费用申请审批标准及材料清单表格

费用申请审批标准及材料清单表格使用指南一、适用范围与常见申请类型本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织内部员工因工作需要开展业务活动时，申请费用支出的标准化流程管理。常见申请类型包括但不限于：日常办公类：办公用品采购、设备维修、通讯费、快递费等；差旅类：因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；业务招待类：客户接待、商务洽谈、行业会议等发生的餐饮费、场地费等；市场推广类：展会参展、广告宣传、物料制作等费用；其他专项类：培训费、研发费、项目调研费等需专项审批的费用。二、费用申请全流程操作指引（一）第一步：明确申请事由与费用类型确认业务必要性：根据工作计划或实际业务需求，确定费用支出是否与工作直接相关（如：差旅需附出差审批单，业务招待需附来访客户信息及洽谈事由）。划分费用类型：参照单位《费用管理制度》将费用归类至上述常见类型，避免跨类型混报（如：将个人餐费混入业务招待费）。（二）第二步：准备申请材料清单根据费用类型，提前准备以下基础材料（特殊类型需额外补充，具体见下文“模板表格”中“附件清单”列）：基础材料（所有类型均需）：《费用申请审批表》（填写完整，含申请人、部门、事由、金额等信息）；费用原始凭证（如发票、收据，需注明“费用申请附件”并加盖申请人章）；费用明细清单（如：办公用品需列明品名、数量、单价、用途；差旅需列明行程、天数、标准等）。专项材料（按需补充）：差旅类：《出差审批单》（注明出差地点、天数、交通工具标准）；业务招待类：《客户来访登记表》（含客户单位、姓名、职务、洽谈事由）；市场推广类：《活动方案审批表》（含活动目的、预算、执行计划）；大额支出（≥5000元）：《费用可行性说明》（需简述支出必要性及性价比分析）。（三）第三步：填写《费用申请审批表》基础信息填写：申请人：填写本人姓名、所属部门、工号、联系方式；申请日期：填写提交申请的当日日期；费用类型：勾选对应类型（如“日常办公”“差旅”等）；费用总金额：大写与小写金额需一致（如：人民币伍仟元整¥5,000.00）。费用明细填写：按实际支出项逐行填写（如：交通费、住宿费、材料费等），注明“用途”“日期”“金额”“备注”（如：高铁票需注明“北京-上海，商务座”）；若为多项费用合并申请，需分类汇总并附明细清单作为附件。事由说明：简述费用支出的业务背景、目的及预期成果（如：“为跟进项目客户，需进行现场调研，产生交通费及住宿费”）。（四）第四步：提交审批与材料流转内部审核：申请人将填写完整的《费用申请审批表》及附件材料提交至部门负责人*，部门负责人需在2个工作日内审核费用合理性（如：是否符合部门预算、是否超标准），并在“部门负责人审批”栏签字确认。财务审核：部门审核通过后，材料流转至财务部门*，财务专员审核：原始凭证合规性（发票抬头、税号是否正确，有无涂改）；费用是否符合单位标准（如：差旅住宿费是否超地区限额，招待费是否超年度预算）；附件材料是否齐全（如：大额支出是否附《可行性说明》）。审核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字；若不通过，注明原因并退回申请人修改。最终审批：财务审核通过后，根据费用金额分级审批：金额≤5000元：由分管领导*审批，在“分管领导审批”栏签字；金额＞5000元：需提交至总经理*审批，在“总经理审批”栏签字。（五）第五步：审批结果反馈与费用报销结果通知：审批完成后，由行政部或财务部通过OA系统/邮件通知申请人审批结果（通过/驳回），驳回需注明原因。费用报销：审批通过后，申请人需在5个工作日内将原始凭证粘贴至《费用报销单》，附《费用申请审批表》复印件，提交至财务部*；财务部*审核无误后，按单位财务制度安排报销（如：3个工作日内支付至员工工资卡/对公账户）。三、费用申请审批表模板（含材料清单）费用申请审批表基础信息内容申请人*所属部门*工号*申请日期年月*日费用类型□日常办公□差旅□业务招待□市场推广□其他（请注明：______）费用总金额大写：_________________________小写：¥_________________________费用所属项目若涉及项目，填写项目名称/编号：_________________________费用明细用途日期金额（元）备注（如：高铁票、发票号等）1.年月*日2.年月*日3.年月*日……………合计--事由说明|（简述支出背景、目的及预期成果，不少于50字）_______________________________________________________________________|

|_______________________________________________________________________|

|_______________________________________________________________________|附件清单|□原始发票/收据（______张）□费用明细清单□出差审批单□客户来访登记表□活动方案审批表□可行性说明□其他：______|审批流程|部门负责人：___________（签字）日期：___________财务审核：___________（签字）日期：___________分管领导（≤5000元）：___________（签字）日期：___________总经理（＞5000元）：___________（签字）日期：___________行政部/财务部存档：___________（签字）日期：___________|四、关键注意事项与常见问题规避（一）材料真实性要求所有原始凭证需真实有效，禁止伪造、变造发票或虚报费用（如：将个人消费发票混入公务报销），一经发觉将按单位《奖惩制度》处理，情节严重者追究法律责任。费用明细需与实际业务一致，如：办公用品采购清单需与实际入库记录匹配，差旅行程需与出差审批单一致。（二）审批时限与标准审批时限：部门负责人审核2个工作日，财务审核3个工作日，分管领导/总经理审批2个工作日（特殊情况需延长需提前告知申请人）。费用标准：严格参照单位《费用管理制度》执行（如：一线城市住宿费标准≤500元/晚，业务招待费人均≤200元/次），超标准部分需提交《超标说明》并经总经理特批。（三）附件规范发票需为增值税普通发票/专用发票，抬头为单位全称，税号准确，且需在发票备注栏注明“费用申请附件+申请人姓名”。电子发票需打印纸质版并加盖“已报销”章，避免重复报销（同一张电子发票仅能使用一次）。（四）特殊情况处理紧急费用：如遇突发业务（如：客户临时来访需产生招待费），可先通过电话向部门负责人及分管领导申请，事后1个工作日内补填《费用申请审批表》并提交材料。跨部门费用：涉及多部门合作的费用，需由牵头部门发起申请，并附各部门分摊说明（需各部门负责人签字确认）。（五）常见问题规避问题1：附件遗漏导致审批退回。规避：提交前对照“附件清单”逐项核对，保证材料齐全（如：差旅类忘