外贸公司客户订单管理系统操作手册

外贸公司客户订单管理系统操作手册一、系统概述本系统聚焦外贸订单全生命周期管理，覆盖“客户洽谈—订单创建—合同审批—采购生产—物流报关—结算归档”全流程，通过标准化操作减少人为失误，提升订单处理效率与数据追溯能力。系统支持多角色协同（业务员、审核员、财务、仓储/物流岗），各角色权限独立且流程闭环，确保业务合规性。二、系统登录与初始化1.账号登录访问路径：打开浏览器输入系统专属网址（由IT部门提供），进入登录界面。操作步骤：1.输入账号（员工工号/邮箱）、密码（首次登录为初始密码，需登录后修改）；2.按需输入验证码（若开启），点击【登录】。权限说明：业务员：创建、编辑订单，跟踪执行进度；审核员：审批订单/合同，驳回需注明原因；财务岗：处理结算、发票，查看成本利润；仓储/物流岗：更新发货、物流状态，上传提单。2.首次登录设置登录后系统自动跳转至【个人中心】，需完成：1.修改初始密码（长度≥8位，含字母+数字）；2.完善个人信息（姓名、岗位、联系方式）；3.订阅系统提醒（订单待办、汇率变动等，支持邮件/短信）。三、订单全流程操作指南1.新建订单入口：左侧导航栏【订单管理】→【新建订单】。填写要点：客户信息：选择已有客户（从客户库关联）或新增（填写公司名、联系人、国别、付款方式）；产品明细：从产品库选择（含编码、名称、规格、单价），手动输入需校验HS编码、退税税率；贸易条款：明确FOB/CIF/EXW等，自动带出港口、运费模板；附加信息：备注特殊要求（如唛头、质检标准），上传合同扫描件。注意事项：汇率需选择下单日或约定结算日（系统支持实时汇率抓取或手动录入）；产品数量需与客户PO（采购订单）严格一致，避免溢短装纠纷。2.订单审核流转逻辑：业务员提交后，系统自动推送至对应审核员（按客户等级/订单金额分级审核）。审核操作：审核员登录后，【待办事项】中查看订单，重点核对：客户信用额度（超限时需触发风控流程）；价格合理性（与历史订单/市场价比对）；贸易条款合规性（如进口国清关要求）。审核通过：点击【通过】，订单进入“执行中”；驳回修改：点击【驳回】，填写驳回原因（如“价格未含保险费”“客户付款方式需确认”），订单退回业务员编辑。3.执行阶段管理（1）采购与生产采购触发：订单审核通过后，若需采购原料/成品，点击【生成采购单】，系统自动关联产品库供应商信息，生成采购PO（可导出PDF发送供应商）。生产跟踪：若为自主生产，点击【生产排期】，填写预计开工/完工日期，生产岗每日更新进度（如“备料中”“生产中”“质检通过”），业务员可实时查看。（2）物流与报关物流选择：点击【物流管理】，选择合作货代（系统预设常用货代报价/时效），或新增货代（需审核资质）。报关操作：系统自动生成报关单（关联订单产品HS编码、数量、货值）；上传商业发票、装箱单、报关委托书，提交货代或报关行；跟踪报关状态（“报关中”“放行”“已装船”），异常时（如查验）需上传查验通知书，更新处理进度。（3）单证制作点击【单证中心】，系统根据订单信息生成：商业发票（自动带客户/产品信息，需核对金额、唛头）；装箱单（按实际装箱数量填写，支持多箱拆分）；提单确认（与货代核对船名、航次、柜号，确认后锁定提单信息）；产地证、保险单等（按需选择模板，自动填充数据）。4.订单收尾：结算与归档（1）结算管理财务岗点击【结算】，核对：客户回款（银行水单上传，系统自动匹配订单金额）；供应商付款（关联采购单，核对发票与付款金额）；费用核销（运费、报关费、保险费等，需上传发票）。结算完成后，系统生成利润报表（收入-成本-费用），支持按订单/客户/时间段统计。（2）订单归档订单完成（客户签收/尾款到账）后，点击【归档】，系统自动归档至“历史订单”，支持按年份/客户/产品检索。归档前需确认：所有单证已齐全、物流状态为“已签收”、财务已结算。四、数据管理与分析1.订单查询与筛选入口：【订单管理】→【订单查询】，支持按：状态（新建、审核中、执行中、已完成、已归档）；客户/产品关键词；时间范围（今日/本周/本月/自定义）。高级筛选：可组合“付款方式=信用证”“贸易条款=CIF”等条件，快速定位目标订单。2.统计报表【报表中心】提供三类报表：销售报表：按客户/业务员统计销售额、订单量，支持环比/同比分析；利润分析：按订单/产品维度展示毛利、净利率，识别高利润产品线；客户分析：统计客户复购率、平均订单金额，标注重点客户（年采购超百万）。3.数据导出与备份支持将订单列表、报表导出为Excel/PDF，操作：查询结果页→【导出】→选择格式。系统每日自动备份数据（存储于企业云服务器），管理员可手动触发备份（路径：【系统设置】→【数据备份】）。五、系统设置与维护1.用户与权限管理管理员入口：【系统设置】→【用户管理】，可：新增用户（填写工号、岗位、权限组，初始密码需线下告知）；调整权限（如业务员临时需查看财务数据，可临时开放权限）；冻结离职账号（防止信息泄露，需同步删除系统登录权限）。2.基础信息维护产品库：【基础数据】→【产品管理】，新增/编辑产品（含HS编码、退税税率、采购价、外销价），支持批量导入（Excel模板）。客户库：【基础数据】→【客户管理】，维护客户信息（国别、付款方式、信用额度），自动关联历史订单。贸易术语库：预设FOB/CIF/EXW等术语的港口、费用划分规则，支持自定义补充（如特殊贸易区条款）。3.系统参数设置汇率管理：【系统设置】→【汇率】，可手动更新或开启“实时抓取”（对接第三方汇率API）。提醒设置：调整订单待办、汇率变动、客户回款的提醒频率（即时/每日汇总）。打印模板：自定义商业发票、装箱单的打印格式（添加公司LOGO、签字栏）。4.操作日志管理入口：【系统设置】→【操作日志】，可查询：谁在什么时间修改了订单/客户信息；登录记录（含IP地址、登录时间）；数据导出/删除操作（留痕审计）。六、常见问题与解决方案1.登录失败排查步骤：1.确认网址正确（区分测试/正式环境）；2.密码是否大小写错误（初始密码无大小写）；3.验证码是否过期（重新获取）；4.账号是否被冻结（联系管理员）。2.订单提交后报错常见原因：产品HS编码无效（需在产品库更新合规编码）；客户信用额度不足（联系风控岗调整或要求客户预付款）；必填项未填写（如贸易条款、港口信息）。3.数据导出异常处理方式：1