供应商评估及合同管理模板

供应商评估及合同管理工具指南一、业务场景与应用范围在企业采购与供应链管理中，供应商评估及合同管理是保证合作质量、控制运营风险的核心环节。本工具适用于以下场景：新供应商准入：首次合作前对供应商资质、能力进行全面评估，筛选优质合作伙伴；现有供应商年度复评：定期对合作中的供应商履约表现、服务质量进行考核，决定是否续签合作；重大项目专项评估：针对大型采购项目、长期合作需求，对供应商的技术实力、抗风险能力进行专项审核；合同全周期管理：从合同谈判、拟定、签署到执行监控、变更、归档，规范合同管理流程，避免法律与履约风险。二、操作流程与实施步骤（一）供应商评估阶段：从筛选到分级步骤1：明确评估目标与标准根据采购需求（如物料类型、服务要求、合作周期），确定评估维度，通常包括：资质合规性（营业执照、行业资质、认证证书等）；履约能力（生产规模、技术设备、交付周期、库存管理）；质量保障（质量体系认证、不良品率、客诉处理机制）；财务健康度（资产负债率、现金流、信用记录）；合作配合度（响应速度、服务态度、问题解决效率）。制定量化评分表（如百分制），明确各维度权重（如资质合规占20%，质量保障占30%）。步骤2：组建评估小组小组需跨部门协作，成员包括：采购负责人（主导）、技术专家（评估技术能力）、质量专员（审核质量体系）、财务人员（分析财务状况）、法务顾问（把控合规风险）。明确分工：李工负责技术维度评分，王经理统筹评估流程，张会计提供财务数据支持。步骤3：收集与审核供应商资料要求供应商提交《供应商自评表》及佐证材料（如近3年财务报表、主要客户合作案例、产品检测报告）。重点核实资料真实性：通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业注册信息，要求供应商提供关键资质的原件扫描件。步骤4：实施多维度评估文件评审：依据评分表对资质、财务、质量体系等材料打分，形成初步意见；现场考察（针对关键供应商）：实地查看生产车间、仓储条件、质检流程，与供应商负责人及技术团队沟通，知晓实际运营情况；背景调查：向供应商的过往客户或行业机构核实履约记录，重点关注是否存在重大违约或客诉纠纷。步骤5：确定供应商等级与合作方案综合评分结果将供应商分为三级：A级（优秀）：评分≥90分，优先选择，可给予更长的账期或更高的合作份额；B级（合格）：70分≤评分＜90分，列入合格供应商名录，需定期监控履约情况；C级（待改进）：评分＜70分，暂缓合作或要求限期整改，整改后复评仍不达标则淘汰。（二）合同签订阶段：从谈判到归档步骤1：谈判与条款确认采购团队与供应商就合同核心条款进行谈判，重点明确：标的物（产品型号、规格、数量、技术参数）；价格与支付（单价、总价、付款方式、账期、发票要求）；交付与验收（交付时间、地点、运输方式、验收标准、流程）；违约责任（逾期交付、质量不达标、售后服务缺失等情形的赔偿标准）；保密与知识产权（双方商业秘密保护范围、技术成果归属）；合同变更与解除（变更条件、解除流程、违约处理）。步骤2：合同拟定与审核依据谈判结果，由采购专员起草合同文本，使用标准合同模板（参考《_________民法典》合同编规定），保证条款无歧义、无法律风险；提交法务部门审核，重点检查违约责任是否明确、争议解决方式是否合法（如约定诉讼由甲方所在地法院管辖）；采购、技术、质量部门会签，确认技术参数、验收标准等业务条款无误。步骤3：内部审批与签署合同文本经法务审核、部门会签后，按企业审批流程报批（如金额50万元以上需总经理审批，100万元以上需董事会审批）；审批通过后，双方授权代表签署合同（需提供法定代表人授权书），加盖合同专用章或公章，保证签署页清晰、日期准确。（三）合同执行与管理阶段：从监控到复盘步骤1：履约监控与记录采购专员建立《合同履约跟踪表》，实时监控合同执行进度，包括：交付时间：记录每次交付的实际时间，与计划对比，分析延迟原因；质量反馈：收集质检报告、客户使用反馈，记录不良品数量及处理结果；付款情况：跟踪供应商发票开具、回款进度，保证双方资金往来清晰。步骤2：问题处理与变更管理履约过程中出现问题时（如交付延迟、质量不符），采购专员需第一时间与供应商沟通，要求其提交《整改方案》，明确整改时限与责任人；合同需变更时（如数量调整、交付时间延期），双方需签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件，经原审批流程审批后执行，避免口头约定。步骤3：到期评估与归档合同到期前1个月，采购团队联合质量、技术部门对供应商履约情况进行整体评估，填写《合同履约总结报告》，内容包括：履约达标率（交付及时率、质量合格率）；供应商合作表现评分；是否续签合作建议（基于复评结果与业务需求）。合同结束后，将合同文本、审批文件、补充协议、履约记录等资料整理成册，编号归档（电子档备份至企业文档管理系统，纸质档存档于档案室），保存期限不少于合同终止后5年。三、工具模板清单模板1：《供应商资质与能力评估表》评估维度评估要点评分标准（0-100分）得分资质合规性营业执照、行业资质、认证证书齐全性缺1项关键资质扣20分，虚假资质直接0分生产/服务能力设备先进性、产能、技术团队实力产能满足需求得30分，技术团队配置合理得20分质量保障质量体系认证、不良品率、客诉处理通过ISO9000认证得15分，不良率＜1%得15分财务状况资产负债率、现金流、信用记录资产负债率＜60%得10分，无逾期记录得10分合作配合度响应速度、服务态度、问题解决效率24小时内响应得10分，客诉24小时内解决得10分总分模板2：《合同审批表》合同编号合作双方合同金额（万元）合同期限标的物描述核心条款摘要交付时间、质量标准、付款方式部门审核意见采购部：李经理签字技术部：赵工签字质量部：钱主管签字法务审核意见领导审批意见分管副总：孙总签字总经理：周总签字模板3：《合同履约跟踪表》合同编号交付批次计划交付日期实际交付日期延迟原因质检结果问题记录与整改责任人四、关键风险提示评估环节风险：避免主观臆断，需建立量化评分标准，多维度交叉验证供应商信息，防止“人情评估”导致资质不符的供应商进入合作名单。合同条款风险：违约责任需明确具体（如“逾期交付每日按合同金额0.5%支付违约金”，而非“承担相应责任”），争议解决方式优先约定诉讼或仲裁，避免模棱两可的条款引发法律纠纷。履约监控风