供应商信息录入与审核管理模板

供应商信息录入与审核管理模板一、适用场景说明新增供应商合作前：首次接洽供应商时，需系统录入其基础信息及资质文件，完成初步审核以纳入候选供应商库；供应商信息变更维护：现有供应商的注册信息、联系方式、资质证书等发生变更时，需通过模板更新并重新审核；年度供应商资质复审：每年定期对合作中供应商的资质有效性、经营状况进行核查，保证持续符合合作要求；战略供应商评估：对重点合作供应商进行深度信息采集（如生产能力、质量体系、财务状况等），为合作决策提供依据。二、操作流程详解（一）信息收集与初步核对责任人：采购专员*操作步骤：向供应商发放《供应商信息资料清单》（含必填项：营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明、联系方式、开户行信息等），要求供应商在3个工作日内提交加盖公章的扫描件及电子版；收集资料后，核对文件完整性：营业执照是否在有效期内、许可证是否与经营范围匹配、信息是否清晰可辨；对缺失或模糊的资料，及时联系供应商补充，保证无遗漏后进入下一环节。（二）信息系统录入责任人：数据录入员*操作步骤：登录企业供应商管理系统，“新增供应商”或“信息变更”模块；按模板字段逐项录入信息（如供应商名称、统一社会信用代码、地址、联系人、资质文件等），保证文字信息准确无误，资质文件需清晰扫描件（PDF格式，单个文件不超过10MB）；录入完成后，系统自动“供应商编号”（规则：年份+两位部门代码+三位流水号，如2024CG001），并同步显示“待审核”状态。（三）部门初审责任人：采购经理*审核重点：基础信息真实性：核对营业执照、法定代表人信息是否与“国家企业信用信息公示系统”公开信息一致；资质文件适用性：检查供应商是否具备合作所需的核心资质（如食品供应商需有《食品生产许可证》，工程类供应商需有相应资质等级证书）；合作匹配度：评估供应商经营范围、生产能力是否与企业当前采购需求匹配。结果处理：审核通过后，系统流转至法务部门；审核不通过的，填写《审核意见表》注明原因，退回采购专员*补充资料或终止流程。（四）跨部门复核责任人：法务专员、财务专员法务复核重点：供应商是否存在法律纠纷（通过裁判文书网、信用中国等渠道核查）；合同条款（如模板合同）是否与供应商信息一致，是否存在法律风险。财务复核重点：供应商财务状况是否稳定（要求提供近1年财务报表或银行资信证明）；开户信息是否准确，避免因账号错误导致付款风险。结果处理：法务、财务均复核通过后，流转至分管领导；任一部门不通过，流程终止并通知采购专员*。（五）最终审批责任人：分管领导*审批内容：综合采购、法务、财务部门意见，确认供应商是否符合合作准入标准；对战略级或大额合作供应商，可要求补充现场考察（如生产车间、仓储条件），考察通过后审批。结果处理：审批通过后，系统更新供应商状态为“合格供应商”，同步至采购、仓库、财务等相关部门；审批不通过的，由采购专员*向供应商反馈结果，资料归档保存1年。（六）信息归档与动态更新责任人：档案管理员*操作步骤：将审批通过的供应商资料（含纸质版盖章件、电子版扫描件）按“供应商编号”分类归档，存放于专用档案柜；在系统中设置“资质到期提醒”功能，对即将到期的资质（如营业执照、许可证）提前30天预警，通知采购专员*联系供应商更新；每年12月组织“供应商信息年度复核”，更新供应商经营状态、合作评价等信息，保证数据动态有效。三、供应商信息登记表模板供应商基本信息项目填写内容备注（示例）供应商全称科技有限公司统一社会信用代码91110108MA0567注册地址北京市海淀区路号大厦5层经营地址同注册地址成立时间年/月/日2015年3月10日注册资本万元（币种）1000万元人民币经营范围技术开发、技术咨询、销售电子产品开户银行中国工商银行北京分行支行银行账号622202020005678资质文件信息资质名称证书编号发证机关有效期至附件（要求）营业执照91110108MA0567北京市海淀区市场监督管理局2025-03-09加盖公章的扫描件（PDF）高新技术企业证书GF20221156北京市科学技术局2024-11-30加盖公章的扫描件（PDF）ISO9001质量管理体系认证0012024Q10012R0M中国质量认证中心2027-01-15加盖公章的扫描件（PDF）合作信息项目填写内容备注合作产品/服务类别智能办公设备、IT运维服务预计合作期限年/月/日至年/月/日2024-07-01至2025-06-30合作历史（如有）合作起始时间、合作项目名称2021-2023年：办公耗材供应主要合作客户（如有）央企A、国企B、上市公司C联系人信息类型姓名*职务联系方式*电子邮箱*主要联系人张*销售总监zhangxxtech备用联系人李*客户经理1395678lixxtech备注说明其他需说明事项||如：供应商为行业TOP10企业，拥有3项发明专利|四、使用要点提示信息真实性核查：录入前务必通过官方渠道（如国家企业信用信息公示系统、国家知识产权局等）核实供应商关键信息，禁止录入虚假或过期资料；资质文件时效性管理：对有效期不足6个月的资质，需在系统中标记“待更新”，并启动供应商资质更新流程，避免因资质过期导致合作中断；信息变更规范：供应商信息变更（如名称、地址、联系人等）需重新提交本模板，按“信息收集-录入-审核”流程更新，禁止直接修改系统已审核数据