某仪器仪表厂档案管理制度

某仪器仪表厂档案管理制度第一章总则第一条为规范某仪器仪表厂（以下简称“本厂”）档案管理工作，保障档案资料的完整、准确与安全，充分发挥档案在生产经营、技术研发、客户服务及企业管理中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规，结合本厂实际，制定本制度。第二条本制度适用于本厂各部门（含分支机构、控股子公司）及全体员工在生产、经营、管理、研发等活动中形成的各类纸质、电子及其他载体档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理。第三条档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则。档案由厂档案管理部门统筹管理，确保档案资源的系统性与完整性；（二）分类分级管理原则。按档案内容属性、密级及利用需求实施分类整理与分级保管；（三）全程控制原则。从文件形成至档案销毁实施全生命周期管理，明确各环节责任；（四）安全保密原则。严格落实档案安全防护与保密要求，防范档案损毁、泄露风险；（五）服务导向原则。优化档案利用流程，提升档案对生产经营、客户服务及决策支持的效能。第二章管理体制与职责第四条本厂档案管理实行“厂级统筹、部门协同、专人负责”的三级管理体制，设立档案管理委员会、档案管理部门及部门兼职档案员。第五条档案管理委员会职责：（一）审定本厂档案管理战略规划、重大制度及年度工作计划；（二）协调解决档案管理中的重大问题，如档案库房建设、信息化系统升级等；（三）监督档案管理工作的合规性与有效性，审议档案鉴定与销毁方案；（四）由厂长任主任，分管副厂长任副主任，成员包括办公室、技术部、生产部、经营部、人力资源部等部门负责人。第六条档案管理部门（厂办公室下设档案管理科）职责：（一）贯彻执行国家及地方档案管理法规，制定本厂档案管理制度、操作规范及实施细则；（二）负责各类档案的集中接收、整理、保管、统计与数字化处理；（三）建立档案利用服务机制，提供档案查询、复制、摘录等服务；（四）组织档案鉴定小组开展档案价值鉴定，提出保管期限调整或销毁意见；（五）监督指导各部门兼职档案员工作，定期开展档案管理培训；（六）维护档案管理系统（含电子档案管理模块），确保系统安全稳定运行；（七）负责档案库房的日常管理，落实防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。第七条部门兼职档案员职责：（一）负责本部门文件材料的收集、整理与预归档，确保文件材料的齐全性、准确性；（二）按规定时间向档案管理部门移交归档文件，配合完成归档质量审核；（三）协助本部门员工办理档案查阅、复制申请，监督档案使用过程；（四）定期检查本部门临时保管的未归档文件，防止遗失或损毁；（五）参加档案管理部门组织的业务培训，提升专业能力。第三章档案分类与归档范围第八条本厂档案按内容属性分为技术档案、生产档案、经营档案、人事档案、行政档案五大类，具体归档范围如下：第一节技术档案（一）研发设计文件：新产品研发立项报告、可行性研究报告、设计图纸（含CAD电子图）、技术方案、实验记录、测试报告、知识产权证书（专利、商标、著作权等）；（二）工艺技术文件：工艺流程图、工艺规程、工艺验证报告、工装夹具设计文件、材料定额清单；（三）质量检测文件：原材料检验报告、半成品/成品检验记录、型式试验报告、客户退货分析报告、质量体系认证文件（ISO9001、IEC标准等）；（四）技术改进文件：技术革新方案、技术改造验收报告、合理化建议采纳记录；（五）标准规范文件：国家标准、行业标准、企业标准文本及备案材料。第二节生产档案（一）生产管理文件：年度生产计划、月度排产单、生产进度报表、产能分析报告；（二）过程控制文件：生产工单、工序流转卡、设备运行记录（含DCS系统数据）、交接班记录；（三）设备管理文件：设备采购合同、安装调试记录、维修保养台账、设备报废鉴定报告；（四）安全生产文件：安全操作规程、安全检查记录、事故调查报告、安全培训档案。第三节经营档案（一）客户服务文件：客户档案（含基本信息、历史交易记录）、销售合同（含技术协议）、订单确认单、发货清单、售后服务记录（含维修工单、客户满意度调查）；（二）市场开发文件：市场调研报告、竞品分析报告、展会参展资料、广告宣传方案；（三）采购管理文件：供应商档案、采购合同、原材料验收单、应付账款对账记录；（四）财务税务文件：财务报表、审计报告、税务申报表、发票存根联（保存期满后移交）。第四节人事档案（一）员工基本档案：入职登记表、身份证/学历证书复印件、劳动合同、岗位变动记录；（二）培训发展档案：培训需求申请表、培训记录（含签到表、考核成绩）、职业资格证书复印件；（三）考核评价档案：绩效考核表、奖惩决定书、职称评审材料；（四）劳动关系档案：离职申请表、离职交接清单、社保转移证明。第五节行政档案（一）决策管理文件：董事会/厂长办公会会议记录、会议纪要、重大事项请示与批复；（二）制度建设文件：本厂规章制度、管理办法、流程手册及修订说明；（三）党群工作文件：党组织会议记录、工会活动记录、团建方案及总结；（四）资质荣誉文件：营业执照、生产许可证、荣誉证书、行业协会会员证明。第九条电子档案与纸质档案具有同等效力，需同步归档。电子档案需满足以下要求：（一）内容完整、格式规范（优先采用PDF/A、TIFF等长期保存格式）；（二）元数据齐全（含文件名称、形成时间、责任人、密级等）；（三）通过档案管理系统完成在线归档，确保不可篡改。第四章档案收集与整理第十条档案收集实行“谁形成、谁收集”原则，各部门应在文件材料形成后及时整理，确保齐全、完整、准确。具体收集时限如下：（一）生产、经营类周期性文件（如月度报表）：次月10日前完成收集；（二）项目类文件（如研发项目、技术改造项目）：项目验收后30日内完成收集；（三）人事类文件（如员工入职、离职材料）：事件发生后15日内完成收集；（四）行政类文件（如会议记录、制度文件）：形成后5个工作日内完成收集；（五）电子文件：实时或定期（每周）导出至指定存储路径，防止丢失。第十一条档案整理要求：（一）分类整理：按第三章规定的档案类别进行一级分类，同类档案按“年度-保管期限-流水号”进行二级细分；（二）编号规范：采用“全宗号-类别代码-年度-保管期限-件号”编码规则（示例：QY-01-2024-P-001，其中QY为全宗号，01为技术档案代码，2024为年度，P为永久保管，001为件号）；（三）编目造册：填写《档案移交清册》，列明文件名称、数量、载体形式、密级、移交人等信息，纸质档案与电子档案需同步编目；（四）质量审核：档案管理部门接收档案时，需核对移交清册与实物/电子数据的一致性，对不完整、不规范的档案退回整改，整改完成后方可接收。第十二条密级档案（分为“绝密”“机密”“秘密”三级）需在整理时标注密级及保密期限，单独组卷并设置访问权限。第五章档案保管与安全第十三条档案库房管理：（一）库房需满足防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘要求，配备灭火器、温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、防虫药剂、监控摄像头及门禁系统；（二）纸质档案按“柜架-层-位”定位存放，电子档案采用“本地硬盘+云端备份”双存储模式，重要档案实行异地备份；（三）建立《档案保管台账》，定期（每季度）盘点档案，核对账物一致性，发现问题及时报告并处理。第十四条电子档案管理：（一）电子档案管理系统需具备权限管理、日志记录、数据加密功能，禁止非授权用户访问；（二）定期（每月）检测电子档案载体性能，发现损坏及时迁移至新载体；（三）对重要电子档案进行异质备份（如刻录至光盘），确保长期可读。第十五条保密管理：（一）密级档案查阅需经分管副厂长审批，绝密档案需经厂长审批；（二）档案管理人员不得泄露档案内容，调离岗位时需完成档案交接并签署《保密承诺书》；（三）禁止在互联网传输密级档案，确需传输的需通过专用加密通道；（四）定期开展档案安全保密检查（每半年一次），排查安全隐患。第六章档案利用与服务第十六条档案利用实行“先申请、后使用”原则，利用方式包括查阅、复制、摘录。第十七条内部利用流程：（一）申请人填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称/编号、利用方式；（二）部门负责人审核签字（密级档案需分管领导审批）；（三）档案管理部门核对申请信息，提供档案利用服务；（四）利用完毕后，申请人需在《档案利用登记本》签字确认，归还档案（复制件需注明“复制件，与原件核对无误”）。第十八条外部利用流程：（一）客户、供应商等外部单位需提供单位介绍信、经办人身份证复印件；（二）利用内容涉及商业秘密的，需签订《档案利用保密协议》；（三）经档案管理部门初审、分管副厂长审批后，方可提供查阅服务；（四）禁止外部单位复制或摘录密级档案。第十九条档案利用要求：（一）利用现场需由档案管理人员全程监督，禁止涂改、损毁档案；（二）电子档案查阅需在档案管理系统指定终端操作，禁止拷贝至移动存储设备；（三）档案利用结果（如出具证明、数据引用）需经档案管理部门审核，确保准确性。第七章档案鉴定与销毁第二十条成立档案鉴定小组，由档案管理委员会成员、技术专家、法律专员组成，负责档案价值鉴定与保管期限调整。第二十一条鉴定周期与内容：（一）定期鉴定：每3年对保管期满的档案进行鉴定，确定继续保管或销毁；（二）专项鉴定：对因企业战略调整、技术更新等原因需提前鉴定的档案，随时组织鉴定。第二十二条销毁流程：（一）鉴定小组出具《档案销毁意见书》，列明拟销毁档案的名称、数量、保管期限；（二）经档案管理委员会审议通过，报厂长审批；（三）档案管理部门编制《档案销毁清册》，与《档案销毁意见书》《审批单》一并存档；（四）选择有资质的销毁机构实施销毁（纸质档案采用粉碎或焚烧，电子档案采用数据擦除+物理破坏），销毁时需2名以上工作人员现场监督；（五）销毁完成后，监督人员在《档案销毁清册》签字确认，存档备查。第二十三条禁止销