行政工作工作处理指南

日常行政工作事务处理指南指南说明本指南旨在为行政人员提供日常事务处理的标准化流程，涵盖会议组织、办公用品管理、访客接待、设施报修等高频工作场景，通过明确操作步骤、提供工具模板及注意事项，提升工作效率与规范性，保证行政工作有序开展。一、会议组织与记录管理适用工作情境部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作会议等各类正式会议的组织与记录工作。操作步骤明确会议需求与会议发起人（如部门负责人*）确认会议主题、核心目标、预计时长、参会人员范围（含部门、职务）及是否需外部人员参与。确认会议是否需要特殊设备（如投影仪、视频会议系统）、物料（如纸质资料、白板笔）或茶歇支持。发送会议通知提前1-3个工作日通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需附/会议号）、参会人员、会议议程、需提前准备的材料（如汇报PPT、数据报表）。重要会议需电话或当面与关键参会人确认时间，避免冲突。准备会议物料线下会议：提前30分钟到达会场，调试设备（保证投影、麦克风正常），摆放会议资料（按参会人数准备，标注姓名席卡）、签到表、笔、饮用水；如需茶歇，提前联系后勤部门摆放。线上会议：提前测试会议，提前10分钟进入会议室等待参会人员，共享会议议程及材料。会中服务与记录引导参会人员签到（线上会议通过签到功能统计），提醒会议开始，按议程控制各环节时间。记录会议要点：包括决议事项、负责人、完成时间、待办问题及对应跟进人（建议使用会议纪要模板记录，关键信息需与发言人核对）。会后整理与归档会议结束后24小时内整理会议纪要，经会议发起人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送相关人员（如需）。将会议通知、签到表、纪要、相关材料电子版整理归档（按“年份-月份-会议主题”命名文件夹），纸质资料存入行政档案柜。模板表格：会议安排与纪要表会议基本信息会议名称例：2024年Q3销售目标推进会日期/时间2024年7月15日14:00-16:00地点/线上公司3楼会议室A/腾讯会议：123-456-789主持人部门负责人*记录人行政专员*参会人员销售部全体成员、市场部经理、财务主管会议议程1.Q2销售数据回顾（15分钟）2.Q3目标分解（30分钟）3.资源支持讨论（20分钟）4.总结（15分钟）会议纪要决议事项1.销售部于7月20日前提交各区域Q3目标分解表（负责人：销售经理）2.市场部8月1日前推出新客户推广方案（负责人：市场部经理）待办事项1.财务部于7月18日前审核并反馈推广预算（负责人：财务主管）2.行政部协调会议室用于每周销售例会（负责人：行政专员）下次会议时间待定（由销售经理*另行通知）操作要点提示会议通知需简洁明了，避免信息遗漏；重要会议建议附上“会议规则”（如发言时长限制）。会议记录需客观准确，重点记录“做什么、谁负责、何时完成”，避免主观描述。涉及机密信息的会议，纪要需标注“内部资料，注意保密”，并严格控制分发范围。二、办公用品申领与发放管理适用工作情境员工日常办公所需文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、设备配件（键盘、鼠标）等物品的申领、发放与库存管理。操作步骤梳理库存与需求每月25日前，行政专员*核对办公用品库存（通过库存台账或管理系统），统计常用物品余量，预估下月用量。向各部门发送《办公用品需求收集表》，明确申领截止时间（如每月28日下班前）。审核与采购汇总各部门需求，核对申领合理性（如避免重复申领、超额申领），对异常需求（如单次申领数量过大）与申领部门沟通确认。根据库存及需求制定采购计划，经行政主管*审批后，联系供应商进行采购（紧急需求可走绿色通道，优先保障常用物品供应）。入库登记物品到货后，行政专员*与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后办理入库，更新库存台账（标注入库日期、数量、有效期）。发放与登记员工通过OA系统或线下提交《办公用品申领单》，注明申领物品、数量、用途、部门及申领人。行政专员*审核申领单，核对库存后发放物品，要求申领人签字确认（线上流程需保留电子审批记录）。发放后及时更新库存台账，保证账实相符。模板表格：办公用品申领与库存表申领信息申领日期2024年7月10日申领部门市场部申领人员工*物品名称中性笔（黑色）、A4打印纸（500张/包）、文件夹（A4款）规格型号0.5mm、70g、蓝色申领数量笔10支、纸2包、文件夹20个用途7月项目方案撰写、日常打印、文件归档审批人部门负责人*发放人行政专员*发放日期2024年7月11日库存台账（节选）物品名称期初库存中性笔（黑色）50支A4打印纸（500张/包）10包文件夹（A4款）30个操作要点提示严格执行“按需申领、避免浪费”原则，对高频消耗品（如打印纸）可设定单次申领上限。库存需定期盘点（每月1次），保证账实一致，对临近保质期的物品（如胶水、墨盒）优先发放。采购需选择正规供应商，保留采购凭证（如订单、收货单），便于后续查账。三、访客接待与安排管理适用工作情境外部客户、合作伙伴、应聘人员等访客的接待、引导、洽谈及送别工作。操作步骤访客信息确认接到访客预约后，与对方确认到访时间、人数、姓名、职务、所属单位、访问事由及受访部门/人员（如部门负责人*）。询问访客是否需安排车辆接送、住宿或用餐（如需，提前协调相关部门落实）。接待准备提前布置接待区域：保持环境整洁，准备饮用水、茶杯、纸巾、公司宣传册（可选）；如需洽谈，提前预订会议室，调试设备（投影、空调），摆放席卡（标注访客及受访人姓名）。告知受访人访客到访信息，确认其接待时间；如受访人临时无法接待，需及时与访客沟通改期。迎接与引导访客到达后，前台行政人员主动上前迎接（微笑问候：“您好，请问是[访客姓名]先生/女士吗？我是公司的行政人员，这边请”），核对身份信息（如预约记录）。引导访客至接待区或会议室，途中简要介绍公司环境（如“这边是我们办公区，那边是会议室”），避免涉及机密信息。接待服务为访客递上饮用水（根据季节选择温水或凉水），告知“您稍等，[受访人姓名]马上过来”。受访人到达后，礼貌介绍双方（如“张总，这位是公司的李经理；李经理，这是我们市场部张总”），后主动退至门外或工位，避免打扰洽谈。洽谈期间，如需提供支持（如打印、复印），及时响应。送别与记录访客离开时，主动送至公司门口或电梯口，礼貌道别（“感谢您的到访，慢走”）。当日更新《访客登记表》，记录访客信息、到访时间、离开时间、访问事由、受访人及接待人，电子版同步存档。模板表格：访客登记表访客信息接待信息访客姓名李经理到访日期2024年7月12日所属单位科技有限公司到访时间10:00职务市场总监离开时间11:30联系方式访问事由洽谈Q4合作方案受访部门市场部受访人部门负责人*（张总）接待人行政专员*（王芳）是否用车否携带物品提包1个备注提前发送了合作方案初稿操作要点提示对重要访客（如大客户、上级单位领导），需提前向受访人知晓其偏好（如茶水种类、座位安排），体现细节关怀。涉及商业机密的洽谈，需提前提醒访客“请勿随意拍照、录音”，并关闭会议室门。访客信息需严格保密，不得随意泄露给无关人员。四、办公设施报修与跟进管理适用工作情境办公设备（电脑、打印机、空调、饮水机）、办公家具（办公桌、椅子、文件柜）等设施故障的报修、维修跟进及验收工作。操作步骤故障报修受理员工通过OA系统“报修模块”或线下提交《办公设施报修单》，注明故障设备名称、位置（如“3楼销售部-工位5”）、故障描述（如“打印机无法开机，显示错误代码E5”）、报修人及联系方式。行政专员*收到报修信息后，1小时内响应，初步判断故障类型（如简单故障可电话指导员工自行处理，如“重启设备、检查电源连接”）。派单与跟进对于需专业维修的故障，根据设备类型联系对应维修商（如电脑故障联系IT服务商，打印机联系品牌售后），派发维修单，明确维修时限（如普通故障4小时内响应，紧急故障2小时内响应）。维修过程中，行政专员*主动与维修人员沟通故障情况，同步告知报修人预计修复时间，保证信息透明。现场维修与验收维修人员到达后，行政专员*陪同至故障设备处，确认故障现象，协助提供必要支持（如提供设备购买凭证、保修卡）。维修完成后，与报修人共同测试设备功能（如打印机打印测试页、空调制冷效果），确认故障排除后，在报修单上签字确认。记录与反馈更新《办公设施维修台账》，记录报修日期、故障设备、维修内容、维修商、费用、维修时间、验收人等信息。对频繁故障的设备（如某型号打印机），分析原因（如使用年限过长、维护不当），提出更换或升级建议，报行政主管*审批。模板表格：办公设施报修与维修台账报修信息维修信息报修日期2024年7月9日报修单号XB20240709001故障设备部门打印机（惠普M408n）设备位置2行政部-前台故障描述打印文件时卡纸，无法进纸，显示“纸张jam”错误报修人前台员工*（刘敏）联系方式1356789维修商电脑维修服务有限公司受理人行政专员*（王芳）接单时间09:30维修时间2024年7月9日10:00-11:00维修内容清理卡纸，更换搓纸轮维修费用150元验收人前台员工（刘敏）、行政专员备注该打印机已使用3年，建议后续增加定期维护保养操作要点提示紧急故障（如大面积空调不制冷、服务器宕机）需立即启动应急预案，优先联系备用维修商或内部IT团队处理。维修需保留费用凭证（如发票、维修单），定期核对报销，保证