合同条款审核标准化流程

合同条款审核标准化流程工具模板一、适用场景与价值本标准化流程适用于企业法务部门、业务部门及第三方服务机构对各类合同（如采购合同、服务合同、销售合同、合作协议等）的条款审核工作。通过统一审核标准、规范操作步骤，可有效降低合同法律风险，保证条款合规性，提升跨部门协作效率，为合同签署及履行提供坚实保障。二、标准化操作流程步骤1：审核前置准备——明确审核基础要素操作内容：收集合同文本及附件（如技术协议、补充协议、招投标文件等），确认合同版本是否为最终版，避免审核过程中版本混淆。明确合同类型（如买卖、服务、租赁等）及核心交易目的，结合业务场景确定审核重点（如采购合同侧重交付验收条款，服务合同侧重服务标准与保密条款）。组建审核小组：至少包含业务负责人（确认需求匹配度）、法务专员（审核法律合规性）、财务人员（审核价款支付条款），必要时邀请技术专家参与专项条款审核。责任人：业务部门发起人、法务部门牵头人输出物：《合同审核任务清单》（含合同类型、核心需求、审核小组分工）步骤2：主体资格与基础信息审核——锁定签约主体合法性操作内容：主体资格审核：核查签约方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否覆盖合同业务）、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑施工资质等），避免无资质经营。签约代表审核：确认签约人是否为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书，载明授权范围、权限期限及委托人签字盖章）。基础信息核对：检查合同双方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等信息与营业执照是否一致，避免因名称错误导致合同无效。责任人：法务专员、业务部门助理输出物：《主体资格审核表》（含营业执照信息、资质核查结果、授权代表信息）步骤3：核心条款逐项审核——聚焦关键条款合规性操作内容：标的条款：明确标的名称、规格、型号、数量等细节，避免模糊表述（如“一批货物”需明确规格参数）。价款与支付条款：价款金额、计价单位、货币种类需清晰；支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如“验收合格后30日内”）需明确，避免“分期支付”未约定具体比例。履行期限与方式：履行起始/截止时间、地点、交付方式（如上门提货、物流配送）需具体，避免“尽快”“合理时间内”等歧义表述。违约责任条款：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围，避免约定“承担一切损失”等无明确标准的条款。知识产权与保密条款：涉及技术/专利的合同，需明确知识产权归属及使用权限；保密条款需明保证密范围、期限及违约责任，避免商业秘密泄露风险。争议解决条款：优先约定企业所在地或合同履行地有管辖权的人民法院诉讼，或选择明确仲裁机构（如“北京仲裁委员会”），避免“由甲方所在地法院管辖”中“甲方”指向不明。责任人：法务专员、业务负责人、技术专家（如涉及技术条款）输出物：《核心条款审核记录表》（含条款编号、审核要点、问题点、修改建议）步骤4：风险综合评估与分级——量化风险等级操作内容：风险识别：结合审核结果，梳理合同潜在风险点（如法律合规风险、商业履约风险、财务支付风险）。风险分级：按高、中、低三级划分风险等级——高风险：条款违反法律法规（如约定“霸王条款”）、主体无资质、核心条款缺失；中风险：条款表述歧义、违约责任不明确、争议解决方式不清晰；低风险：非核心信息笔误、格式条款需优化。制定应对措施：针对高风险条款，要求业务部门与对方重新协商；中风险条款需限期修改；低风险条款可酌情调整或备注说明。责任人：法务部门负责人、审核小组组长输出物：《合同风险评估表》（含风险点、风险等级、应对措施、责任部门）步骤5：多轮复核与意见反馈——保证审核闭环操作内容：法务复核：法务专员汇总审核意见，形成《合同审核意见书》，标注修改条款及理由，反馈至业务部门。业务部门确认：业务部门对接对方协商修改，反馈修改结果至法务部门，确认是否通过审核。管理层审批：重大合同（如金额超100万元或涉及核心业务）需提交企业管理层（如总经理、法务总监）最终审批，签署《合同审批单》。责任人：法务专员、业务部门负责人、管理层输出物：《合同审核意见书》《合同审批单》步骤6：审核结果输出与归档——留存审核痕迹操作内容：输出最终版审核意见：通过审核的合同，标注“审核通过”及版本号；未通过的合同，注明“未通过原因”及修改要求。归档管理：将合同文本、审核记录、审批单等资料整理归档，保存期限不少于合同履行期满后5年，电子档案需加密存储。责任人：法务部门档案管理员、业务部门输出物：《合同审核档案目录》（含合同编号、归档日期、资料清单）三、核心工具模板模板1：合同条款审核清单合同编号审核条款类别审核要点审核标准审核结果（通过/不通过）修改建议XXX-2024-001主体资格签约方营业执照有效性在有效期内，经营范围覆盖业务通过无XXX-2024-001价款支付支付节点约定明确“验收合格后30日内支付”不通过原文“验收后支付”，修改为“验收合格后30日内支付”XXX-2024-001违约责任逾期付款违约金约定日万分之五，不超过实际损失通过无模板2：合同风险评估表风险点风险等级（高/中/低）影响程度（重大/一般/轻微）应对措施责任部门完成时限约定“争议由甲方所在地法院管辖”，未明确甲方具体地址中一般要求对方补充甲方注册地址信息业务部门2024-XX-XX未约定质量异议期限高重大增加“买方需在收货后15日内提出质量异议”条款法务部门2024-XX-XX模板3：合同审核意见书合同基本信息：合同名称：《XX设备采购合同》合同编号：XXX-2024-001审核人：*（法务专员）审核日期：2024年XX月XX日审核意见汇总：通过条款：主体资格、标的规格、价款金额等条款符合要求。修改条款：第3.2条“支付方式”原文为“分期支付”，建议修改为“分三期支付，分别为合同签订后7日内支付30%、交付验收合格后支付60%、质保期满后支付10%”。第5.1条“违约责任”需增加“因质量问题导致退货的，卖方需承担退货运费及重新检测费用”。审核结论：待上述条款修改后，审核通过。反馈部门：业务一部修改反馈截止日期：2024年XX月XX日四、关键注意事项与风险规避条款表述需明确无歧义：避免使用“大约”“尽快”“合理”等模糊词汇，关键信息（如时间、金额、数量）需量化，例如“30日内”“人民币10万元整”。主体资格动态核查：若签约方为分支机构，需核实其总部的授权文件；若涉及特殊行业（如医药、金融），需确认其是否取得行业主管部门批准或许可。优先保护企业核心利益：在违约责任、知识产权、保密条款等核心内容上，需平衡双方权利义务，避免过度偏向对方，例如“单方解除权”的触发条件