固定资产管理与维护标准化手册

固定资产管理与维护标准化手册一、适用范围与应用场景本手册适用于各类企业、事业单位及机关等组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖从资产新增、领用、使用、维护到最终处置的全流程标准化操作。具体应用场景包括：新购设备、办公家具等固定资产的入库登记与验收；部门间资产调拨、人员变动时的资产交接；日常使用中的定期维护、故障报修与记录；季度/年度资产盘点与账实核对；达到使用年限或损坏无法修复资产的报废处置。二、资产全生命周期管理操作流程（一）资产新增与入库采购申请：使用部门根据工作需求填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、预算金额、用途及使用人，经部门负责人*部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购执行：采购部门根据申请表进行供应商比价、采购合同签订及订单下达，保证采购流程合规（需留存采购合同、发票等原始凭证）。资产验收：资产到货后，由使用部门、采购部门、行政部（或资产管理岗）共同验收：核对资产名称、规格型号、数量是否与采购一致；检查资产外观、功能是否完好，附带配件（如说明书、保修卡）是否齐全；填写《固定资产验收单》，验收人验收人、使用部门负责人部门负责人、采购经办人签字确认。入库登记：资产管理岗根据验收单信息，在固定资产管理系统中录入资产信息（包括资产编号、名称、类别、规格型号、采购日期、原值、使用部门、责任人、存放地点等），唯一资产标签（二维码或条形码）并粘贴于资产显眼位置，完成入库。（二）资产领用与分配领用申请：使用部门需领用资产时，由申请人填写《固定资产领用申请表》，注明资产名称、领用用途、领用人及预计使用期限，经部门负责人*部门负责人审批。资产发放：资产管理岗核对审批通过的领用申请表，从仓库调取对应资产，与领用人*领用人共同核对资产信息（编号、名称、状态等），确认无误后双方签字确认，领用人签字后的领用申请表由资产管理岗存档。信息变更：资产管理岗在系统中更新资产状态为“在用”，并同步更新使用部门、责任人等信息，保证台账与实际使用情况一致。（三）资产日常维护维护计划制定：行政部（或资产管理岗）根据资产类型（如电子设备、办公家具、生产设备等）制定年度维护计划，明确维护周期（如每季度、每半年）、维护内容（如清洁、检查、更换易损件）及责任部门/人。维护执行：日常维护：由资产使用人负责，每日使用前后进行简单清洁、功能检查，发觉异常及时报修；定期专业维护：由行政部联系设备供应商或专业维修机构执行，提前3个工作日通知使用部门配合，维护过程中需填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护日期、维护内容、更换部件、维护人员*维护人员及使用人签字。故障报修：资产发生故障时，使用人立即填写《固定资产故障报修单》，描述故障现象、发生时间及影响，提交至行政部。行政部评估故障等级（一般/紧急），一般故障在3个工作日内安排维修，紧急故障（如影响核心业务）24小时内响应，维修完成后报修单由使用人签字确认，资产管理岗更新资产状态。（四）资产调拨与转移调拨申请：因部门调整、人员变动或资产优化配置需调拨资产时，由调入部门填写《固定资产内部调拨单》，注明调入/调出部门、资产信息、调拨原因，经调出部门负责人调出部门负责人、调入部门负责人调入部门负责人审批。资产交接：调拨双方与资产管理岗共同核对资产信息，确认资产状态完好后，三方在调拨单上签字确认，资产实物由调入部门接收。信息更新：资产管理岗在系统中变更资产的使用部门、存放地点、责任人等信息，保证台账与实际位置一致。（五）资产盘点与核对盘点准备：行政部每季度/年度组织全面盘点，提前5个工作日下发盘点通知，明确盘点范围、时间、分组及要求；资产管理岗打印《固定资产盘点表》，包含资产编号、名称、账面数量、存放地点、责任人等信息。现场盘点：盘点人员（至少2人一组）对照盘点表逐项核对资产实物，保证“账、卡、物”一致：核对资产标签与台账信息是否匹配；检查资产状态（在用、闲置、维修、报废）是否准确；对盘盈（账外资产）、盘亏（账无实物资产）资产单独记录，注明原因。结果处理：盘点结束后，盘点组汇总《固定资产盘点报告》，说明盘盈、盘亏数量及原因，提交至管理层审批。盘盈资产：需补充办理入库手续，追溯采购来源并登记台账；盘亏资产：由责任部门说明原因，经审批后进行账务处理，追究相关人员责任（如人为损坏需赔偿）。（六）资产处置与报废报废申请：资产达到使用年限（如电子设备5年、办公家具8年）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产处置申请表》，注明资产信息、报废原因、原值、已使用年限，提交至行政部。技术鉴定：行政部组织技术小组（由设备专家、财务人员、资产管理岗组成）对资产进行鉴定，确认是否满足报废条件，填写《固定资产技术鉴定表》，鉴定人*鉴定人签字确认。审批与处置：一般资产：经行政部负责人行政部负责人、财务负责人财务负责人审批后，由行政部联系有资质的回收机构进行处置，回收需签订协议并取得回收证明；重大资产（如单件原值超5万元）：需提交单位管理层会议审批，审批通过后按国有资产处置相关规定执行。账务核销：资产管理岗根据审批通过的处置申请表、回收证明等资料，在系统中删除资产信息，财务部门进行账务核销，相关资料归档保存。三、常用管理模板与表单（一）固定资产台账总表资产编号资产名称类别规格型号采购日期原值（元）使用部门责任人存放地点状态备注设备-2024-001笔记本电脑电子设备ThinkPadT142024-01-156000市场部301办公室在用含保修卡家具-2023-005办公桌办公家具1.5m钢木结构2023-05-201500行政部仓库闲置待调配（二）固定资产验收单采购申请编号资产名称规格型号供应商采购数量验收数量验收日期CG-2024-003打印机HPLaserJetPro科技公司222024-03-10验收情况：□外观完好，无划痕；□功能正常，打印测试清晰；□附件齐全（说明书、电源线、硒墨盒各2套）验收结论：合格□不合格□（不合格请注明原因：_________________________）验收人签字：*验收人使用部门负责人：*部门负责人采购经办人：*采购员（三）固定资产领用申请表申请人所在部门申请日期资产名称规格型号申请数量领用用途预计使用期限研发部2024-04-01台式电脑DellOptiPlex50501新员工入职3年部门负责人审批意见：同意领用，请行政部配合发放。签字：*部门负责人日期：2024-04-01资产管理岗备注：资产编号“设备-2024-012”，已发放，系统状态更新为“在用”。签字：*资产管理岗日期：2024-04-02|（四）固定资产日常维护记录表资产编号资产名称维护日期维护周期维护内容更换部件维护人员使用人签字设备-2024-001笔记本电脑2024-06-15季度清洁散热口、检查键盘功能无*技术员维护结果：□正常□异常（异常说明：_________________________）（五）固定资产盘点表盘点日期盘点部门盘点人资产编号账面数量实盘数量差异数量差异原因责任人2024-06-30行政部盘点人A、盘点人B设备-2023-002101人为遗失，责任人已赔偿盘点结果确认：账实一致□盘盈□盘亏□（总数：_________________________）部门负责人签字：*部门负责人资产管理岗签字：*资产管理岗（六）固定资产处置申请表资产编号资产名称报废原因原值（元）已使用年限残值预估（元）申请部门申请日期家具-2020-010文件柜柜门损坏无法修复800450行政部2024-07-01技术鉴定意见：经检查，文件柜框架完好，但柜门铰链断裂无法修复，无维修价值，同意报废。签字：*鉴定人日期：2024-07-02审批意见：行政部：同意处置，按程序回收。签字：*行政部负责人日期：2024-07-03财务部：同意账务核销。签字：*财务负责人日期：2024-07-03管理层：同意。签字：*分管领导日期：2024-07-05|四、关键管理要点与风险提示（一）信息准确性要求固定资产台账信息（编号、名称、责任人、存放地点等）必须与实物一致，资产标签不得随意撕毁或更换；资产发生调拨、维护、处置等变动时，需在24小时内完成系统信息更新，保证台账实时性。（二）责任到人原则每项资产明确使用责任人，日常维护、保管责任由责任人承担，责任人离职或调岗时需办理资产交接手续，未完成交接不得办理离职/调岗流程；资产损坏或丢失时，根据《资产责任认定书》追究责任人责任（人为损坏按净值比例赔偿，遗失全额赔偿）。（三）维护保养规范严格按照维护计划执行定期维护，不得擅自延长维护周期或跳过维护环节；维修需选择有资质的机构或供应商，重大维修需签订维修合同，明确维修质量保证期，避免因维修不当导致资产二次损坏。（四）盘点机制有效性盘点需坚持“账、卡、物”三方核对，禁止仅通过台账或标签盘点，保证盘点结果真实；对盘盈、盘亏资产需在30日内完成原因核查及账务处理，长期挂账的盘盈资产需追溯来源，防止资产流失。（五）处置合规性报废资产处置需通过公开、合规渠道（如公开招标、有资质回收商），禁止个人私自处置或变卖；处置收入需及时入