办公自动化培训课程教材及习题

办公自动化培训课程教材及习题第一章办公自动化基础认知1.1办公自动化的定义与价值办公自动化（OfficeAutomation，OA）通过计算机技术、网络技术与办公设备的深度结合，实现办公流程优化、协作效率提升与信息整合管理。其核心价值体现为流程标准化（减少人为失误）、效率倍增（自动化重复操作）、数据整合（多工具协同管理信息），覆盖行政、财务、市场、人力资源等全岗位场景，是现代职场核心竞争力的基础技能。1.2核心工具与生态体系主流办公工具分为三类：桌面端套件：MicrosoftOffice（Word/Excel/PowerPoint）、WPSOffice（兼容多系统，支持云端同步）；在线协作工具：飞书文档/表格、腾讯文档、钉钉文档（支持多人实时编辑、版本回溯）；自动化工具：PowerAutomate（微软系流程自动化）、Python办公脚本、VBA（Office内置宏语言）、IFTTT（跨应用自动化）。工具选择需结合场景：本地复杂文档处理优先桌面端，团队协作优先在线工具，重复性任务（如批量邮件、数据抓取）优先自动化工具。第二章文字处理软件深度应用（以Word/WPS文字为例）2.1文档结构与样式管理多级标题与导航窗格：通过“开始”选项卡设置1-3级标题，利用导航窗格快速定位章节（适用于万字以上报告）；样式集与主题：创建自定义样式（如“正文-仿宋_GB2312小四1.5倍行距”“标题1-微软雅黑二号加粗”），应用“主题”实现文档风格一键切换（企业宣传册、标书常用技巧）。2.2高级排版与自动化功能交叉引用与题注：为图表、公式插入题注（如“图1-市场份额分布”），通过“引用”选项卡实现“见第X页”的自动更新；邮件合并：批量生成员工工资条、邀请函（步骤：建立Excel数据源→撰写主文档→插入合并域→预览并完成合并）；审阅与修订：利用“审阅”选项卡开启“修订”模式，通过“比较”功能合并多版本文档（适用于跨部门协作定稿）。第三章电子表格数据处理（以Excel/WPS表格为例）3.1数据规范与函数应用数据验证：限制单元格输入（如“日期必须为2024年”“销售额≥0”），避免数据录入错误；核心函数体系：逻辑类：`IF(条件,真结果,假结果)`（如`=IF(A1>100,"达标","未达标")`）；统计类：`SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1,…)`（多条件求和，如统计“华东区+2024Q1”的销售额）；查找类：`XLOOKUP(查找值,查找区域,返回区域)`（替代VLOOKUP的灵活跨表查询）。3.2数据可视化与分析工具动态图表：组合折线图+柱状图（展示“销售额趋势+利润率占比”），添加“数据透视图”实现维度切换（如按“月份/产品/区域”筛选）；数据透视表：将“销售流水表”转化为“区域-产品-销售额”三维报表（步骤：插入数据透视表→拖放字段→设置值汇总方式为“求和”）；模拟分析：通过“数据→模拟分析→单变量求解”预测目标值（如“要实现利润100万，销量需达到多少？”）。第四章演示文稿设计与交付（以PowerPoint/WPS演示为例）4.1视觉设计原则极简主义排版：单页文字≤3段，重点信息用“对比色+加粗+放大”突出（如标题用36号字，正文24号字）；母版与版式：自定义母版（添加公司LOGO、页脚），创建“标题页/目录页/内容页/结束页”版式，确保风格统一。4.2动态呈现与导出优化平滑切换与动画：为“战略目标”文本框设置“浮入”动画，为图表设置“擦除”效果（避免过度动画分散注意力）；导出与共享：保存为“PowerPoint放映”（.ppsx）直接全屏播放，或导出为“PDF”（确保格式兼容）、“视频”（用于线上分享）。第五章办公协作与自动化工具实践5.1团队协作工具（以飞书为例）多维表格：创建“项目进度表”，通过“关联记录”实现任务负责人与进度的联动更新；审批流自动化：在飞书审批中设置“请假→部门经理审批→HR归档”流程，自动触发后续通知（如“请假成功后，自动同步考勤系统”）。5.2流程自动化（以PowerAutomate为例）邮件自动处理：设置“收到带‘报销’关键词的邮件→自动转发给财务组→标记为已处理”；Excel数据同步：当“销售日报表”新增行时，自动生成“销售周报”PDF并发送给管理层。第二部分办公自动化习题集习题一：文字处理综合应用（Word/WPS文字）场景：为企业撰写《2024年产品手册》，要求：1.建立多级标题（1级：产品分类，2级：产品型号，3级：核心参数），通过导航窗格实现章节跳转；2.为所有产品图片添加题注（格式：“图X-产品名称”），并在正文中通过交叉引用调用；3.利用邮件合并功能，批量生成“产品型号+参数”的个性化报价单（数据源为Excel表格，包含“型号、价格、客户名称”）。习题二：电子表格数据处理（Excel/WPS表格）场景：分析“2024年Q1销售数据.xlsx”（包含“日期、区域、产品、销售额、成本”字段），要求：1.用`SUMIFS`函数统计“华南区+产品A”的总销售额与总成本，计算利润率（利润率=(销售额-成本)/销售额）；2.创建数据透视表，以“区域”为行、“产品”为列、“销售额”为值，展示各区域产品销售占比；3.插入组合图表：折线图展示“每月总销售额趋势”，柱状图展示“每月各产品销售额分布”，并添加“数据标签”。习题三：演示文稿设计（PowerPoint/WPS演示）场景：制作“2024年Q2战略汇报PPT”，要求：1.自定义母版：添加公司LOGO（左上角）、页脚（包含日期+页码），创建“标题页/目录页/内容页/结束页”4种版式；2.内容页设计：单页仅展示1个核心观点（如“Q2目标：市场份额提升15%”），配套1张极简图表（如折线图展示“季度目标分解”）；3.动画设置：为标题文本框添加“淡入”动画，为图表添加“逐个显示系列”动画，确保切换流畅无卡顿。习题四：办公自动化流程设计（PowerAutomate/飞书）场景：优化“员工请假审批”流程，要求：1.在飞书中设置审批流：员工提交请假申请→部门经理审批（需填写“是否同意+备注”）→HR确认归档；2.当审批通过后，自动触发两个动作：①在“员工考勤表”中标记请假日期；②向员工发送“请假成功”的飞书消息；3.（选做）用PowerAutomate实现：当“考勤表”中请假天数≥5天时，自动发送邮件提醒HR进行“带薪休假合规检查”。附录：工具快捷键与资源推荐Word/Excel/PowerPoint通用快捷键：`Ctrl+S`（保存）、`F4`（