学校采购工作流程及制度

学校采购工作流程及制度一、采购工作总体原则1.依法依规：以《政府采购法》《招标投标法》《合同法》及教育部、财政厅、审计署等上位法为准绳，校内制度不得与上位法冲突。2.公开透明：除涉密项目外，全部采购信息在校内“阳光采购平台”实时公开，接受纪检、审计、师生三重监督。3.绩效导向：把“花最少钱办最好事”写进制度，预算、需求、履约、验收、付款、绩效评价六环节全部量化打分，得分低于80分的项目启动问责。4.全生命周期管理：从“需求萌芽”到“资产报废”一条链，杜绝“重采购、轻维护”顽疾。5.数字赋能：采购计划、审批、合同、验收、付款、资产登记、绩效评价全部线上闭环，系统自动留痕，人工无法删改。二、组织机构与职责1.采购工作领导小组：校长任组长，分管财务副校长、纪委书记、总务主任、财务科长、资产科长、教师代表、家长代表、学生代表为成员，每学期召开一次全体会议，审定重大采购事项。2.采购管理办公室（简称“采管办”）：设在总务处，编制3人，负责制度解释、计划汇总、方式审核、专家库管理、投诉处理、档案归集。3.需求部门：教学、科研、德育、信息中心、食堂、公寓等实际使用部门，负责前期调研、技术参数撰写、履约评价。4.财务部门：负责预算指标控制、资金支付、绩效目标审核。5.资产部门：负责资产编码、贴签、盘点、报废、共享调剂。6.纪检审计室：对采购全过程进行嵌入式监督，随机抽取10%项目开展专项审计。7.评审专家库：校内教师专家60人、校外技术专家120人，每年考核一次，实行“黑名单”一票否决。三、采购类别与限额标准1.集中采购目录：计算机、打印机、空调、课桌椅、实验仪器、图书、体育器材、食堂原材料、物业保洁、绿化养护、安保服务、信息化软件等22类，无论金额大小全部集中采购。2.分散采购限额：目录外货物≥5万元、服务≥10万元、工程≥20万元，必须走校内招标；低于上述限额可分散采购，但仍需线上备案。3.紧急采购：突发停水停电、疫情防控、校园安全等不可预见事件，金额≤10万元由校长口头授权，24小时内补录系统；10万元以上须报教育主管部门备案。4.涉密采购：经校党委保密委员会认定，不走线上系统，纸质流转，专人专柜保管，审计部门每季度检查一次。四、需求形成与预算锁定1.需求萌芽：教师或部门在“需求池”系统提交意向，填写“必要性、可行性、预期效益”三栏，系统自动关联现有资产，重复率>30%的自动驳回。2.市场调研：采管办每月发布“调研日”公告，组织需求部门、纪检、教师代表赴市场或生产厂家调研，形成《三方比价表》和《技术倾向书》。3.预算评审：财务部门组织“预算排队会”，按轻重缓急打分，得分高者优先安排资金；未纳入年度预算的项目，原则上不得启动。4.参数公示：技术参数在校内公示5个工作日，供应商可提出质疑，采管办2个工作日内答复并修正。五、采购方式选择1.公开招标：金额≥200万元的货物或服务、≥400万元的工程，必须公开招标，公告在“中国政府采购网”和校园网同步发布。2.邀请招标：技术复杂或具有特殊性，潜在投标人不足5家，经领导小组批准可邀请3家以上投标。3.竞争性磋商：技术方案需要二轮谈判的科研项目、信息化软件，金额100—200万元之间，由采管办组织。4.竞争性谈判：招标失败二次后仍不足3家，或专利、独家代理情形，经校长办公会批准可谈判。5.询价采购：金额5—100万元，规格统一、价格透明，至少3家报价，最低价中标。6.单一来源：唯一专利、原厂续保、配套软件升级，金额50万元以下由采管办公示5个工作日无异议后执行；50万元以上须报教育主管部门公示。7.电子卖场：计算机、打印机、空调等通用设备，优先在“政采云”电子卖场下单，自动比价，无需人工谈判。六、招标文件编制1.模板统一：采管办提供“招标文件GPT”，自动带入项目编号、预算、技术参数、评分细则，减少人为自由裁量。2.评分权重：价格30%、技术45%、服务15%、信誉10%；技术分设置“负偏离扣分”条款，防止低价劣质。3.绿色节能：对空调、照明、打印机设置节能清单强制要求，未入围节能清单的品牌直接废标。4.中小企业扶持：对小微企业报价给予6%价格扣除，监狱企业、残疾人企业同等享受。5.禁止条款：不得设置注册资本、资产总额、营业收入、营业年限等规模条件，不得指定品牌型号，不得要求原厂授权。七、开评标与定标1.开标时间：自招标文件发出到开标不少于20日，电子化投标，CA证书加密，开标现场直播。2.评标委员会：5人以上单数，校外专家占比≥60，采管办工作人员不得进入评标室，纪检全程录像。3.澄清规则：评标委员会不得要求供应商进行实质性修改，澄清内容须书面记录并纳入档案。4.结果公告：中标公告在“中国政府采购网”公示1个工作日，校园网公示3个工作日，无异议后发出中标通知书。5.废标情形：有效投标人不足3家、全部报价超预算、出现串标围标、技术参数重大负偏离，经评标委员会签字确认后废标，3个工作日内重新招标。八、合同签订与履约1.合同模板：采管办统一提供“教育行业政府采购合同”标准文本，包含“验收不合格无条件退货”条款。2.签订时限：中标通知书发出后5个工作日内完成合同签订，逾期无正当理由不签，取消中标资格并没收投标保证金。3.履约保证金：中标金额10%以内，以保函形式提交，验收合格且无质量争议后5个工作日内退还。4.进度管理：信息化项目实行“里程碑”付款，每完成一个模块由需求部门、采管办、第三方监理三方签字确认后方可支付。5.变更管理：合同履行中需追加与合同标的相同货物或服务，金额≤原合同10%且≤10万元，由采管办公示3个工作日无异议后签订补充协议；超限额须重新招标。九、验收与付款1.验收小组：需求部门2人、采管办1人、校外专家1人、纪检1人，共计5人，实行“谁签字谁负责终身制”。2.验收标准：以招标文件、合同、样品、检测报告四方对照，现场拆箱、开机、实测、拍照、录像，形成《验收纪实片》。3.第三方检测：对食品安全、空气检测、实验仪器精度、网络安全等级保护等法定检测项目，必须委托CMA或CNAS机构出具报告，否则不予付款。4.付款时限：验收合格且发票、合同、验收单、资产入库单四单齐全后，财务部门5个工作日内付款；无正当理由拖延付款的，按同期LPR利率向供应商支付违约金。5.拒付情形：验收不合格、资产未入库、质保金未留、合同未备案，系统自动拦截，财务无法生成支付凭证。十、资产登记与绩效评价1.一物一码：验收当日，资产部门通过RFID打印机生成唯一二维码，贴于设备隐蔽处，扫码即可查看采购批次、价格、质保、责任人。2.共享调剂：系统设置“闲置预警”，60天未使用的资产自动标红，校内优先调剂，避免重复购置。3.绩效目标：每个采购项目填报“数量、质量、时效、成本、效益、满意度”六维指标，验收后第12个月系统自动推送满意度问卷，低于85分启动问责。4.后评价采管办每年抽取20%项目开展后评价，形成《绩效报告》向教代会公开，评价结果作为下一年度预算安排的重要依据。5.资产报废：达到使用年限且无法维修，由使用部门提出报废申请，校外评估机构出具残值评估，评估价≥2000元的须公开竞价处置，收入上缴财政。十一、应急与防疫物资采购特别条款1.绿色通道：疫情、自然灾害、校园安全事件启动Ⅰ级响应时，采管办发布紧急采购公告，供应商可在24小时内通过“应急竞价”模块报价，系统自动按最低价成交。2.价格监测：食堂米面油肉蛋奶六大类原材料，每日抓取发改委、农业厅、商务局公开价格，异常涨幅>10%时，采管办启动“二次竞价”，确保学生餐费不上涨。3.质量安全：所有食材须提供当批次检验合格证明，食堂留样125克、48小时，系统随机生成留样编号，家长委员会可随时扫码查看。4.应急储备：口罩、消毒液、防护服常备30天用量，每季度盘点一次，临期3个月自动预警，由校医院提出轮换计划，避免浪费。十二、信息化系统功能亮点1.智能预警：预算不足、参数倾向、供应商关联、评委重复，系统实时弹窗提醒，人工无法强行提交。2.区块链存证：招标文件、投标文件、开标录像、合同、验收单、付款凭证全部哈希值上链，永久防篡改。3.电子签章：校长、供应商、银行、监理四方采用CFCA电子签章，手机端一键完成，合同生成时间从3天缩短到30分钟。4.大数据分析：自动生成“供应商画像”“价格趋势图”“部门采购频次榜”，为审计、巡视、巡察提供一键式证据包。5.手机端小程序：教师扫码即可提交需求、查看进度、评价服务，实现“最多跑一次”甚至“零跑腿”。十三、档案管理1.纸质档案：正本1套、副本2套，使用无酸纸打印，线装装订，封面标注项目编号、名称、金额、保管期限，最低保存15年。2.电子档案：PDF/A格式，双份备份，本地NAS一份、异地阿里云一份，每年做一次可读性检测。3.查阅权限：校内人员通过OA申请，经采管办负责人、纪检室双审批后方可查阅，全程录像；校外人员须持单位介绍信，经校长审批。4.销毁程序：达到保管期限后，由采管办、纪检、档案室三方现场粉碎，出具《销毁清册》，永久保存影像记录。十四、培训与考核1.入职必训：新入职教师、行政人员须完成“采购合规第一课”线上考试，90分合格，不合格不得办理报销。2.年度轮训：采管办每年组织“供应商廉洁承诺书”签署仪式，邀请检察院、财政局专家授课，现场剖析围标串标案例。3.专家考核：校外专家出现迟到、早退、打分异常、泄露评标信息，立即除名并通报所在行业主管部门。4.部门考核：将“采购绩效、节约资金、投诉数量、审计问题”四项指标纳入部门年终绩效，权重占20%，与评优评先直接挂钩。5.个人积分：需求部门经办人实行“廉洁积分”，初始12分，出现一次有效投诉扣3分，扣完即调离岗位，两年内不得参与采购。十五、投诉与问责1.投诉渠道：校内设置“阳光采购”意见箱、电子邮箱、微信小程序，24小时受理，采管办2个工作日内答复，7个工作日内处理完毕。2.质疑流程：供应商对招标文件有异议，可在公示期截止前书面提出，采管办组织原评标委员会复核，复核结果即为最终结论。3.问责情形：化整为零规避招标、倾向性参数、泄露标底、接受吃请、验收走过场，一经查实，对直接责任人给予警告直至开除，涉嫌犯罪的移送司法机关。4.赔偿机制：因采购人原因导致中标人损失的，按合同金额1‰/天支付违约金；因供应商原因导致项目失败的，扣除履约保证金并列入“黑名单”，三年内禁止参加学校采购。5.公开通报：所有问责结果在校园网“曝光台”公示，同步推送至“信用中国”，实现“一处失信，处处受限”。十六、部分（完整题型，闭卷90分钟）一、单项选择题（每题2分，共20分）1.学校集中采购目录外货物达到多少金额必须走校内招标？A.1万元B.3万元C.5万元D.10万元2.履约保证金最高不得超过中标金额的：A.2%B.5%C.10%D.20%3.评标委员会成员中校外专家占比不得低于：A.30%B.40%C.50%D.60%4.紧急采购金额超过多少万元须报教育主管部门备案？A.5B.10C.20D.505.资产闲置预警时间为多少天？A.30B.45C.60D.906.采购绩效满意度问卷低于多少分启动问责？A.70B.75C.80D.857.合同追加金额不得超过原合同金额的：A.5%B.10%C.15%D.20%8.档案最低保管期限为：A.5年B.10年C.15年D.20年9.供应商出现有效投诉一次扣减廉洁积分：A.1分B.2分C.3分D.6分10.信息化项目付款采用：A.一次性付款B.里程碑付款C.到货付款D.年终付款二、多项选择题（每题3分，共15分）11.以下哪些情形应当废标？A.有效投标人不足3家B.全部报价超预算C.技术参数重大负偏离D.评标委员会成员迟到12.政府采购合同必须包含的条款有：A.验收不合格无条件退货B.履约保证金退还条件C.知识产权归属D.价格调整机制13.需求部门在“需求池”中须填写的内容包括：A.必要性B.可行性C.预期效益D.供应商名称14.以下属于集中采购目录的有：A.课桌椅B.实验仪器C.食堂原材料D.教师办公用笔15.电子档案备份要求：A.本地NAS一份B.异地云一份C.每年可读性检测D.使用Word格式三、判断题（每题2分，共10分）16.学校可以要求供应商提供原厂授权作为资格条件。（）17.评标现场可以进行实质性澄清。（）18.资产报废残值评估价≥2