与供应商协商退换或赔偿，费用由责任方承担。第十九条入库登记流程：（一）验收合格后，行政部填写《道具入库单》（附件5），注明道具名称、规格、数量、采购金额、存放位置（实体道具标注仓库编号，数字道具标注服务器路径）；（二）财务部凭入库单及发票办理付款手续，超5万元的采购项目需附终验报告；（三）建立电子台账（关联协会资产管理系统），实时更新道具状态（在用、闲置、待维修等）。第七章库存与报废管理第二十条库存日常管理：（一）实体道具存放于专用仓库（需满足防火、防潮、防盗要求），由仓库管理员（行政部兼职）每日巡查并记录环境数据（温度、湿度等）；（二）数字道具存储于协会云服务器（定期备份至本地硬盘），访问权限由技术部设定（仅限使用部门负责人及授权操作人员）；（三）道具领用需填写《道具领用单》（附件6），注明使用人、用途、归还时间，超7日未归还的由行政部催还；（四）归还时需经使用部门确认无损坏（数字道具无数据丢失），管理员签字登记。第二十一条道具报废条件：（一）实体道具：无法修复的破损（如结构断裂、材质老化）、维修成本超重置成本50%、无使用价值的过期道具（如特定年代场景道具）；（二）数字道具：技术淘汰（如格式不兼容现有制作软件）、数据损坏无法恢复、超过5年无使用记录且无保留价值。第二十二条报废审批流程：（一）使用部门提交《道具报废申请》（附件7），附损坏照片、维修报价单（如有）或技术部出具的淘汰说明；（二）行政部组织技术部、财务部现场核查，提出处理建议（变卖、捐赠或销毁）；（三）报废金额≥1万元的，需经领导小组审批；（四）变卖收入全额上缴协会财务，捐赠需取得受赠方收据并备案。第八章监督与责任追究第二十三条监督方式：（一）日常监督：行政部每月提交采购执行报告（含采购数量、金额、供应商分布等），财务部每季度核对采购台账与资金流水；（二）专项检查：监督委员会每年开展1次采购专项审计（抽取30%以上采购项目），重点核查需求审批、供应商选择、合同履约等环节；（三）社会监督：在协会官网设立“采购投诉”专栏，公开受理会员及社会公众举报（需提供有效线索）。第二十四条违规行为处理：（一）对虚报需求、串通供应商抬高价格、伪造验收记录等行为，一经查实，对责任人给予通报批评、扣除绩效奖金（不低于5000元）；情节严重的，解除劳动合同并追究法律责任；（