会议纪要撰写及管理标准化模板

会议纪要撰写及管理标准化模板一、适用范围与典型场景二、标准化操作流程（一）会前准备：明确会议基础要素确认会议核心信息：提前获取会议名称、时间（起止时刻）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人，以及参会人员名单（含主参会人、列席人员）。梳理会议议程与目标：向主持人或会议发起人确认会议核心议题、预期达成的目标（如“明确项目Q3里程碑”“解决部门协作卡点”），并按优先级排序。准备记录工具与模板：记录人提前打开标准化会议纪要模板（含基本信息、议程记录、决议事项、行动项等模块），准备好录音设备（需提前征得参会人同意）或速记工具，保证信息记录完整。（二）会中记录：聚焦关键信息维度记录会议基础信息：实时填写模板中的“会议基本信息”栏，包括会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（标注“主参会”或“列席”）、缺席人员及原因（如“请假：*主管-因公出差”）。按议程记录讨论过程：逐项记录议题讨论内容，重点标注：不同参会人的核心观点（如“经理建议优先推进A方案，主管补充需评估资源成本”）；分歧点及讨论结论（如“经表决，暂缓B方案，后续需补充数据再议”）；关键数据、引用文件或外部意见（如“参考行业报告《》显示，用户留存率需提升15%”）。明确决议事项与行动项：对会议达成的共识性决议，需记录“决议编号、决议内容、决策依据”；对需后续执行的任务，单独记录“行动项”，包含：任务描述（具体做什么，如“完成系统需求文档初稿”）；负责人（明确到具体人，如“*专员”）；配合人（如有，如“*部门支持数据提供”）；完成时限（精确到日期，如“2024年X月X日下班前”）；交付物（需提交的成果，如“签字版需求文档邮件发送至*经理”）。（三）会后整理：核对与完善纪要内容信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录、录音（如有）及会议材料，补充完善纪要内容，重点核对：参会人员名单是否准确，行动项负责人及时限是否清晰；讨论结论与决议事项是否无歧义，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）；专业术语、数据、文件名称是否与实际一致。格式规范与排版：统一字体（如标题黑体、宋体）、字号（标题四号、小四）、行间距（1.5倍），对决议事项、行动项等关键内容加粗或使用表格呈现，保证结构清晰。（四）审核与分发：保证信息准确传递内部审核：整理完成后，先将纪要提交给主持人或会议发起人审核，重点确认决议事项与行动项的准确性，审核通过后由记录人定稿。范围分发：在会议结束后1个工作日内，将定稿纪要通过邮件或企业内部通讯工具发送至所有参会人员、需知晓的部门及上级领导，抄送存档部门。邮件标题注明“【会议纪要】[会议名称]-[日期]”，简要说明“附件为本次会议纪要，请查收并关注行动项落实”。（五）归档与跟踪：保证执行闭环分类归档：纪要定稿后，由记录人或指定人员按“年份-月份-会议类型”（如“2024-07-项目例会”）命名文件（格式：“[日期]-[会议名称]纪要.pdf”），存储至指定服务器或共享文件夹，保存期限不少于2年（重要项目纪要可长期保存）。行动项跟踪：建立“行动项跟踪表”（详见模板），每周/每月由记录人或项目助理更新行动项状态（如“进行中”“已完成”“延期”），对逾期未完成的任务及时提醒负责人，并在下次会议中同步进展。三、核心模板表格设计（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：“项目Q3启动会”会议时间例：2024年7月15日14:00-16:00会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：X）主持人*经理记录人*专员主参会人员主管、工程师、*专员（共5人）列席人员*助理（文档记录）缺席人员及原因*主管（因公出差，已提前提交意见）会议主题明确项目Q3目标、拆解关键任务、分配责任分工（二）会议议程与议题记录表议程编号议题名称讨论内容摘要发言人结论/决议1Q3项目目标确认经理介绍Q3核心目标：用户增长20%，新功能上线2个；工程师提出需评估技术可行性。经理、工程师确认目标为“用户增长18%，新功能上线1个（优先级：A功能）”，技术可行性评估由*工程师牵头，7月20日前提交报告。2任务分工与资源协调主管提出设计资源不足，专员反馈市场部需同步配合推广方案。主管、专员决议：设计资源优先保障A功能，*专员协调市场部于7月25日前提交推广初稿。（三）决议事项汇总表决议编号决议内容决策依据负责人完成时限备注J-20240715-01Q3项目目标调整为“用户增长18%，新功能上线1个（A功能）”基于技术评估报告风险*经理7月18日更新项目章程J-20240715-02设计资源优先保障A功能开发，暂停非紧急需求迭代当前设计人力有限*主管立即执行每周同步资源占用情况（四）行动项分配与跟踪表任务编号任务描述负责人配合人完成时限交付物当前状态更新人更新日期A-20240715-01完成A功能技术可行性评估报告*工程师-2024-7-20签字版评估报告（PDF）进行中*专员2024-7-16A-20240715-02提交Q3项目推广初稿*专员*助理2024-7-25推广方案PPT（含预算）未开始--A-20240715-03更新项目章程（含新目标）*经理*主管2024-7-18更新版项目章程（邮件抄送全员）进行中*经理2024-7-15四、关键注意事项与规范内容客观性：记录需忠实于会议讨论内容，不添加个人观点或主观评价，对分歧点需同时保留多方意见（如“建议方案A，认为方案B更优，未达成一致，需进一步调研”）。信息完整性：保证“5W1H”要素齐全（Who、What、When、Where、Why、How），尤其是行动项需明确“谁负责、做什么、何时完成、交付什么”，避免模糊表述。时效性管理：会中记录需实时同步，会后整理不超过2个工作日，审核分发不超过1个工作日，行动项跟踪需每周更新，避免信息滞后影响执行。保密与权限：涉及敏感信息（如未公开的战略、财务数据）的会议纪要，需标注“内部保密”，限定分发范围，严禁外传；存档文件需设置访问权限，仅授权人员可