合同管理模板与风险提示清单

通用合同管理模板与风险提示清单一、适用业务场景采购与销售类：原材料采购、产品销售、设备采购等商业买卖合同；服务合作类：咨询服务、技术服务、外包服务（如IT外包、劳务外包）等服务合同；项目合作类：联合开发、工程项目、品牌授权等专项合作合同；租赁与许可类：场地租赁、设备租赁、商标/专利许可使用等合同；其他类：保密协议、补充协议、框架协议等具有权利义务关系的书面协议。二、合同管理全流程操作步骤（一）需求识别与前期准备明确合作需求：业务部门根据实际需求（如采购物资、委托服务）确定合同标的、数量、质量要求、预算金额等核心要素，填写《合同需求申请表》（模板见附件1）。合作方背景调查：通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统）核查合作方主体资格（营业执照、经营范围、资质许可等），评估其履约能力（注册资本、涉诉记录、信用评级等），避免与无民事行为能力人或未经授权的签约主体合作。确定合同类型：根据业务性质选择对应的合同模板（如买卖合同、服务合同），保证模板与交易内容匹配。（二）合同文本起草与审核填写基础信息：按照模板要求填写合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采001”）、签约主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等），保证信息准确无误（人名用“”代替，如“法定代表人：”）。明确核心条款：标的条款：详细描述合同标的物（名称、规格、型号、数量）或服务内容（范围、标准、交付方式），避免模糊表述（如“一批货物”“优质服务”）；权利义务条款：明确双方的权利（如验收权、付款请求权）和义务（如交付义务、保密义务），保证对等性；价款与支付条款：约定金额、计价方式（单价/总价）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、支付时间（如“验收合格后30日内”）及账户信息（户名、开户行、账号）；履行期限与地点：明确交付/服务开始时间、截止时间及履行地点（如“甲方所在地仓库”）；违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%”）、赔偿范围，避免责任不对等（如仅约定一方违约责任）；争议解决方式：优先选择协商解决，协商不成时明确管辖法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“XX仲裁委员会”），避免同时约定诉讼和仲裁。内部审核流程：业务部门初审：审核合同内容是否符合业务需求、条款是否完整；法务部门复审：审核法律风险（如条款合法性、权责对等性、争议解决可执行性）；财务部门会签：审核付款条款、预算金额是否符合财务制度；管理层终审：重大合同（金额超XX万元或涉及核心业务）需报总经理/董事会审批。（三）协商修订与最终确认双方沟通协商：将审核后的合同文本发送给合作方，就条款差异（如价格、履行期限）进行协商，通过《合同修订记录表》（模板见附件2）记录每次修订内容（修订条款、原内容、新内容、双方确认人）。文本最终确认：双方达成一致后，形成最终合同文本，保证双方持有的文本内容完全一致（建议加盖“合同确认章”标注版本号）。（四）签署与用印管理签署准备：确认签署人权限（如法定代表人需提供证件号码复印件，非法人代表需提供授权委托书，模板见附件3），准备合同文本（正本至少2份，双方各执1份，可根据需要增加副本）。签署规范：企业主体：加盖合同专用章或公章（避免使用财务章、部门章），骑缝章（多页合同需加盖在每页缝隙处）；个人主体：由本人签字并按手印，注明签署日期；电子签署：通过合法电子签名平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。（五）履行跟踪与归档管理履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、服务质量），填写《合同履行记录表》（模板见附件4），发觉对方违约（如逾期交付）及时书面催告，保留催告证据（邮件、函件）。验收与确认：标的物或服务交付后，按合同约定进行验收（如质量检测、数量清点），签署《验收确认书》（模板见附件5），明确验收结果（合格/不合格及整改要求）。款项支付：财务部门根据验收确认书、发票（需与合同信息一致）等凭证办理付款，留存付款凭证（银行回单、发票）。合同归档：合同签署后10个工作日内，将合同文本、审批文件、修订记录、验收单等资料整理归档，电子版存储于指定服务器（加密保存），纸质版装订成册并标注编号，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、通用合同模板框架（一）合同基本信息表项目内容合同编号签约主体甲方：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式乙方：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式签订日期年月日签订地点合同性质□买卖□服务□合作□其他（二）核心条款模板（以服务合同为例）第一条服务内容与标准乙方为甲方提供[具体服务名称，如“企业信息化系统运维服务”]，服务内容包括：[详细描述服务范围，如“系统日常巡检、故障排除、数据备份”]，服务标准需符合[具体标准，如“《信息技术服务管理规范》（GB/T24405）”]。第二条服务期限自年月日起至年月日止，共计个月/年。第三条服务费用与支付服务费用总金额：人民币元（大写：）；支付方式：[分期支付/一次性支付]，如分期支付，约定支付节点：“合同签订后7个工作日内支付30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”；账户信息：甲方户名，开户行，账号；乙方户名，开户行，账号。第四条双方权利义务甲方权利：有权对乙方服务质量进行监督，要求乙方整改不合格服务；甲方义务：按约定支付服务费用，提供必要的工作条件（如场地、数据）；乙方权利：有权按约定收取服务费用；乙方义务：按标准提供服务，保守甲方商业秘密，不得擅自转包服务。第五条违约责任乙方逾期交付服务成果的，每逾期1日按服务费用总额的0.05%支付违约金，逾期超过30日的，甲方有权解除合同；甲方逾期支付服务费用的，每逾期1日按应付未付金额的0.05%支付违约金；因乙方服务质量问题导致甲方损失的，乙方应承担赔偿责任（直接损失，不包括间接损失）。第六条争议解决因本合同引起的争议，双方应友好协商；协商不成的，提交仲裁委员会仲裁/人民法院诉讼。第七条其他约定本合同一式份，双方各执份，具有同等法律效力；本合同自双方签字盖章之日起生效；附件：《服务详细清单》《验收标准》（为本合同组成部分，与具有同等效力）。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：四、常见风险点及规避建议（一）主体资格风险风险表现：合作方无民事行为能力、超越经营范围签约，或签约人未经授权（如非法定代表人且无授权委托书）。规避建议：核实合作方营业执照、相关资质证书（如行业许可、资质等级），确认其经营范围与合同内容匹配；签约人需提供法定代表人证件号码明或授权委托书（明确授权范围、期限），留存其证件号码复印件。（二）条款模糊风险风险表现：标的物规格、质量标准、履行期限等约定不明确（如“质量合格”“尽快交付”），导致履行争议。规避建议：标的物需写明具体名称、型号、规格、数量，质量标准引用国家标准、行业标准或双方确认的技术参数；履行期限明确具体日期或节点（如“2024年12月31日前交付”“验收合格后30日内付款”）。（三）付款条款风险风险表现：付款条件未与履约进度挂钩（如“合同签订后一次性付全款”），对方违约后己方难以追回款项。规避建议：采用分期付款，将付款比例与履约节点绑定（如“预付款30%到账后启动项目，进度款50%验收合格后支付，尾款20%质保期满后支付”）；约定付款账户为公司对公账户，避免个人账户收款。（四）违约责任不对等风险风险表现：仅约定一方违约责任（如仅约束乙方逾期交付，未约束甲方逾期付款），或违约金比例过高/过低。规避建议：双方违约责任对等约定，明确各自违约情形及对应的违约金计算方式（一般不超过实际损失的30%）；约定定金条款时，定金金额不超过主合同标的额的20%，且与违约金不并用（选择适用其一）。（五）争议解决方式无效风险风险表现：同时约定诉讼和仲裁（如“协商不成，可向法院起诉或仲裁委员会仲裁”），导致争议解决条款无效。规避建议：优先选择约定明确（如“向甲方所在地人民法院起诉”）或仲裁机构（需明确具体仲裁委员会名称，如“XX市仲裁委员会”）；避免选择“原告所在地”“合同签订地”等模糊管辖地。（六）合同签署不规范风险风险表现：未加盖公章、骑缝章，或签署日期空白，导致合同效力瑕疵。规避建议：企业主体必须加盖公章或合同专用章，多页合同需加盖骑缝章；个人主体需本人签字并按手印，填写完整签署日期；电子签署需通过第三方认证的电子签名平台，保