2025年卫生院药品采购供应管理制度

2025年卫生院药品采购供应管理制度为规范卫生院药品采购供应管理，保障药品质量安全与临床用药需求，结合《中华人民共和国药品管理法》《医疗机构药事管理规定》等相关法规要求，制定本制度。本制度适用于卫生院所有临床、预防、保健等业务所需药品（含中药饮片、生物制品、化学药品、中成药等，下同）的采购、验收、储存、供应及质量监控全流程管理。一、采购计划管理（一）计划制定依据。药品采购计划须以国家基本药物目录、省级增补目录及本机构《临床用药目录》为基础，结合上年度同期药品使用量、临床科室需求动态、库存周转情况（常规药品库存周期控制在30-45天，急救药品库存周期不超过15天）及疾病流行趋势等因素综合制定。特殊管理药品（麻醉药品、第一类精神药品、医疗用毒性药品等）采购计划须单独编制，严格执行“按需采购、总量控制”原则。（二）计划申报流程。临床科室于每月25日前通过医院信息管理系统（HIS）提交下月药品需求清单，注明药品通用名称、剂型、规格、预计使用量及临床特殊需求（如缓控释制剂、儿童专用剂型等）。药学部门汇总科室需求后，结合库存动态生成初步采购计划，经药事管理与药物治疗学委员会（以下简称“药事会”）审核，重点核查计划药品是否在《临床用药目录》内、是否存在重复采购或超量采购情形，审核通过后提交院长办公会审批。急救药品、临时新增药品（如突发公共卫生事件所需药品）可启动紧急采购程序，由临床科室负责人签字确认需求，药学部门负责人审批后24小时内完成计划备案。（三）计划调整机制。已审批采购计划原则上不予调整，因临床需求变更、药品停产或库存异常（如近效期药品超库存总量10%）需调整的，由药学部门提出调整申请，经药事会半数以上成员同意后执行，调整记录留存备查。二、供应商管理（一）准入管理。卫生院药品供应商须具备《药品经营许可证》《药品生产许可证》（生产企业直接配送时）及《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP），配送范围覆盖本机构所在区域。优先选择纳入省级药品集中采购平台的中标（入围）企业，鼓励与配送网络健全、信息化程度高、售后服务完善的供应商建立长期合作关系。新供应商准入需提交以下材料：企业资质证明文件（加盖公章）、质量保证协议（明确药品质量责任、退换货条款、不良反应报告义务等）、配送服务承诺（含配送时效、紧急订单响应时间等）。药学部门联合后勤、审计部门对供应商资质及履约能力进行现场核查，形成评估报告，经药事会审议通过后纳入《合格供应商名录》。（二）动态评估。建立供应商年度综合评价体系，评估指标包括：药品质量合格率（≥99.5%）、配送及时率（常规订单48小时内送达，急救订单2小时内送达）、票据合规率（随货同行单、发票与实物信息一致率100%）、售后服务响应速度（质量问题反馈后24小时内处理）、价格合规性（不高于省级集中采购平台挂网价）。每年12月由药学部门牵头，组织临床、财务、审计等部门进行综合评分，评分低于80分的供应商列为警示级，限期3个月整改；连续两次评分低于70分或发生重大质量事故（如供应假药、劣药）的供应商，直接从《合格供应商名录》中剔除，3年内不得参与本机构采购。（三）合作管理。与供应商签订书面采购合同，明确药品品种、规格、数量、价格、质量标准、配送方式、结算周期（最长不超过60日）及违约责任。合同期满前30日，双方可根据年度评估结果协商续签或终止合作。三、采购执行管理（一）采购方式。基本药物、国家组织集中采购中选药品及省级集中采购药品严格通过省级药品集中采购平台执行网上采购；未纳入集中采购的药品（如中药饮片、部分专科用药）可通过平台外采购，但须从《合格供应商名录》中选择供应商，采购价格不得高于本区域同级医疗机构近期采购均价。（二）采购实施。药学部门根据审批后的采购计划，通过采购平台或书面订单向供应商发送采购需求，订单须注明药品通用名称、剂型、规格、生产企业、数量、交货时间及地点。供应商须在收到订单后24小时内确认，逾期未确认的视为无法履约，需及时更换备选供应商。采购过程中严禁采购未标注生产批号、有效期或包装不符合规定的药品，禁止采购无药品批准文号（中药饮片除外）的药品。（三）价格管理。严格执行药品价格公示制度，在药房窗口及医院官网（如有）公示常用药品采购价格及零售价格，接受患者及社会监督。采购价格若因政策调整或市场波动需变更的，供应商须提前15日提供价格调整依据（如省级价格联动文件、生产企业调价函），经药学部门审核、分管院长批准后执行，调价信息同步更新至医院信息系统。四、验收与储存管理（一）验收流程。药品到货后，由药学部门指定2名以上验收人员（其中1名为药师）共同验收。验收内容包括：核对随货同行单与采购订单信息（药品名称、规格、数量、生产企业、批号、有效期）是否一致；检查药品包装、标签、说明书是否符合规定（特殊管理药品须核对电子监管码）；查验药品合格证明文件（如检验报告书，生物制品须提供《生物制品批签发合格证》）；对冷链药品（如疫苗、胰岛素）核查运输过程温度记录（冷藏药品运输温度应保持2-8℃，冷冻药品应保持-20℃以下），不符合温度要求的拒绝接收。验收合格后，验收人员在随货同行单上签字确认，系统录入验收信息（包括验收时间、验收人、质量状况等）；验收不合格的药品单独存放于不合格品区，24小时内通知供应商处理，相关记录留存3年。（二）储存管理。药品储存区域分为合格区、待验区、不合格区、退货区，分区标识清晰。常温库温度控制在10-30℃，阴凉库≤20℃，冷库2-8℃，各库区相对湿度保持35%-75%。特殊管理药品须存放于专用保险柜（麻精药品）或专柜（医疗用毒性药品），实行双人双锁管理，出入库记录详细登记（包括日期、数量、批号、使用科室、领用人）。中药饮片按炮制规格、毒性等级分库（柜）存放，易虫蛀、霉变饮片定期检查并采取养护措施（如熏蒸、晾晒）。（三）库存管理。建立药品电子台账，实时更新库存数量、批号、有效期等信息。每月25日进行全面盘点，账物相符率须≥99%；发现账物不符的，立即启动核查程序，查明原因并形成书面报告。近效期药品（距有效期6个月内）设置预警提示，通过调整采购计划、优先发放等方式加速使用；距有效期3个月内仍未使用的近效期药品，联系供应商协商退换，退换记录留存备查。五、供应与使用管理（一）药品发放。临床科室领药须由专人凭经科室负责人签字的领药单领取，药学部门发药时核对领药单与系统信息（药品名称、规格、数量、批号），确认无误后发放。发放过程遵循“先进先出、近效期先出”原则，避免药品过期失效。特殊管理药品发放须执行“五专”制度（专人负责、专柜加锁、专用账册、专用处方、专册登记），麻醉药品、第一类精神药品发放时须双人核对并签字。（二）临床使用监管。药学部门定期对临床科室药品使用情况进行抽查，重点检查药品储存条件（如病房急救药品是否按要求冷藏）、有效期管理（是否存在过期药品）及使用记录（是否规范登记）。发现科室自行采购药品、使用过期药品或违规储存药品的，立即暂停该科室领药权限，由医务部门对相关责任人进行处理。（三）质量问题处理。临床使用中发现药品质量问题（如变质、包装破损、疗效异常），须立即停止使用，保留剩余药品及原包装，2小时内报告药学部门。药学部门收到报告后，30分钟内到达现场核查，确认存在质量问题的，立即通知供应商召回同批号药品，同时向当地药品监督管理部门报告。涉及不良反应的，按《药品不良反应报告和监测管理办法》要求，通过国家药品不良反应监测系统上报。六、质量监控与追溯管理（一）质量管理制度。药事会每季度召开药品质量分析会，汇总本季度药品采购、验收、使用环节的质量问题，分析原因并制定改进措施。药学部门每月开展药品质量自查，检查内容包括供应商资质文件更新情况、验收记录完整性、储存条件达标率等，自查结果形成报告提交分管院长。（二）全程追溯体系。依托医院信息系统，建立药品追溯数据库，覆盖采购订单、验收记录、储存位置、发放去向、使用科室全流程信息。药品追溯信息保存至药品有效期满后3年，特殊管理药品追溯信息保存至药品最后一次使用后5年。患者可通过医院自助查询机或电子病历系统查询所取药品的生产企业、批号、有效期等信息。七、信息化支撑与档案管理（一）信息化系统建设。配备专用药品管理信息系统，与医院HIS、省级采购平台数据互联互通，实现采购计划自动生成、库存动态预警（库存低于最低警戒线时自动提醒）、效期管理自动提示（距有效期6个月时黄色预警，3个月时红色预警）等功能。系统用户权限分级设置（药学部门负责人、采购员、验收员、库管员权限不同），操作日志自动记录并保存5年。（二）档案管理。药品采购供应相关档案（包括供应商资质文件、采购合同、验收记录、库存盘点表、质量问题处理记录等）实行电子化与纸质版双备份。纸质档案按年度分类归档，保存期限不少于5年；电子档案存储于专用服务器，定期进行数据备份，确保档案可追溯、不可篡改。八、责任追究（一）药学部门负责人对药品采购供应全程负管理责任，采购员、验收员、库管员等岗位人员按职责分工承担直接责任。（二）有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效、调离岗位等处理；造成药品