国网档案信息管理系统使用教程

国网档案信息管理系统使用教程国网档案信息管理系统是支撑公司档案规范化管理、高效利用的核心工具，涵盖档案录入、查询、借阅、归档等全流程管理功能。本教程将从系统登录、功能操作到常见问题处理，为您提供清晰的使用指引，助力提升档案管理工作质效。一、系统登录指引（一）访问入口通过公司内网访问指定地址（由系统管理员统一发布），进入系统登录界面。界面支持账号密码登录与CA证书登录两种方式（具体启用方式以单位配置为准）。（二）登录操作账号密码登录：在登录框输入分配的账号（通常为工号或专属账号）、密码（首次登录后建议修改密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不低于8位），点击【登录】按钮。CA证书登录：插入CA证书U盾，点击【CA登录】，系统将自动识别证书信息完成身份验证。（三）登录注意事项若连续多次登录失败，账号将临时锁定（锁定时长以单位设置为准），请联系系统管理员解锁或重置密码。登录后请及时完善个人信息（如联系方式），便于接收系统通知（如借阅审批、档案到期提醒等）。二、系统界面与功能模块登录成功后，主界面分为导航栏（左侧）、功能操作区（中间）、信息提示区（右侧）三部分：（一）导航栏功能左侧导航栏按功能模块分类，包含「档案录入」「档案查询」「借阅管理」「归档管理」「系统设置」等核心模块，点击模块名称可展开子菜单，选择具体功能项进入操作界面。（二）功能操作区以「档案录入」模块为例，进入后将呈现表单填写界面，包含档案基本信息（如档案编号、名称、类别、形成时间、保管期限等）、附件上传区域、提交/保存按钮等。界面字段旁带「\*」标识的为必填项，需准确填写。三、核心功能操作指南（一）档案录入与提交1.新建档案点击左侧导航栏「档案录入」→「新建档案」，进入录入界面：基本信息填写：依次填写档案编号（系统支持自动生成或手动录入，需确保唯一性）、档案名称、所属类别（如“文书档案”“科技档案”等，下拉菜单选择）、形成时间（格式为“YYYY-MM-DD”）、保管期限（如“永久”“30年”“10年”，按档案属性选择）等必填项。附件上传：点击「上传附件」按钮，选择本地文件（支持PDF、Word、图片等格式，单文件大小不超过规定值，具体以系统提示为准），可批量上传或单个添加。上传后可预览、重命名或删除文件。保存与提交：填写完成后，点击「保存草稿」可暂存信息（后续可在「草稿箱」中继续编辑）；点击「提交审核」则将档案提交至管理员处，等待审核通过后正式归档。2.审核状态查看提交后的档案可在「档案录入」→「我的提交」中查看状态（如“审核中”“已通过”“已驳回”）。若被驳回，可点击「查看反馈」了解原因，修改后重新提交。（二）档案查询与利用1.快速查询在系统首页或「档案查询」模块的搜索框中，输入档案编号、名称关键词，点击「查询」即可获取匹配结果。支持模糊查询（如输入“会议”可检索所有含“会议”的档案）。2.高级查询点击「高级查询」，可通过多条件组合筛选档案（如选择档案类别、时间范围、保管期限、形成部门等），点击「查询」后，结果将按时间或编号排序展示。3.查询结果处理详情查看：点击档案条目，可查看档案基本信息、附件内容（支持在线预览，如PDF、图片等）。导出/打印：在查询结果列表上方，点击「导出Excel」可生成档案信息表；点击「打印」可输出档案详情（需连接打印机）。收藏查询：若需重复使用某组查询条件，可点击「保存查询条件」，命名后下次可直接调用。（三）档案借阅管理1.借阅申请点击「借阅管理」→「借阅申请」，填写借阅信息：选择需借阅的档案（可通过搜索或查询结果勾选）、借阅人（默认当前登录账号，可修改为他人需注明权限）、借阅起止时间、借阅用途（简要说明）。点击「提交申请」，系统将自动流转至档案管理员处审批（可在「我的申请」中查看审批进度）。2.借阅审批（管理员端）管理员进入「借阅管理」→「待审批」，可查看申请详情，点击「通过」或「驳回」（驳回需填写理由）。审批通过后，借阅人将收到系统通知（短信或站内信）。3.借阅归还借阅到期前，系统将推送提醒。借阅人需在「借阅管理」→「我的借阅」中点击「归还登记」，填写实际归还时间；若需续借，可点击「续借申请」，经管理员审批后延长借阅期限。（四）档案归档管理1.到期档案筛选点击「归档管理」→「到期档案」，系统将自动筛选保管期限到期的档案（可通过时间范围、类别等条件二次筛选）。2.归档操作勾选需归档的档案，点击「批量归档」，确认档案信息无误后提交。归档后，档案状态将更新为“已归档”，仅支持查询，不可修改（如需修改需联系管理员申请解锁）。四、系统设置与个性化配置（一）个人信息维护点击右上角头像→「个人中心」，可修改登录密码（需验证原密码）、更新联系方式、上传头像等。（二）权限与参数管理（管理员专属）权限分配：进入「系统设置」→「权限管理」，可为用户分配角色（如“档案管理员”“普通用户”），设置各角色的操作权限（如是否允许录入、删除档案）。系统参数配置：在「系统设置」→「参数管理」中，可维护档案类别、保管期限选项、附件大小限制等基础参数（需谨慎操作，建议由专人负责）。五、常见问题与解决方案（一）登录失败现象：提示“账号或密码错误”/“证书无效”。解决：核对账号密码（注意大小写），联系管理员重置密码；CA登录需确认U盾已插好、驱动正常，尝试重新插拔。（二）附件上传失败现象：提示“文件格式不支持”/“文件过大”。解决：检查文件格式（仅支持PDF、Word、图片等），压缩文件大小（如拆分大文件），或联系管理员调整系统附件大小限制。（三）查询无结果现象：输入条件后无匹配档案。解决：检查查询条件（如时间范围是否正确、关键词是否准确），确认是否有档案查看权限（联系管理员核实权限）。（四）系统卡顿/加载缓慢解决：清理浏览器缓存（按Ctrl+Shift+Delete），换用谷歌/Edge浏览器，或联系信息部门检查内网网络。六、使用建议与注意事项1.档案录入需确保信息真实、完整，附件清晰可辨，避免因信息错误导致审核驳回。2.借阅档案需按时归还，逾期将影响个人借阅权限，重要档案借阅需经上级审批。3.定期备份个人重要操作（如档案