采购订单审核与审批流程表

采购订单审核与审批流程表工具说明一、适用范围与应用背景本工具适用于各类企业内部的采购订单管理环节，旨在通过标准化的审核与审批流程，明确各岗位职责，保证采购行为合规、高效，同时有效控制采购成本、降低运营风险。无论是日常办公物料采购、生产原材料采购，还是固定资产采购，均可通过此流程表规范从订单发起至最终生效的全过程，避免因流程混乱导致的重复采购、超预算采购或权责不清等问题。二、流程操作步骤详解1.采购订单发起操作人：采购部专员*操作内容：（1）根据需求部门提交的《采购需求申请表》，核实采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、需求日期等信息，保证与需求一致；（2）在系统中创建采购订单，填写完整订单信息（含供应商信息、采购金额、交付条款、付款方式等），并相关附件（如供应商报价单、采购需求申请表、技术规格书等）；（3）确认信息无误后，提交至需求部门负责人进行审核。输出结果：待审核的采购订单及附件。2.需求部门审核操作人：需求部门负责人*操作内容：（1）核对采购订单中的物品名称、规格、数量是否符合部门实际需求，避免采购与需求不符；（2）检查采购物品的用途是否明确，是否存在重复采购或可替代物品的情况；（3）审核通过后，在流程表中“需求部门审核”栏签字确认，并注明审核意见；若审核不通过，需注明具体原因（如“数量超需求”“规格不符”等）并退回采购部修改。输出结果：审核通过的采购订单（需签字确认）或退回修改的采购订单。3.财务部门审核操作人：财务部主管*操作内容：（1）审核采购订单的预算执行情况：确认本次采购金额是否在部门年度/月度预算范围内，若超预算，需核实是否有预算调整审批手续；（2）审核价格合理性：对比历史采购价格、市场均价或供应商报价，判断单价是否合理，是否存在虚高情况；（3）审核付款条款：确认付款方式、账期是否符合公司财务制度，避免出现提前付款或违规支付条款；（4）审核通过后，在“财务部门审核”栏签字确认；若发觉问题，退回采购部或需求部门调整。输出结果：财务审核意见及签字确认的订单。4.领导审批操作人：根据采购金额分级审批（如：金额≤1万元由采购部经理审批；1万元＜金额≤5万元由分管副总审批；金额＞5万元由总经理*审批）操作内容：（1）根据审批权限，审核采购订单的整体合理性、必要性及对公司运营的影响；（2）重点核查大额采购、战略采购或特殊物品采购的合规性（如是否履行了招投标、比价流程等）；（3）审批通过后，在对应领导审批栏签字；若未通过，注明退回原因（如“暂无采购必要”“流程不合规”等）。输出结果：最终审批意见及领导签字确认的采购订单。5.订单生效与归档操作人：采购部专员*操作内容：（1）收到最终审批通过的采购订单后，在系统中更新订单状态为“已生效”，并将生效订单发送至供应商；（2）同步将纸质版流程表（含各环节签字确认）及电子版订单资料整理归档，保存期限不少于3年；（3）跟踪供应商订单执行情况，保证按时交付，并将交付结果反馈至需求部门及财务部。输出结果：生效的采购订单、完整归档资料。三、采购订单审核与审批流程表模板采购订单基本信息订单编号创建日期采购部门供应商名称供应商联系人联系方式采购物品名称规格型号单位数量单价（元）总金额（元）需求部门用途说明交付日期交付地点付款方式账期（天）审批流程记录流程节点负责人审核/审批意见签字需求部门审核财务部门审核领导审批（1）（≤1万元）领导审批（2）（1-5万元）领导审批（3）（＞5万元）备注（可填写特殊说明，如紧急采购、附件清单等）四、使用过程中的关键要点信息准确性要求：采购订单中的所有信息（物品名称、数量、金额、供应商信息等）必须真实、完整，严禁虚构或漏填关键内容，避免因信息错误导致采购纠纷。审批时限规范：各环节审核人应在收到订单后1-2个工作日内完成审核，特殊情况需延长时限的，需提前告知发起人并说明原因，保证流程高效流转。附件完整性：采购订单发起时，必须附上相关支持性文件（如采购需求申请表、供应商报价单、技术参数等），审核人需核对附件与订单信息的一致性。分级审批执行：严格按照采购金额对应审批权限执行，不得越级审批或简化流程，大额采购需提前进行市场调研或比价，保证采购性价比。特殊情况处理：如遇紧急采购需求，可启动“加急流程”，由需求部门负责人注明“紧急”并签字后，同步抄送财务及分管