行政公文写作标准格式工具

行政公文写作标准格式工具模板类指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各级政机关、人民团体、企事业单位的行政办公人员，涵盖公文起草、审核、印发的全流程管理场景。具体包括但不限于：日常事务通知：如会议安排、工作部署、事项告知等；请示与报告：向上级机关请求指示、批准或汇报工作进展、问题；函件往来：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；会议纪要：记录会议主要事项、议定事项和执行要求；总结与计划：年度/季度工作总结、专项工作计划等。二、公文拟写全流程操作指南（一）第一步：明确发文目的与公文类型确定核心目标：明确公文需解决的问题（如“要求各部门提交年度总结”“请求增加办公经费”），保证发文意图清晰。匹配公文类型：根据《政机关公文处理工作条例》，选择对应文种，常见类型及适用场景通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（如《关于2024年春节放假安排的通知》）；请示：向上级请求指示、批准（如《关于申请购置办公设备的请示》）；报告：向上级汇报工作、反映情况、答复询问（如《2023年度工作总结报告》）；函：不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题（如《关于商请协助开展培训的函》）；纪要：记载会议主要情况和议定事项（如《项目推进会会议纪要》）。（二）第二步：收集整理基础材料收集依据性材料：包括上级文件、政策法规、领导批示、会议记录等，保证公文内容有理有据。梳理具体内容：明确需传达的事项、数据、要求等关键信息，保证要素完整（如时间、地点、人物、事件、原因、结果）。核对信息准确性：对数据、名称、日期等核心信息进行交叉验证，避免事实性错误（如部门名称“人力资源部”不可简写为“人资部”）。（三）第三步：规范拟写公文公文一般分为“开头—主体—结尾”三部分，语言需庄重、准确、简洁，避免口语化表达。1.开头：说明发文依据或目的通知类：简述背景和依据（如“根据年度工作安排，为总结经验、部署任务，现将有关事项通知”）；请示类：说明请示缘由（如“因现有办公设备老化，影响工作效率，拟购置一批新设备，具体情况”）；报告类：概括报告核心内容（如“现将2023年度工作完成情况、存在问题及2024年计划报告”）。2.主体：阐述具体事项或要求逻辑清晰：采用“总—分”结构或分点表述（如“一、会议时间；二、会议地点；三、参会人员”），每部分内容单一明确；数据支撑：涉及工作成效、预算等内容时，需附具体数据（如“2023年部门完成项目12个，同比增长20%”）；要求明确：部署类公文需提出具体措施、责任主体和完成时限（如“各部门需于1月20日前提交总结材料，由办公室统一汇总”）。3.结尾：规范结束语通知类：常用“特此通知”；请示类：常用“妥否，请批示”“以上请示，请审批”；报告类：常用“特此报告”；函类：常用“专此函达，盼复”“特此函告，请知悉”。（四）第四步：设置公文格式要素严格遵循《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）标准，设置以下格式要素（以A4纸张为例）：要素格式要求标题一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”）；字体为二号小标宋体字，居中编排；标题一般分一行或多行，回行时词义完整、排列对称，长度不超过50字。主送机关顶格编排，后加全角冒号；字体为三号仿宋体字；多个机关名称之间用顿号分隔，最后一机关名称后标句号（如“各部门、各分支机构：”）。首行缩进2字符，字体为三号仿宋体字；行距设置为28磅（固定值）；一般每面排22行，每行排28字；文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层黑体、第二层楷体、第三层和第四层仿宋体。附件说明如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.会议议程”）；附件名称后不加标点符号；附件顺序用阿拉伯数字标注（如“附件：1.；2.”）。发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；字体为二号小标宋体字；联合行文时，发文机关名称按汉字笔顺排列，“文件”二字在发文机关名称右侧、上下居中排布。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；字体为三号仿宋体字，用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年1月15日”），年份应标全称，月、日不编虚位（如“1月”不得写为“01月”）。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。页码用4号半角阿拉伯数字编连续页码，页码“-1-”“-2-”格式，单页码居右空一字，双页码居左空一字；公文版头部分的份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素不编页码。（五）第五步：审核校对与修改完善自审：重点检查内容是否完整、逻辑是否清晰、数据是否准确、格式是否符合规范；互审：交由同事交叉检查，避免“灯下黑”（如标题错别字、附件遗漏等）；审核：按权限提交部门负责人或分管领导审核，重点审核政策依据、发文程序、敏感表述等；修改定稿：根据审核意见修改，确认无误后形成最终稿。（六）第六步：定稿印发与归档排版印制：使用正式公文模板（可参考政机关通用模板），设置页边距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），避免随意调整格式；分发：根据主送机关范围确定分发方式（如内部OA系统、纸质邮寄、专人送达）；归档：公文印发后，将定稿（含领导审批痕迹）、电子版、附件材料等整理归档，保存期限按档案管理规定执行（如请示类公文保存期限为30年）。三、常见公文格式模板及要素说明（一）通知模板公司关于召开2024年度工作总结会议的通知各部门、各分支机构：为总结2023年工作经验，部署2024年重点任务，经研究决定召开年度工作总结会议。现将有关事项通知一、会议时间2024年1月20日（星期六）上午9:00-12:00，会期半天。二、会议地点公司总部三楼第一会议室（路号）。三、参会人员公司领导班子成员；各部门负责人、各分支机构主要负责人；2023年度优秀员工代表（名单另行通知）。四、会议内容总经理作2023年度工作总结报告；分管领导部署2024年重点工作；优秀员工代表发言；董事长总结讲话。五、有关要求请各部门于1月15日前将参会人员名单报办公室（联系人：*，联系方式：-X）；参会人员提前10分钟入场，会议期间关闭手机或调至静音模式；原则上不得请假，确需请假的，须于1月18日前向办公室提交书面请假单，经分管领导批准。公司（印章）2024年1月10日（二）请示模板部门关于申请购置办公设备的请示公司领导：我部门现有办公电脑均为2018年购置，目前已使用5年，存在运行速度慢、频繁故障等问题，影响日常工作效率（详见附件1《现有办公设备状况表》）。为保障2024年各项工作顺利开展，拟购置一批新办公设备，具体清单设备名称数量（台）单价（元）总价（元）备注台式电脑56,00030,000用于业务岗打印机13,5003,500双面打印合计——33,500—所需经费从部门2024年度办公经费中列支。妥否，请批示。部门（印章）2024年1月8日（三）会议纪要模板项目推进会会议纪要会议时间：2024年1月15日14:30-16:00会议地点：公司二楼会议室主持人：*（副总经理）参会人员：（项目经理）、（技术总监）、（财务部负责人）、（市场部专员）记录人：*会议议题：研讨项目推进中的问题及解决方案会议内容：一、*汇报项目进展情况截至目前项目已完成需求调研、方案设计，进入开发阶段，整体进度滞后原计划5天，主要原因是技术团队人员不足（原定6人，实际到岗4人）。二、讨论解决方案人员调配：建议从研发部临时抽调2名工程师支援，预计1月20日前到位；（技术总监）表示将协调内部资源，保证人员按时到位。进度调整：*（项目经理）建议将原定3月15日的上线时间推迟至3月25日，并制定追赶计划（详见附件1《项目进度调整方案》）。预算支持：*（财务部负责人）表示将优先保障项目所需经费，保证人员招聘和设备采购及时到位。三、会议决议同意抽调研发部2名工程师加入项目组，*负责协调人员到位事宜；原则同意项目进度调整，由于1月18日前修订《项目进度计划表》并报审批；财务部于1月17日前落实项目所需经费，保证专款专用。四、下一步工作安排*：1月18日前完成人员抽调并报备；*：1月20日前提交修订后的进度计划；*：1月22日前组织召开项目组内部会议，传达本次会议精神。报送：公司领导分送：各参会部门公司办公室（印章）2024年1月16日四、公文拟写与处理关键注意事项（一）格式规范：严格遵循国家标准字体字号：标题用二号小标宋体，用三号仿宋体，层次标题用黑体/楷体/仿宋体（按层级区分），不得随意使用艺术字体；行距页边距：行距固定值28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，避免“满页”或“留白过多”；要素完整：无论何种公文类型，均需包含标题、主送机关、发文机关、成文日期等核心要素，缺一不可。（二）内容准确：杜绝事实性错误数据真实：涉及统计数据、预算金额等内容，需经财务、业务部门核对，保证与原始资料一致；名称规范：机关、部门、文件名称等首次出现时需用全称（如“市人力资源和社会保障局”），后可用规范简称（如“市人社局”）；政策合规：引用上级文件或政策时，需注明文件名称、文号和条款（如“根据《省人民办公厅关于的通知》（X政办发〔2023〕X号）精神”），避免断章取义。（三）语言规范：庄重简洁避免口语化禁用网络用语：如“搞定”“给力”“亲”等非正式词汇；减少冗余表达：如“鉴于上述原因”可简化为“因此”，“特此通知如下”可简化为“通知如下”；称谓得体：对上级用“尊敬的领导”，对平级或下级用“各部门”“各位同事”，避免使用“喂”“嘿”等随意称呼。（四）审批流程：按权限分级把关请示类公文：须逐级报请分管领导、主要领导审批，不得“越级请示”；联合发文：涉及多个部门时，需提前与各部门沟通一致，避免签批后反复修改；敏感事项：涉及人事、财务、重大决策等内容时，需经法务或合规部门审核，保证符合规定。（五）附件管理：与保持一致附件标注：后需注明“附件：X”，附件名称与引用完全一致（如写“附件：会议议程”，附件不可简化为“议程”）；附件