企业采购申请与审批操作流程模板

企业采购申请与审批操作流程模板一、适用范围与业务场景二、操作流程详解（一）采购申请发起需求提出：申请人根据部门工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等基本信息，填写《采购申请表》（模板见第三部分）。材料准备：附上相关支撑材料，如市场询价至少3家的报价单（紧急采购可提供1-2家并注明原因）、技术参数说明（针对设备类采购）、历史采购记录（用于参考价格）等，保证材料真实、完整。提交申请：通过企业OA系统或纸质流程，将《采购申请表》及附件提交至部门负责人处进行初审，注明“采购申请”及紧急程度（一般/紧急）。（二）部门初审必要性审核：部门负责人重点审核采购需求是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购、是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等），保证采购需求合理。预算核对：对照部门预算额度，检查采购金额是否超预算，若超预算需申请人补充说明理由（如新增项目、紧急支出等）。初审意见：审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至下一环节（如采购部或财务部）；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。（三）跨部门会签（如需）采购部审核：采购部收到申请后，重点审核：采购物品/服务的规格型号是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化到“A4纸500张，70g，白色”）；市场询价是否符合企业采购政策（如是否需通过指定供应商、是否需公开招标）；库存情况（如为常规物资，检查库存是否充足，避免重复采购）。财务部审核：财务部审核采购预算的合规性、资金来源（如是否纳入年度预算、是否需专项审批）及付款方式（如预付款比例、结算周期），保证资金使用合理。其他部门会签：若采购涉及技术参数（如生产设备）、安全标准（如劳保用品）或法务风险（如服务合同），需技术部、安全部、法务部等部门会签，出具专业意见。（四）分级审批根据采购金额及类型，确定最终审批人，审批权限如下（示例，企业可根据自身规模调整）：小额采购（≤5000元）：部门负责人审批即可，无需提交至更高层级。中等金额采购（5000元-5万元）：需分管副总审批，确认采购必要性及预算合理性。大额采购（＞5万元）：需总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。特殊采购（如战略物资、独家代理产品）：需增加董事长或董事会审批环节。审批人在收到申请后，需在1-3个工作日内完成审核（紧急采购需4小时内反馈），明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见，并反馈至申请人或采购部。（五）审批结果反馈与执行结果通知：采购部汇总各部门审批意见，将最终结果（通过/驳回）通知申请人。若通过：申请人根据审批意见，配合采购部完成供应商选择、合同签订等后续工作；若驳回：采购部需向申请人说明驳回原因（如“超预算未说明理由”“规格不明确”），申请人可补充材料后重新发起申请。紧急采购处理：若遇突发紧急情况（如设备故障需立即维修），可先电话请示分管副总同意后启动采购，但需在24小时内补全审批流程，并在《采购申请表》中注明“紧急采购”及事由。（六）采购执行与验收供应商选择：采购部根据审批通过的采购需求，通过比价、招标或单一来源采购等方式确定供应商，保证性价比最优。合同签订：采购金额≥1万元的，需签订书面合同，明确双方权利义务（如交付时间、质量标准、违约责任），由采购部负责人及法定代表人签字盖章。物品/服务交付：供应商按合同约定交付采购物品或提供服务，申请人或使用部门需核对数量、规格、质量等是否符合要求，并在《送货单》或《服务确认单》上签字确认。验收合格：对于设备类或需专业验收的物品，可邀请技术部、使用部门共同验收，出具《验收报告》，保证采购物品满足使用需求。（七）费用报销与归档报销申请：验收合格后，申请人凭《采购申请表》《验收报告》《发票》《合同》（金额≥1万元）等材料，向财务部申请报销。财务审核：财务部核对发票与实际采购内容、审批流程是否一致，确认无误后安排付款。资料归档：采购部将《采购申请表》、审批意见、合同、报价单、验收报告、发票等资料整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。三、采购申请表模板申请编号申请部门申请人联系方式申请日期采购类别□办公物资□生产设备□服务类□其他紧急程度□一般□紧急期望交付日期采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）12预算金额（合计）￥附件清单□报价单□技术参数□需求说明□其他：审批意见部门负责人签字：日期：分管副总签字：日期：总经理签字：日期：采购部意见：□同意，按流程执行□需补充材料□不同意，原因：负责人签字：日期：财务部意见：□预算合规□超预算，需说明：负责人签字：日期：四、关键注意事项预算控制优先：所有采购需在部门年度预算内执行，超预算采购必须提前提交书面说明，经分管副总及总经理审批后方可发起，严禁无预算采购。审批时限管理：各环节审批人需在规定时限内完成审核，非特殊情况不得拖延；紧急采购需全程标注“紧急”标识，保证快速响应。材料完整性要求：申请时需提供真实、准确的支撑材料（如报价单、技术参数），模糊不清或缺失材料的申请将被退回，补充完整后方可重新提交。合规性审查：采购过程需严格遵守企业采购管理制度及国家法律法规，禁止采购违禁品、质次价高物品，或与供应商存在利益关联的行为。验收