采购订单生成及审批模板

通用采购订单及审批模板一、适用场景与背景说明二、标准化操作流程详解步骤1：采购需求提报与确认需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交货日期及供应商建议（若有）。需求审核：需求部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。采购对接：采购部门与需求部门沟通，明确技术参数、质量标准及交付细节，避免后期歧义。步骤2：供应商信息获取与比价供应商筛选：采购部门根据需求类型，从合格供应商名录中选取至少3家供应商（紧急采购或独家供应除外），或通过公开询价、招标方式确定候选供应商。比价议价：向供应商获取报价单，对比价格、质量、交货期、售后服务等综合指标，形成《比价分析表》，注明推荐供应商及理由。供应商确认：与最终选定的供应商确认采购细节，包括价格、付款方式、交付条款、违约责任等，保证双方达成一致。步骤3：采购订单创建与信息录入订单：采购部门基于确认的供应商信息及需求内容，使用本模板创建采购订单（PO号按企业规则自动，如“PO-YYYYMMDD-X”）。信息填写：完整录入订单信息，包括：买卖双方基本信息（供应商名称、联系人、地址；采购方名称、部门、交货地址）；物品/服务明细（名称、规格型号、单位、数量、单价、金额）；交付条款（交货日期、交货方式、运输费用承担方）；付款条款（付款比例、结算周期、所需凭证）；其他特殊要求（如包装标准、验收方式、质保期等）。内部复核：采购专员填写完成后，由采购部门负责人复核订单信息准确性，保证与需求及供应商承诺一致。步骤4：分级审批流程执行根据采购金额、品类风险等设置审批层级（示例）：低价值/常规采购（如金额≤1万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部备案。中价值采购（如1万元＜金额≤5万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部审核→分管副总审批。高价值/战略采购（如金额＞5万元或关键设备）：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部审核→法务部（审核合同条款）→总经理审批。审批动作：各审批人在收到订单后1-2个工作日内完成审批，可通过线上审批系统或纸质签字确认，严禁越级审批或代签。步骤5：订单下达与供应商确认订单分发：审批通过后，采购部门将盖章生效的采购订单扫描件发送至供应商，并同步纸质版（如需），要求供应商在2个工作日内确认回传。回执存档：供应商确认后，采购部门将回执单与订单原件一并归档，保证采购行为有据可查。步骤6：订单执行与交付跟踪交付跟进：采购部门定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按订单约定的交货日期交付；若延迟，供应商需提前书面告知原因及新的交付时间。到货验收：需求部门与采购部门共同到场验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致，填写《到货验收单》，双方签字确认。异常处理：验收不合格时，采购部门需及时与供应商沟通，办理退货、换货或索赔事宜，必要时启动合同违约条款。步骤7：财务结算与资料归档付款申请：需求部门提交验收单、采购订单、发票（合规发票）至财务部，财务部核对无误后按付款条款安排付款。资料归档：采购部门将采购订单、比价表、验收单、供应商回执、付款凭证等资料整理成册，按订单号分类存档，保存期限不少于3年（或按企业档案管理规定执行）。三、采购订单模板表格（含审批栏位）通用采购订单订单基本信息订单号（PONo.）PO-20241001-005订单日期2024年10月8日供应商名称科技有限公司供应商联系人*经理供应商联系方式*供应商地址省市区路号采购部门生产部需求部门生产部申请人*交货地址市区工厂1号仓库付款方式验收后30天电汇预计交货日期2024年11月15日前物品/服务明细序号物料名称规格型号单位数量单价（元）金额（元）备注（如质保期）1A型原材料XJ-2024-B千克500120.0060,000.00质保期12个月2设备配件FP-001-C件20850.0017,000.00含安装调试3维护服务年度技术支持项18,000.008,000.00响应时间≤24小时合计金额85,000.00大写：人民币捌万伍仟元整其他条款1.交货时需提供产品合格证、检测报告；2.运输费用由供应商承担；3.验收标准按双方确认的技术协议执行。审批栏位需求部门负责人签字：____________日期：_______采购部门负责人签字：____________日期：_______财务审核签字：____________日期：_______分管副总/总经理签字：____________日期：_______四、关键注意事项与风险提示信息准确性：订单中的物料名称、规格、数量、价格、交货日期等核心信息必须与需求及供应商确认内容一致，避免因信息错误导致交付争议或财务损失。审批权限合规：严格按照企业规定的审批流程执行，不得简化或逾越层级，保证采购决策的合理性与合规性。供应商资质审核：首次合作的供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等），并纳入合格供应商名录；长期合作供应商需定期复核资质有效性。合同与订单一致性：对于金额较大或复杂的采购项目，建议签订正式采购合同，合同条款需与订单内容保持一致，特别是违约责任、知识产权等关键条款。紧急采购处理：若遇突发紧急需求（如生产设备故障急需维修），可启动紧急审批流程，事后需补全审批手续，并说明紧急原因。变更管理：订单生效后如需变更（如增减数量、调整交货期），需由需求部门提交《变更申请》，经原审批流程审核通