企业信息管理制度文件模板

企业信息管理制度通用文件模板一、适用范围与背景企业首次建立信息管理体系时；现有信息管理制度需优化或升级时；业务规模扩大、部门调整后需重新规范信息流转时；为满足合规要求（如数据安全法、个人信息保护法等）时。二、制度实施操作流程（一）制度制定与审批成立专项小组：由企业分管领导担任组长，成员包括信息管理部门负责人、法务部门代表、各核心业务部门负责人，明确职责分工（如信息管理部门负责统筹，法务部门负责合规性审查）。需求调研：通过问卷、访谈等方式收集各部门信息管理痛点（如信息分散、权限混乱、泄露风险等），梳理现有流程缺陷。起草制度：依据调研结果，结合企业实际业务特点，参考《数据安全法》《个人信息保护法》等法规，起草《企业信息管理制度》（含总则、信息分类、职责分工、流程规范、监督考核等章节）。征求意见与修订：将制度草案分发至各部门征求意见，重点审核流程可行性、责任划分清晰度、合规性等，根据反馈修订完善。审批发布：修订稿经专项小组审核后，提交企业主要负责人*审批，通过后以正式文件形式发布，并明确生效日期。（二）管理职责划分信息管理部门：统筹信息管理工作，制定信息标准，维护信息管理系统，监督制度执行，组织信息安全培训。业务部门：负责本部门信息的采集、初步审核、日常维护及合规使用，保证信息真实、准确、及时。法务部门：审核信息管理制度的合规性，监督信息处理活动是否符合法律法规要求，协助处理信息纠纷。保密部门（如设立）：负责信息定密、保密标识管理，监督涉密信息的存储与使用，组织保密检查。全体员工：严格遵守信息管理制度，履行信息保密义务，发觉信息安全隐患及时报告。（三）信息分类与分级分类标准：根据信息来源、性质及用途，将企业信息分为以下类别（可根据企业实际情况调整）：基础信息：企业营业执照、组织机构代码、法定代表人等基础资料；运营信息：生产数据、销售数据、财务报表、采购合同等业务资料；人力资源信息：员工简历、劳动合同、薪酬信息、绩效考核记录等；客户信息：客户名称、联系方式、交易记录等（需特别注意个人信息保护）；知识产权信息：专利、商标、著作权、技术文档等；其他信息：会议纪要、内部通知、外部函件等。分级标准：根据信息重要性及泄露风险，分为三级：一级（公开信息）：可对外公开，如企业宣传资料、公开的联系方式；二级（内部信息）：仅限企业内部使用，如内部通知、运营数据；三级（涉密信息）：仅限特定人员知悉，如未公开的技术方案、高管薪酬、客户核心资料。（四）核心流程规范信息采集采集原则：合法、必要、准确，不得采集与业务无关的信息（尤其涉及个人信息时需取得明确授权）。采集方式：通过业务系统自动采集（如ERP系统）、员工手工填报（如入职信息表）、外部合法获取（如合作伙伴提供的资质文件）等。审核要求：业务部门负责人*对采集信息进行初审，信息管理部门复核，保证信息真实、完整。信息存储存储介质：根据信息级别选择存储方式，一级信息可存储于企业官网或共享服务器，二级信息存储于内部业务系统，三级信息需加密存储于专用涉密设备。存储期限：明确各类信息的保存期限（如财务报表保存10年，员工劳动合同保存至离职后2年），到期需按流程销毁。备份机制：建立“本地+异地”双备份机制，重要数据（如涉密信息）每日备份，备份数据需定期测试恢复有效性。信息使用权限管理：遵循“最小权限”原则，通过信息系统设置角色权限（如普通员工仅可查看本部门信息，部门负责人可查看跨部门协作信息）。使用申请：二级以上信息需填写《信息使用申请表》（见模板表格），经部门负责人及信息管理部门审批后方可使用，涉密信息需经分管领导批准。禁止行为：严禁私自复制、传播、泄露企业信息，严禁将信息用于非工作用途（如商业竞争、个人谋利）。信息传递内部传递：通过企业内部办公系统（如OA、钉钉）加密传递，禁止使用个人邮箱、等非官方渠道传递敏感信息。外部传递：需与接收方签订《保密协议》，明确信息使用范围及保密义务，涉密信息传递需采用加密U盘或专用快递渠道，并全程跟踪。信息销毁销毁条件：超过保存期限、无留存必要或已失效的信息。销毁流程：由信息管理部门提出销毁申请，经法务部门审核、分管领导*批准后，由两人以上共同执行（如纸质信息需使用碎纸机销毁，电子信息需彻底删除并格式化存储介质）。销毁记录：填写《信息销毁记录表》，注明销毁信息名称、类别、数量、时间、执行人等，存档备查。（五）培训与宣贯培训对象：全体员工，重点培训新入职员工、业务骨干及涉密岗位人员。培训内容：信息管理制度核心条款、信息分类分级标准、信息安全操作规范（如密码设置、邮件加密）、泄密案例警示等。培训频率：新员工入职时开展岗前培训，每年组织1-2次全员复训，制度修订后开展专项培训。效果评估：通过考试、问卷或实操考核评估培训效果，不合格者需重新培训。（六）监督与改进日常监督：信息管理部门定期检查信息系统日志（如登录记录、数据访问记录），业务部门每月自查本部门信息管理情况，发觉问题及时整改。专项检查：每季度由信息管理部门牵头，联合法务、保密部门开展信息安全检查，重点检查信息存储、权限管理、保密措施等落实情况。考核机制：将信息管理纳入部门及员工绩效考核，对严格执行制度的部门/个人给予表彰，对违规行为（如信息泄露、未按规定存储）视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分。持续改进：每年年底对制度执行情况进行总结评估，结合业务发展及法规更新，修订完善制度内容，保证制度适用性。三、配套管理表格示例表1：企业信息分类与分级表信息类别子类示例信息级别定义说明管理部门基础信息企业营业执照一级可对外公开的企业法定资质文件行政部运营信息年度财务报表二级反映企业年度经营状况的内部数据财务部人力资源信息员工薪酬明细三级涉及员工个人隐私的薪资数据人力资源部客户信息客户核心交易数据三级客户与企业合作的关键商业信息销售部知识产权信息未公开技术方案三级尚未申请专利的企业核心技术资料研发部表2：信息采集与维护记录表信息名称采集部门采集人采集时间更新频率维护人最近维护时间维护记录（如“更新客户联系方式”）供应商资质信息采购部*2024-05-01每年1次*2024-05-01新增3家供应商资质文件产品库存数据仓储部*每日更新实时*2024-05-10更新A产品库存量至500件表3：信息内部使用申请表申请人部门申请时间申请信息名称及范围使用目的使用期限*市场部2024-05-102023年度销售数据（全国）制定2024年营销计划2024-05-31部门负责人审批：*信息管理部门审批：*分管领导审批（三级信息）：*同意同意同意表4：信息安全季度检查表检查项目检查标准检查方法检查结果（合格/不合格）整改措施负责人完成时限信息存储介质管理涉密信息加密存储检查服务器加密设置合格无*-用户权限管理员工离职后权限及时回收核对系统离职人员权限列表不合格（*离职未回收权限）立即回收*系统权限*2024-05-15信息备份重要数据每日异地备份检查备份日志合格无*-四、执行关键要点提示合规优先：严格遵循《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，保证信息采集、存储、使用等环节合法合规，尤其注意客户个人信息（如证件号码号、联系方式）的授权与保护。动态调整：企业业务发展、组织架构调整或法规更新时，需及时修订信息管理制度，避免制度与实际操作脱节。责任到人：明确各部门及岗位的信息管