固定资产管理及报废处理操作手册

固定资产管理及报废处理操作手册一、适用工作场景本手册适用于企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）对固定资产从购置入账到最终报废处置的全生命周期管理，具体包括：新增固定资产（如办公设备、生产设备、车辆、房屋建筑物等）的登记与入账；已使用固定资产的日常维护、调拨、盘点等管理活动；达到报废条件或因技术落后、损坏等原因需退出使用的固定资产的申请、审批与处置。二、操作流程详解（一）固定资产新增登记目标：规范新增资产的入库与账务记录，保证资产信息准确可追溯。步骤1：资产验收与信息核对资产购置后，由使用部门联合行政部门、财务部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、采购日期、供应商信息、原值（含购置价款及相关税费）等是否与采购合同、发票一致；验收不合格的资产，需及时联系供应商退换货，合格后方可进入登记流程。步骤2：填写《固定资产新增登记表》使用部门指定专人（如管理员）填写《固定资产新增登记表》（见“三、常用表单模板”），内容包括：资产基本信息（编号、名称、类别、规格型号）、使用信息（使用部门、责任人、存放地点）、财务信息（原值、资金来源、预计使用年限、残值率）等；资产编号需唯一，可采用“类别代码-购置年份-流水号”规则（如“办公设备-2024-001”）。步骤3：贴标与系统录入行政部门为资产粘贴固定资产标签（标签包含编号、名称、购置日期等信息），标签位置应明显且不易磨损；财务部门根据《固定资产新增登记表》在资产管理系统中录入信息，电子台账，并与纸质档案同步存档。（二）固定资产日常管理目标：保障资产安全完整，提高使用效率，及时掌握资产状态。步骤1：定期盘点每季度末由行政部门牵头，组织使用部门、财务部门进行全面盘点，核对资产实物与系统台账是否一致，重点检查资产使用状况（是否正常、有无损坏）、存放地点是否变更、责任人是否调整等；盘点差异需填写《固定资产盘点差异表》，说明原因并提出处理建议（如盘盈需补登记，盘亏需核查责任），经部门负责人审批后调整台账。步骤2：资产调拨与维护因工作需要调拨资产时，由调入/调出部门填写《固定资产调拨申请表》，注明调拨原因、资产信息、双方责任人等，经双方部门负责人及行政部门审批后，行政部门更新资产存放地点及责任人信息，并通知财务部门同步调整；资产使用过程中发生故障或损坏，使用部门应及时报修，行政部门联系维修或按流程申请报废；维修费用需计入资产成本或当期费用，财务部门做好记录。步骤3：信息变更登记资产使用年限、预计残值、责任人、存放地点等信息发生变更时，使用部门需在变更后5个工作日内提交《固定资产信息变更表》，经行政部门审核后更新系统台账。（三）固定资产报废申请目标：规范报废条件审核，保证仅对符合规定的资产启动报废流程。步骤1：报废条件自查使用部门结合资产实际状况，判断是否符合以下报废条件之一：（1）已达到或超过规定使用年限，且无法继续使用（如电脑类设备通常使用年限为5年，机械设备为10年，具体参照单位资产管理制度）；（2）因技术落后、功能不满足工作需求，且无维修改造价值；（3）严重损坏，维修成本超过重置价值50%或维修后仍无法安全使用；（4）因法律法规、政策调整等原因必须淘汰（如环保不达标设备）。步骤2：提交报废申请使用部门填写《固定资产报废申请表》（见“三、常用表单模板”），详细说明资产信息、报废原因、已使用年限、当前状况、技术鉴定意见（如有）等，并附资产实物照片；部门负责人对报废原因的真实性、合规性进行审核签字。（四）固定资产报废审批目标：严格执行审批权限，保证报废处置合法合规。步骤1：技术鉴定（非必需，贵重或大型资产需执行）对价值较高（如单件原值超1万元）或大型设备，由行政部门组织技术部门、使用部门组成鉴定小组，对资产维修可行性、残值价值等进行评估，形成《固定资产技术鉴定报告》，作为审批依据。步骤2：分级审批报废审批实行分级管理，具体权限（1）一般资产（单件原值低于5000元）：由行政部门负责人审批，报财务部门备案；（2）重要资产（单件原值5000元-5万元）：由行政部门负责人、财务部门负责人联合审批，报单位分管领导批准；（3）重大资产（单件原值超5万元）：经行政部门、财务部门、分管领导审核后，报单位主要负责人审批。步骤3：审批结果反馈审批通过后，行政部门将《固定资产报废申请表》及审批文件反馈给使用部门；审批不通过的，需书面说明理由，使用部门可根据意见调整或终止报废流程。（五）固定资产报废处置目标：规范资产残值回收与处置方式，避免国有资产流失。步骤1：残值评估与处置方式确定行政部门会同财务部门对报废资产的残值进行评估（如按原值×残值率或市场公允价值估算）；根据资产残值大小及类型确定处置方式：（1）可回收利用资产（如部分电子设备、金属部件）：由行政部门统一登记后，优先用于内部维修、调剂或捐赠；（2）无利用价值但可变卖资产（如废旧办公家具、机器配件）：通过公开拍卖、协议转让等方式处置，需保留处置合同、收款凭证等资料；（3）危险废物（如含铅电池、废旧电器）：委托具备资质的专业机构进行环保处置，并取得处置证明。步骤2：资产实物处理使用部门在收到审批通过文件后10个工作日内，将报废资产交至行政部门指定地点，行政部门核对实物与申请信息一致后，在《固定资产报废申请表》上签字确认；处置过程中需保证安全，如拆除危险部件、防止环境污染等。步骤3：账务核销财务部门根据审批通过的《固定资产报废申请表》、处置合同、收款凭证等资料，在资产管理系统中进行资产销账，核销对应的固定资产原值与累计折旧，处置净收益（或净损失）计入当期损益。（六）档案归档目标：保证固定资产全生命周期档案完整，便于后续查询与审计。步骤1：档案收集与整理行政部门负责收集资产各环节资料，包括：新增登记时的采购合同、发票、《固定资产新增登记表》；日常管理中的盘点表、调拨申请表、维修记录；报废申请时的《报废申请表》《技术鉴定报告》、审批文件、处置合同等；按资产编号或时间顺序整理档案，保证资料齐全、字迹清晰。步骤2：档案保管与查阅档案资料需存入专用档案盒，标注“固定资产档案-资产编号-年份”，由行政部门指定专人保管；档案保存期限：资产在用期间及报废后至少10年，重要资产（如房屋、车辆）需长期保存；因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及行政部门批准后，由档案管理人员陪同查阅，严禁擅自复制或带出档案室。三、常用表单模板表1：固定资产新增登记表资产编号资产名称类别规格型号数量购置日期供应商原值（元）使用部门责任人存放地点预计使用年限（年）残值率（%）备注填表部门：___________填表人：___________日期：____年__月__日表2：固定资产报废申请表资产编号资产名称类别规格型号数量原值（元）累计折旧（元）账面价值（元）使用年限（年）报废原因技术鉴定意见（如有）实物照片编号使用部门意见：负责人签字：___________日期：____年__月__日行政部门意见：负责人签字：___________日期：____年__月__日财务部门意见：负责人签字：___________日期：____年__月__日单位领导审批意见：签字：___________日期：____年__月__日表3：固定资产调拨申请表资产编号资产名称规格型号调拨原因调出部门调出责任人调入部门调入责任人预计调拨日期行政部门审批调出部门意见：负责人签字：___________日期：____年__月__日调入部门意见：负责人签字：___________日期：____年__月__日行政部门审批：负责人签字：___________日期：____年__月__日四、关键要点提醒资产信息准确性：新增登记时务必核对资产实物与采购信息一致，编号、名称、原值等关键信息不得遗漏或错误，避免后续账实不符；报废原因合规性：严禁将可正常使用的资产提前报废，报废原因需有充分依据（如技术鉴定、维修记录等），并经多部门审核确认；审批流程完整性：严格执行分级审批权限，不得越级审批或简化流程，重大资产报废需保留完整的会议纪要或审批文件；残值处理