人力资源管理表格库员工信息管理资料归档手册

人力资源管理表格库员工信息管理资料归档手册一、适用业务场景说明本手册适用于企业人力资源部门在日常工作中对员工信息的全生命周期管理，涵盖新员工入职、在职期间信息变更、离职办理等关键环节的资料归档需求。具体场景包括：新员工入职：收集员工基本信息、学历证明、离职证明等资料，建立初始档案；信息变更：员工岗位调整、联系方式更新、学历提升等信息的记录与归档；离职管理：员工离职申请、工作交接确认、社保公积金停缴等资料的整理存档；日常查询：为薪酬核算、绩效考核、人事异动等业务提供档案支持；合规审计：满足劳动监察、社保稽查等外部监管要求，保证人事资料完整可追溯。二、标准化操作流程（一）资料收集与初始核对资料清单确认新员工入职前，HR需通过《入职资料清单》（见模板1）提前告知员工需提交的资料，包括：证件号码复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（如有）、体检报告、银行卡信息表等。在职员工信息变更时，由员工填写《信息变更申请表》（见模板2），附相关证明材料（如岗位调整通知函、学历认证报告等）。资料完整性核对HR收到资料后，需逐项核对清单内容是否齐全，复印件是否清晰、关键信息（如证件号码号、姓名、出生日期）是否与原件一致。对缺失或模糊的资料，需在1个工作日内反馈员工补充，保证无遗漏后进入下一步流程。（二）信息分类与编码管理档案分类标准按员工状态及资料类型分为三大类，每类下设子类：在职员工档案：基本信息类、合同管理类、异动记录类、培训考核类；离职员工档案：离职申请类、交接清单类、社保公积金终止类；通用资料档案：制度文件类、表格模板类、审计资料类。档案编号规则采用“部门代码-入职年份-员工顺序号”格式，例如：“RD-2023-001”（研发部2023年第1名员工）。离职员工档案编号前加“L”，如“L-RD-2023-001”。编号需唯一，避免重复。（三）系统录入与电子存储HR系统信息录入核对无误的资料，需在24小时内录入人力资源管理系统（如eHR），保证字段信息与纸质资料一致（如姓名、证件号码号、岗位、入职日期等）。信息变更时，同步更新系统数据并保留变更记录（变更时间、操作人、变更前后内容）。电子文件归档纸质资料扫描为PDF格式，文件命名规则为“编号-资料类型-日期”，例如：“RD-2023-001-证件号码-20230501”。按档案分类结构存储至指定服务器文件夹，设置访问权限（仅HR专员及部门负责人可查看），定期进行异地备份（每月1次）。（四）纸质资料归档与保管整理与装订纸质资料按编号顺序排序，去除金属夹，使用无酸档案夹装订，每份档案内附《资料归档清单》（见模板3），注明资料名称、页数、归档日期。入库与登记档案柜按部门及年份分区存放，柜面张贴索引标签（如“2023年在职-研发部”）。在《档案总登记册》中记录档案编号、员工姓名、部门、归档日期、保管期限（在职员工档案永久保存，离职员工档案保存至离职后2年）。（五）调用与更新管理档案调用流程内部调用：需填写《档案调用申请表》（见模板4），经部门负责人审批后，HR专员调取档案，查阅后立即归位，记录调用人、调用时间、用途。外部调用（如审计）：需凭单位介绍信及经办人证件号码，由HR负责人审批，指定专人陪同查阅，复印需加盖“人力资源部档案专用章”。档案更新机制每季度对在职员工档案进行抽查，核对系统数据与纸质资料一致性；员工信息变更后，3个工作日内完成资料更新及归档，保证档案“动态鲜活”。三、常用模板表格示例模板1：入职资料清单序号资料名称份数要求说明是否提交1证件号码复印件2份正反面复印，清晰无涂改□是□否2学历/学位证书复印件1份需加盖学校公章□是□否3离职证明原件1份�加盖原单位公章□是□否4体检报告1份三甲医院出具，1个月内有效□是□否5银行卡信息表1份注明开户行及卡号□是□否员工签字：__________日期：____年__月__日模板2：员工信息变更申请表申请编号员工编号姓名部门岗位*某研发部工程师变更项目原内容变更后内容变更原因联系方式1395678联系方式更换学历本科硕士在职取得学位申请人签字：__________部门负责人审批：__________HR审批：__________日期：____年__月__日模板3：员工资料归档清单档案编号员工姓名部门资料类型资料名称页数归档日期经手人RD-2023-001*某研发部基本信息类证件号码复印件220230501合同管理类劳动合同原件820230501异动记录类岗位调整通知函120230815审核人：__________模板4：档案调用申请表申请部门申请人调用档案编号员工姓名调用原因研发部*经理RD-2023-001*某项目资质审核拟归还日期部门负责人审批HR负责人审批经手人签字20230910备注：仅限查阅，复印请附上审批说明四、关键管理要点（一）资料保密与安全档案室配备防盗门、消防设备及温湿度调控系统，保证环境适宜（温度14-24℃，湿度45-60%）；电子档案采用加密存储，密码由HR负责人专人管理，每季度更换一次；严禁携带手机、U盘等存储设备进入档案查阅区域，防止信息泄露。（二）信息准确性与完整性归档前需双人核对（HR专员及部门对接人），保证资料与系统信息一致；对模糊、缺页的资料，及时联系员工补充，严禁擅自修改或伪造信息；离职员工档案需在工作交接完成后3个工作日内完成归档，避免遗漏。（三）合规性与追溯性人事资料保存期限需符合《劳动合同法》及地方规定，到期前由HR负责人鉴定后统一销毁，销毁时需记录监销人及销毁日期；所有归档操作需留痕，包括资料接收时间、录入人、调阅记录等，保证全程可追溯；涉及员工隐私的信息（如证件号码号、银行账号）严禁非授权查看，违者按公司制度处理。（四）持续优化机制每年开展一次档案管理自查，重点检查资料完整性、系