企业文档归档及资料管理办法模板

企业文档归档及资料管理办法模板一、总则1.1目的为规范企业各类文档的归档、保管、利用及销毁工作，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露风险，特制定本办法。1.2依据根据《_________档案法》《企业内部控制基本规范》及公司内部管理要求，结合实际情况制定。1.3适用范围本办法适用于公司各部门（含子公司、分支机构，下同）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质、电子文档的管理，包括但不限于合同、制度、报告、会议纪要、项目资料、财务凭证等。二、职责分工2.1档案管理部门负责制定和完善文档归档管理制度及流程；指导各部门开展文档分类、整理、归档工作；负责文档的接收、保管、借阅、鉴定及销毁组织工作；建立文档管理台账，定期开展文档保管状况检查。2.2各业务部门指定专人（部门文档管理员*）负责本部门文档的日常收集、整理、预归档工作；保证文档内容真实、准确、完整，符合归档要求；按规定时间向档案管理部门移交归档文档。2.3相关岗位人员文件形成人：对文件内容的真实性、规范性负责；部门负责人：对本部门归档文档的完整性、及时性审核负责；档案管理员*：对文档的接收、保管、借阅等环节的合规性负责。三、文档归档范围与分类3.1归档范围凡反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的各种形式文件材料，均需归档，主要包括：（1）管理类：公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、人事任免、奖惩材料等；（2）业务类：合同协议、招投标文件、客户资料、项目方案、验收报告、销售数据等；（3）财务类：会计凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告等；（4）科技类：研发报告、专利文件、技术图纸、软件文档、设备资料等；（5）其他：具有保存价值的声像材料（照片、音视频）、电子数据、实物档案等。3.2文档分类与编号分类：按“年度—类别—部门—流水号”规则划分，类别代码为：管理类（GL）、业务类（YW）、财务类（CW）、科技类（KJ）、其他（QT）。编号：示例：2024-YW-销售部-001（2024年度业务类销售部第1号文件）。电子文档：按电子档案管理系统规则分类存储，保证与纸质文档编号一致，便于检索。四、文档归档全流程操作指引4.1文件形成与初步整理（文件形成阶段）文件形成：文件内容需表述清晰、逻辑严谨，格式统一（如合同需注明双方信息、金额、履行期限等关键要素）；初步整理：文件形成人核对文件完整性，去除无关附件（如草稿、重复材料），对重要文件标注“密级”（内部、秘密、机密）。4.2部门预归档（每月/每季度末）部门文档管理员*收集本阶段需归档文件，按“3.2分类规则”初步排序、装订（纸质文件需去除金属夹，使用牛皮纸袋封装）；填写《文件归档登记表》（见模板一），核对文件数量、名称、日期等信息，保证与实际一致；提交部门负责人*审核，签字确认后，于每月/每季度后5个工作日内移交档案管理部门。4.3档案管理部门接收（接收阶段）档案管理员*核对《文件归档登记表》与实物文件，检查文件是否完整、分类是否正确、编号是否规范；对符合要求的文件办理签收手续，在登记表上注明“接收日期”“接收人”；对不符合要求的，退回部门重新整理，并明确整改时限。4.4档案整理与入库（归档后10个工作日内）纸质档案：编制档案目录，装入档案盒，标注盒号（与编号一致），存入专用档案柜；按年度、类别顺序排列，做到整齐有序、便于查找。电子档案：至公司电子档案管理系统，设置访问权限（如内部文件仅本部门可见，秘密文件需经部门负责人*审批），定期备份（每月1次，异地存储）。4.5档案保管与维护保管环境：纸质档案库房需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设施；电子档案服务器需定期维护，保证数据安全。定期检查：档案管理部门每半年对纸质档案进行清点，检查是否有霉变、破损；每季度对电子档案进行备份有效性检测，发觉问题及时修复。4.6档案借阅与利用借阅申请：因工作需要借阅档案的，填写《文件借阅申请表》（见模板二），说明借阅用途、归还期限，经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）后，提交档案管理部门。借阅流程：（1）纸质档案：档案管理员核对审批手续，登记借阅信息，借阅人当场检查文件完整性，签字领取；归还时，档案管理员核对文件是否完好，注销借阅记录。（2）电子档案：经审批后，由档案管理员*在系统中开通临时访问权限，借阅人仅可在线查看或（需审批），禁止复制、传播。归还期限：一般档案借阅期限不超过7天，涉密档案不超过3天，确需延期的需重新申请。4.7档案鉴定与销毁鉴定：对保管期限届满的档案（如保管期限为10年的合同、5年的会议纪要等），由档案管理部门牵头，会同业务部门、法务部门*组成鉴定小组，确认是否具有继续保存价值。销毁：对无保存价值的档案，填写《文件销毁审批表》（见模板三），经分管领导审批后，由档案管理员和监销人（2人以上）共同监督销毁；纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（不可恢复）。销毁后，在登记表上注明销毁日期、监销人，签字存档。五、配套管理表格模板模板一：文件归档登记表文件名称文号/编号形成部门形成日期页数密级保管期限归档人归档日期存放位置备注2024年度销售工作总结2024-YW-销售部-005销售部2024-12-2512内部10年张*2025-01-03A3-02-15含附件3份项目合同2024-YW-市场部-012市场部2024-11-0825秘密长期李*2025-01-05B1-01-08合同编号：HT20241108模板二：文件借阅申请表借阅部门借阅人联系方式文件名称及文号借阅用途借阅日期预计归还日期研发部王*56782024-KJ-研发部-003（技术方案）新项目参考2025-03-102025-03-15部门负责人审批意见：档案管理部门审批意见：同意借阅，请按期归还。同意借阅，注意保管。签字：赵*签字：刘*日期：2025-03-10日期：2025-03-10借阅记录：归还日期：归还人：档案管理员签字：2025-03-10王*领取2025-03-14王*刘*模板三：文件销毁审批表文件名称及文号形成部门保管期限鉴定意见销毁理由数量（份/页）销毁方式销毁日期监销人2022年度会议纪要（GL-行政部-001至020）行政部10年已过保管期，无查考价值节省存储空间20份/200页粉碎2025-03-20陈、杨审批部门负责人意见：档案管理部门负责人意见：分管领导意见：同意销毁。同意销毁，按流程执行。同意销毁。签字：孙*签字：刘*签字：周*日期：2025-03-18日期：2025-03-19日期：2025-03-20六、执行关键要点与风险提示6.1归档及时性年度总结、项目验收等重要文档需在事件结束后15个工作日内完成归档；日常文档按月/季度归档，不得拖延。6.2分类准确性文档分类需严格依据“3.2分类规则”，避免混类、错号；跨部门协作形成的文档，由主办部门负责归档，协办部门提供副本。6.3保密管理涉密文件（如商业合同、核心技术资料）需单独存放，借阅需经分管领导*审批，严禁复印、拍照外传；电子涉密文件需加密存储，严禁通过邮箱等非加密渠道传输。6.4电子文档备份电子档案实行“本地备份+异地备份”双机制，本地备份每周1次，异地备份每月1次，备份数据需定期验证可恢复性。6.5定期检查与培训档案管理部门每年组织1次文档管理培训，提升各部门归档规范性；每半年开展1次全公司文档管理自查，重点检查归档完整性、借阅合规性，发觉问题及时整改。6.6责任追究对未按