采购申请审批单模板采购需求及预算审核工具

适用业务场景本工具适用于企业内部各类采购活动的需求申报与预算审核环节，包括但不限于办公用品采购、设备购置、服务外包等场景。当员工因工作需要提出采购申请时，可通过此模板规范提交需求信息，经部门负责人、财务部门及分管领导逐级审核，保证采购行为符合公司预算管理要求，避免资源浪费或超预算支出。特别适用于需要跨部门协作审批的中大型企业，或对采购流程有严格管控要求的组织。操作流程详解第一步：采购需求发起申请人根据实际工作需要，填写《采购申请审批单》中的基础信息，包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购项目名称、采购目的（需简述采购背景及用途）、期望交付时间等。同时需详细列出采购需求明细，含物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、单位、预估单价及总价，并注明是否为紧急采购（紧急采购需说明理由，如生产急需、突发故障等）。第二步：部门负责人初审申请部门负责人对采购需求的必要性进行审核，重点确认：采购项目是否符合部门年度工作计划；需求描述是否清晰、规格参数是否合理；数量是否满足实际工作需要，是否存在过度采购。初审通过后，负责人在审批单上签字确认，并注明“同意初审”；若不通过，需注明驳回理由及修改意见，退回申请人调整。第三步：预算合规性审核财务部门收到审批单后，重点审核预算相关内容：对照公司年度预算方案，确认采购项目是否在预算范围内；预估总价是否准确，有无错漏（如税费、运费等附加费用是否包含）；若为超预算采购，需审核是否已按规定提交《预算调整申请表》，并附上级部门审批文件。审核通过后，财务负责人签字确认；若预算不足或费用不合理，需与申请人沟通调整需求或补充预算说明。第四步：分管领导终审根据采购金额及公司授权制度，由相应层级领导进行终审：金额在[具体金额区间，如5000元以下]：由部门负责人及财务负责人联合审批即可；金额在[具体金额区间，如5000-20000元]：需分管副总签字确认；金额在[具体金额区间，如20000元以上]：需提交总经理办公会集体审议，并形成会议纪要。终审通过后，审批单生效，进入采购执行环节；若未通过，由审批部门告知申请人并说明原因。第五步：审批结果反馈与执行采购部门根据审批通过的审批单，联系供应商进行询价、比价（若需），并签订采购合同。采购完成后，申请人需验收物品/服务质量，并在审批单上签字确认，最后将验收单及审批单原件交至财务部门作为付款依据。审批流程全程留痕，相关资料由行政部或采购部归档保存，留存期不少于3年。采购申请审批单模板基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购项目名称采购目的（简述采购背景及用途）期望交付时间年月日是否紧急采购□是□否（如是，需说明理由：______________________）采购需求明细规格型号/技术参数数量单位预估单价（元）预估总价（元）1.2.3.合计预估总价预算审核信息预算科目年度预算金额元本次申请金额元是否超预算□是□否（如是，需附《预算调整申请表》及审批文件）预算审核意见□同意□不同意（请注明理由：______________________）财务负责人签字：日期：年月日审批意见部门负责人意见：□同意□不同意（理由：______________________）签字：________日期：年月日分管领导意见：□同意□不同意（理由：______________________）签字：________日期：年月日总经理/总经理办公会意见：□同意□不同意（理由：______________________）签字/会议纪要号：________日期：年月日执行反馈采购合同编号供应商名称实际采购金额元验收意见□合格□不合格（不合格说明：______________________）验收人：________日期：年月日附件清单□需求说明书□技术参数表□比价记录□其他：______________________使用要点提示需求描述需清晰具体：规格型号、技术参数等信息应明确，避免使用“类似”“大概”等模糊表述，防止采购后与实际需求不符。预算金额需准确无误：预估总价应包含所有相关费用（如运输、安装、税费等），财务部门将根据预估金额进行预算匹配审核。审批权限需严格遵循：根据公司《采购管理办法》规定的金额标准逐级审批，不得越级或简化流程，保证审批合规性。附件材料需完整提交：对于大型设备或专业服务采购，需附技术需求书、市场调研报告或供应商资质文件等，支撑需求的合理性与必要性。紧急采购需特殊说明：因突发情况需紧急采购时，需在申请中详细说明紧急原因，并经部门负责人及分管