供应商选择与采购审批指南手册

供应商选择与采购审批指南手册前言为规范企业采购行为，保证供应商选择过程的公平、公正、公开，提升采购效率与质量，防范采购风险，特制定本指南手册。本手册旨在为各部门提供清晰的供应商选择与采购审批操作指引，统一标准流程，保障企业采购活动合规、高效开展，实现资源优化配置与成本控制目标。一、手册适用范围与核心目标（一）适用范围本手册适用于企业所有部门（含生产、研发、行政、销售等）的采购活动，涵盖物料采购、服务采购（如咨询、运维）、工程外包等各类采购类型。采购金额在[具体金额，如：5000元]及以上的项目，均需严格遵循本手册流程；金额低于[具体金额]的零星采购，可简化流程但需符合核心合规要求。（二）核心目标合规性：保证采购流程符合国家法律法规及企业内部制度要求，杜绝违规操作。效率性：明确各环节职责与时限，减少流程冗余，提升采购响应速度。经济性：通过科学比选与谈判，获取性价比最优的供应商资源，控制采购成本。风险可控：建立供应商准入与评估机制，降低质量、履约、合作风险。二、供应商选择全流程操作指引供应商选择需遵循“需求导向、资质优先、公平竞争、择优选取”原则，分为以下六个核心步骤：（一）步骤一：采购需求确认与提报操作内容：需求部门职责：根据业务需求（如生产物料缺口、项目服务需求等）填写《采购需求申请表》，明确采购品名/服务内容、规格参数、数量、预估单价、预算金额、到货/服务时间、技术要求及验收标准。需求部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核签字。采购部职责：收到需求后2个工作日内，对需求表完整性、预算合规性进行初审，与需求部门沟通确认模糊信息（如技术参数、时间节点等）。对涉及金额较大或技术复杂的采购项目，组织技术专家、财务部进行联合评审，保证需求明确可行。关键输出：《采购需求申请表》（含部门负责人及采购部审核意见）。（二）步骤二：供应商寻源与信息收集操作内容：寻源方式：公开寻源：通过企业采购平台、行业招标网站、媒体公告等公开渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与。定向寻源：对于技术复杂、供应商稀缺的项目，由采购部根据历史合作记录、行业推荐等，筛选3-5家优质供应商发出邀请。紧急寻源：突发性零星需求（如设备维修备件），可由采购部通过电话、邮件等方式快速联系2-3家备选供应商，需留存沟通记录。信息收集：向潜在供应商发放《供应商信息调查表》，内容包括：营业执照、相关资质证书（如ISO体系认证、行业特许资质等）、财务状况（近3年财务报表）、生产/服务能力、同类项目业绩、报价方案、供货/服务周期等。关键输出：《供应商信息调查表》（供应商盖章版）、《潜在供应商名单》。（三）步骤三：供应商资质审核与筛选操作内容：资质审核：采购部联合法务部、技术部对供应商提交的资质文件进行审核，重点核查：营业执照（经营范围是否涵盖本次采购内容，是否在有效期内）；特殊行业资质（如食品供应商需《食品经营许可证》，工程供应商需相应资质等级证书）；财务状况（无严重失信记录、资产负债率在合理范围内）；业绩证明（近3年同类项目合同至少2份，需提供关键客户联系方式备查）。审核结果分为“通过”“不通过”“补充材料”，2个工作日内反馈供应商。初步筛选：对通过资质审核的供应商，按“资质达标度、报价合理性、业绩匹配度、服务能力”四个维度进行评分（评分标准见模板1），筛选出3家候选供应商进入下一环节。关键输出：《供应商资质审核表》、《候选供应商名单》（含评分结果）。（四）步骤四：供应商比选与谈判操作内容：比选方式：招标采购：金额达到[具体金额，如：10万元]及以上的项目，需组织公开或邀请招标，成立评标小组（由采购部、需求部门、技术部、财务部、法务部代表组成，不少于5人），按《招标文件》要求进行评审。询价采购：金额[具体金额，如：5万元-10万元]的项目，向候选供应商发出书面询价单，要求在规定时间内提供报价单，综合比较价格、质量、服务后确定候选供应商。竞争性谈判：技术复杂或需求不明确的项目，与候选供应商逐一谈判，明确技术方案、价格、付款条件等关键条款。谈判要点：价格谈判：在供应商报价基础上，结合市场行情、采购量、长期合作潜力等争取优惠；服务条款：明确质量保障期、售后响应时间、违约责任等；保密要求：要求供应商对谈判过程中的商业信息保密。关键输出：《比选/招标评分表》、《供应商谈判记录表》。（五）步骤五：确定供应商与公示操作内容：确定结果：评标小组/谈判小组根据比选结果，推荐1家中选供应商，填写《供应商选择结果报告》，说明推荐理由（如评分最高、性价比最优等）。采购部经理对推荐结果进行审核，确认无误后提报分管领导审批。结果公示：对中选结果在企业内部平台或采购公告栏进行公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括：中选供应商名称、采购内容、成交金额、主要服务条款等。公示期间收到异议的，由采购部联合相关部门进行复核，3个工作日内反馈处理结果。关键输出：《供应商选择结果报告》、《中选结果公示记录》。（六）步骤六：供应商档案建立与动态管理操作内容：档案建立：采购部为中选供应商建立电子档案，内容包括：资质文件、合同、报价单、谈判记录、履约评估报告等，保证资料完整可追溯。动态管理：每年年底组织对合作供应商进行年度评估，评估指标包括：质量合格率、交货及时率、服务响应速度、价格竞争力等（评估表见模板2）；根据评估结果将供应商分为A类（优秀）、B类（合格）、C类（待改进）、D类（淘汰），对C类供应商发出整改通知，对D类供应商终止合作。关键输出：《供应商档案目录》、《供应商年度评估报告》。三、采购审批节点控制详解采购审批需遵循“分级授权、权责对等”原则，根据采购金额、类型划分审批权限，保证流程高效且风险可控：（一）审批权限划分采购金额区间审批人审批部门5000元-2万元需求部门负责人*+采购部经理*需求部门、采购部2万元-10万元需求部门负责人*+采购部经理*+财务部主管*需求部门、采购部、财务部10万元-50万元需求部门负责人*+采购部经理*+财务部主管*+分管领导*需求部门、采购部、财务部、分管领导50万元以上需求部门负责人*+采购部经理*+财务部主管*+分管领导*+总经理*需求部门、采购部、财务部、分管领导、总经理（二）审批流程说明发起审批：采购部完成供应商选择后，将《供应商选择结果报告》《比选/招标评分表》《合同草案》等材料整理齐全，通过OA系统发起审批流程。逐级审核：各审批人需在1-2个工作日内完成审核，重点关注：需求合理性、供应商资质合规性、价格公允性、合同条款风险（如付款方式、违约责任等）。对审批不通过的流程，需注明具体原因并退回采购部重新处理。审批通过：最终审批人签字确认后，审批流程结束，采购部可通知供应商签订合同并启动采购执行。关键输出：《采购审批流转记录》（含各审批人意见及签字）。四、关键环节标准化模板示例模板1：供应商比选/招标评分表（示例）评分维度分值评分标准供应商A得分供应商B得分供应商C得分资质达标度20分完全符合要求得20分，每缺失1项关键资质扣5分201520报价合理性30分最低价得30分，每高于最低价1%扣1分253027业绩匹配度25分同类项目≥3个且客户评价优秀得25分，每少1个扣5分202515服务能力25分24小时响应、质保≥2年得25分，响应时间每增加6小时扣2分，质保期每缩短半年扣3分232520总计100分889582模板2：供应商年度评估表（示例）评估指标权重评分标准（10分制）得分加权得分质量合格率30%≥99%得10分，每降1%扣1分92.7交货及时率25%≥98%得10分，每降1%扣1分102.5服务响应速度20%2小时内响应得10分，每增加2小时扣1分81.6价格竞争力15%低于市场均价5%得10分，每高1%扣1分71.05合作配合度10%积极配合需求得10分，推诿扣2-5分90.9加权总分100%8.75评估等级A类（≥9分）、B类（7-8.99分）、C类（6-6.99分）、D类（＜6分）B类模板3：采购需求申请表（示例）申请部门申请日期申请人*需求编号生产部2023-10-08*CGQX20231001采购信息品名/服务内容规格参数数量预估单价原材料A执行国标GB/T1000件50元/件需求说明需用于Q4季度生产，需提供材质检测报告，验收标准按采购技术协议执行。审批意见部门负责人*采购部经理*财务部主管***赵六*五、操作风险与合规要点提示（一）需求管理风险风险点：需求描述模糊、参数不明确，导致供应商响应偏差或后期验收争议。防范措施：需求部门需提供详细的技术参数及验收标准，采购部联合技术部进行评审，保证需求可量化、可执行。（二）供应商寻源风险风险点：寻源范围过窄，未引入充分竞争，可能导致价格虚高或质量不优。防范措施：公开采购项目需通过多渠道发布公告，定向寻源需保证候选供应商数量不少于3家，留存寻源过程记录备查。（三）资质审核风险风险点：供应商资质造假或过期，导致合作中出现法律或质量风险。防范措施：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实资质信息，关键资质要求供应商提供原件核对并留存复印件。（四）审批流程风险风险点：越权审批或审批流程遗漏，导致采购行为不合规。防范措施：严格执行审批权限划分，OA系统设置流程节点控制，审批人需对审批意见负责，严禁先执行后补流程。（五）合同管理风险风险点：合同条款不完善（如违约责任不清、付款条件模糊），引发履约纠纷。防范措施：合同文本需经法务部审核，明确双方权利义务、质量标准、付款方式、违约赔偿等核心条款，重大合同需由法定代表人签署。（六）信息保密风险风险点：