合同审查及签约标准流程

合同审查及签约标准流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于企业各类对外经济活动的合同管理场景，包括但不限于：日常合作类：采购原材料/设备、销售产品/服务、市场推广、广告发布等常规业务合作；服务外包类：IT技术开发、咨询服务、劳务派遣、仓储物流等服务委托；项目合作类：联合研发、工程建设、特许经营、合资/合作项目等专项合作；内部协作类：分公司/部门间资源调配、内部服务结算等跨单元协作协议。通过标准化流程，保证合同合法合规、权责清晰，降低履约风险，保障企业权益。二、标准操作流程详解步骤1：合同发起与需求确认责任主体：业务部门（经办人：*业务专员）操作说明：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作背景、交易对方、合作内容、核心诉求（如价格、交付标准、付款周期等）；与对方初步沟通合作意向，收集对方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，需加盖对方公章）；提交立项申请至部门负责人（*业务经理）审核，确认合作必要性与可行性。输出成果：《合同立项申请表》（部门负责人签字版）、对方主体资格材料。步骤2：合同文本起草责任主体：业务部门（经办人：业务专员）或法务部门（法务专员）操作说明：优先使用企业标准化合同模板（如采购合同、服务合同模板），根据合作需求调整条款；非标合同需包含核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、合作内容（标的、数量、质量标准）、权利义务（双方责任、交付/验收条款）、价款及支付方式（金额、币种、账户、节点）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地）、合同生效条件、附件清单等；起草完成后，内部核对合作需求与文本一致性，保证无遗漏或冲突条款。输出成果：合同草案（电子版+纸质版签字确认稿）。步骤3：合同审查责任主体：法务部门（法务专员）、业务部门（业务经理）、财务部门（*财务经理）操作说明：法务审查：重点审查合同合法性（是否符合法律法规、行业规定）、条款完整性（是否缺失核心要素）、权责对等性（双方权利义务是否平衡）、风险点（违约责任是否明确、知识产权归属、保密条款等），出具《合同审查意见表》（见模板2）；业务部门审查：确认合作内容与业务需求一致，技术/服务标准可执行，交付节点合理，签署《业务部门审查确认单》；财务部门审查：审核价款计算准确性、支付方式与财务制度匹配度、发票类型及税务合规性，出具《财务审核意见表》；审查中发觉问题，由业务部门与对方沟通修改，修改后重新履行审查流程，直至所有部门无异议。输出成果：《合同审查意见表》《业务部门审查确认单》《财务审核意见表》（最终版）、合同修订版。步骤4：合同谈判与定稿责任主体：业务部门（业务经理）、法务部门（法务专员）、高层代表（*副总经理/总经理）操作说明：业务部门牵头与对方进行条款谈判，法务部门提供法律支持，重点就价款、违约责任、争议解决等核心条款达成一致；谈判形成《会议纪要》，明确修改内容及双方共识；谈判完成后，业务部门根据谈判结果修订合同文本，最终定稿并由双方授权代表签字（需核对授权委托书权限）。输出成果：最终版合同（双方签字盖章版）、《谈判会议纪要》。步骤5：合同审批与签署责任主体：审批人（总经理/分管副总）、授权签署人（法定代表人/授权代表）操作说明：业务部门提交最终版合同及全套审查材料至审批人，按权限履行审批流程（如金额≤10万元由分管副总审批，＞10万元由总经理审批）；审批通过后，由授权签署人（法定代表人或其书面授权的代表）代表企业签署合同，签署时需“骑缝章”加盖合同文本，双方各执正本一份，副本按需分发给业务、法务、财务等部门；线上签署需通过企业认证的电子签约平台，保证签署身份真实性与文件完整性。输出成果：已签署合同正本/电子合同、《合同审批单》（签字版）。步骤6：合同履行与归档责任主体：业务部门（业务专员）、档案管理部门（档案管理员）操作说明：业务部门负责合同履行跟踪，按约定节点督促对方交付/付款，记录履行情况（如验收报告、付款凭证），异常情况及时上报；合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同相关材料（如签署页、附件、变更协议、往来函件等），整理成册；档案管理部门对合同及履行材料进行编号登记，按“一合同一档”原则归档，电子档案同步存储至企业文档管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后5年。输出成果：《合同履行跟踪记录表》、合同档案（纸质+电子）。三、常用模板工具模板1：合同立项申请表项目内容合同名称合作方单称：________________统一社会信用代码：___________________________业务部门经办人*业务专员联系方式：________________（内部联系方式）合作背景与目的核心合作内容（标的、数量、金额等）预计签约日期_______年_月_日部门负责人意见签字：*业务经理日期：______年_月_日法务初审意见签字：*法务专员日期：______年_月_日审批意见签字：*分管副总日期：______年_月_日模板2：合同审查意见表审查环节审查要点审查意见修改建议合同主体对方资质、经营范围、履约能力是否匹配□通过□不通过□需补充材料（提供：________________）需补充对方近3年无重大违法记录证明核心条款标的、数量、质量、价款、交付/验收条款是否明确□通过□不通过□需修改（条款：________________）建议增加“质量异议期需在收货后15日内提出”条款权利义务双方责任是否对等，是否存在单方义务过重条款□通过□不通过□需修改（条款：________________）建议明确“对方延迟交付，每逾期1日按合同总额0.1%支付违约金”风险条款违约责任、争议解决、保密、知识产权条款是否完备□通过□不通过□需修改（条款：________________）建议将争议解决方式由“对方所在地法院”改为“合同签订地人民法院”其他合同编号、签署页、附件是否完整□通过□不通过□需补充（内容：________________）需补充附件《技术参数标准》并加盖双方公章综合结论□同意签署□修改后复审□不同意签署（理由：________________）审查人签字：*法务专员日期：______年_月_日模板3：签约信息登记表合同编号________________合同名称________________签约方甲方：__________乙方：__________签约日期_______年_月_日合同金额人民币__________元（大写：________________）生效条件□签字盖章后生效□附条件生效（条件：________________）主要条款摘要（核心权利义务、付款节点、争议解决方式等）归档编号________________保管部门________________履行状态□履行中□已完成□终止/解除履行期限_______年_月_日至_______年_月_日四、关键风险提示主体资格风险：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书等文件真实性，避免与无资质主体签约或超越权限签约；条款歧义风险：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，技术标准、验收节点需量化（如“验收合格率≥98%