质量管理体系检查及改进建议书

质量管理体系检查及改进建议书（通用模板）引言质量管理体系是组织持续满足顾客要求、提升运营效率的核心保障。为规范质量管理体系检查工作，系统识别体系运行中的薄弱环节，推动问题有效解决和体系持续优化，特制定本通用模板。本模板适用于各类组织内部质量管理体系检查、外部审核不符合项整改跟踪及专项质量改进活动，旨在为检查人员提供结构化、标准化的工作指引，保证检查过程规范、结果客观、改进落地。一、模板适用场景说明（一）内部体系审核组织为验证质量管理体系是否符合ISO9001等标准要求、体系文件规定及自身需求，开展的定期（如年度/季度）或不定期内部审核，可使用本模板编制检查计划、记录检查发觉、输出改进建议。（二）外部审核不符合项整改针对客户第二方审核、第三方认证审核或监管机构检查提出的不符合项，组织可借助本模板规范整改流程，明确整改责任、措施及时限，保证问题彻底关闭并通过验证。（三）质量问题专项检查当发生批量不合格品、顾客重大投诉、过程能力异常或质量目标未达成等情况时，可通过本模板开展针对性专项检查，深挖问题根源，制定专项改进方案。（四）体系认证/换证准备组织在质量管理体系初次认证、换证或监督审核前，可使用本模板进行内部模拟审核，提前识别体系运行中的差距，为顺利通过外部审核奠定基础。（五）管理评审输入支撑为管理评审提供体系运行现状、存在问题及改进方向的客观依据，可通过本模板汇总各环节检查结果，形成系统的质量绩效分析报告。二、检查及改进建议书编制流程本流程遵循“策划-实施-检查-改进（PDCA）”循环，保证检查工作有序开展、改进措施闭环落地。具体步骤（一）检查准备阶段明确检查目的与范围目的：清晰界定本次检查的核心目标，如“验证生产过程质量控制措施的有效性”“排查文件管理流程的合规性”或“跟踪客户投诉整改措施的落实情况”等。范围：明确检查涉及的部门、过程、区域、产品或体系要素（如“采购过程”“产品设计开发”“不合格品控制”等），避免范围过大或过小导致检查失效。组建检查组指定检查组长：具备质量管理体系审核经验，熟悉检查流程及标准，负责检查组整体工作协调、报告审核及决策。选定检查员：根据检查范围选择具备相关专业背景（如生产、技术、采购、设备等）和审核技能的人员，必要时邀请外部专家参与（如特定行业技术要求）。明确分工：检查组长分配检查任务（如文件审查、现场核查、数据验证等），保证每位成员职责清晰。收集背景信息体系文件：收集与检查范围相关的质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准等，明确体系要求。历史资料：调阅过往检查报告、不合格项记录、内/外部审核结果、纠正预防措施表、顾客反馈及质量目标达成数据等，知晓体系运行现状及历史问题。资源信息：知晓受检部门的人员配置、设备设施、工艺流程、近期生产计划等，保证检查方案贴合实际。编制检查计划检查计划是检查活动的纲领性文件，需经管理者代表批准后发放至受检部门，内容应包括：检查目的、范围、依据（如ISO9001:2015标准、组织体系文件、法律法规等）；检查时间、日程安排（精确到小时，如“202X年X月X日09:00-10:00文件审查，10:00-11:30现场核查”）；检查组成员及分工；受检部门对接人及联系方式；检查方法（如文件查阅、现场观察、员工访谈、记录抽样、数据测量等）；注意事项（如保密要求、现场安全规定等）。（二）现场检查与信息收集首次会议检查组与受检部门负责人及相关人员召开首次会议，介绍检查目的、范围、流程及分工，确认检查计划，明确沟通机制。受检部门简要汇报体系运行概况及自查情况，帮助检查组快速知晓背景。现场检查实施检查组依据检查计划，通过以下方式收集客观证据，保证信息真实、可追溯：文件审查：抽查体系文件（如程序文件、作业指导书、记录表单）的完整性、适宜性及执行情况，重点检查文件审批、版本更新、发放记录等是否符合规定。示例：检查《生产过程控制程序》是否明确关键工序的参数要求，现场操作人员是否按文件要求执行。现场观察：到生产车间、实验室、仓库等现场，观察设备运行状态、环境条件、员工操作规范性、标识标牌使用情况等，重点关注特殊过程、关键质量控制点。示例：观察焊接工序是否按规定进行工艺参数监控，记录填写是否及时、准确。人员访谈：与不同层级员工（操作工、班组长、部门负责人）交流，知晓其对岗位职责、质量要求、异常处理流程的掌握程度，验证培训效果及体系宣贯情况。示例：访谈新员工：“你是否清楚本岗位的质量控制要点？发觉不合格品应如何处理？”记录核查：抽查质量记录（如检验报告、设备校准记录、培训记录、不合格品处理单）的完整性、真实性和规范性，保证记录填写符合“5W1H”（时间、地点、人物、事件、原因、结果）要求。示例：抽查202X年1-3月的《进货检验记录》，检查供应商名称、物料批次、检验项目及结果是否填写完整。信息记录与沟通检查员使用统一的《质量管理体系检查记录表》（见本章第三节模板表格）实时记录检查发觉，对符合项和不符合项分别标注，描述需具体、客观，避免主观表述（如“记录填写潦草”应改为“《设备点检记录》中202X年X月X日的设备运行参数未填写，字迹模糊”）。检查过程中发觉重大问题（如可能导致产品安全或重大质量的风险），应及时向检查组长及受检部门负责人沟通，确认问题事实。（三）问题分析与不符合项判定汇总与分类检查发觉检查结束后，检查组内部召开会议，汇总各成员的检查记录，对发觉的问题进行分类：符合项：体系运行有效的方面，可作为亮点推广；观察项：未构成不符合，但存在潜在风险或改进空间的方面，可提出改进建议；不符合项：体系运行未达到规定要求的问题，需判定不符合类型。不符合项判定与分级不符合判定依据：对照检查依据（标准、体系文件、法律法规等），明确不符合的具体条款及事实描述，保证“有章可循、有据可查”。不符合类型分级：严重不符合：体系系统性失效或区域性失效（如关键过程未受控、多次发生同类不合格且未采取有效措施）；违反法律法规或强制性标准；可能导致顾客严重投诉或安全风险。一般不符合：孤立、偶发的问题（如个别记录填写不规范、设备维护未按计划执行）；对体系运行影响较小，可通过简单整改解决。根本原因分析对不符合项采用系统方法进行根本原因分析，避免“头痛医头、脚痛医脚”。常用方法包括：5Why分析法：通过连续追问“为什么”，层层深挖问题根源。示例：发觉“产品检验报告未签字”→为什么未签字？→检验员临时外出→为什么无人替代？→岗位交叉培训不到位→为什么未培训？→年度培训计划未覆盖该环节。鱼骨图分析法：从“人、机、料、法、环、测”6个维度分析影响因素，找出关键原因。根本原因判定原则：原因应具体、可验证，而非表面现象（如“员工失误”需进一步分析是培训不足、文件不清晰还是监督不到位）。（四）改进建议提出改进措施制定要求针对不符合项及观察项，制定“SMART”原则的改进措施：S（Specific）：措施具体明确，避免笼统（如“加强培训”改为“对质量部全体人员开展《记录管理规范》专项培训，时长2小时，考核合格后方可上岗”）；M（Measurable）：可量化改进效果（如“将产品一次交验合格率从95%提升至98%”）；A（Achievable）：措施切实可行，符合组织资源现状；R（Relevant）：措施与问题原因直接相关，保证针对性；T（Time-bound）：明确完成时限（如“202X年X月X日前完成”）。改进建议内容框架问题描述：简述不符合项或观察项的具体情况；原因分析：明确根本原因；改进措施：具体做什么、谁来做、何时做；验证方式：通过何种方式验证措施有效性（如“现场抽查记录”“统计改进后合格率”）；优先级：根据问题严重程度及风险，标注“紧急”“重要”“一般”。符合项与亮点推广对检查中发觉的符合项（如“某车间通过引入防错装置，将人为差错率降低50%”），可提炼为最佳实践，建议在组织内部推广，促进经验共享。（五）报告编制与发布检查报告编制检查组长负责组织编制《质量管理体系检查及改进建议书》，内容应包括：封面：报告名称、编号、受检部门、检查日期、编制人/审核人/批准人；检查概况：目的、范围、依据、时间、人员、受检部门对接人；检查过程简述：检查方法、主要活动及覆盖情况；检查结果：体系运行总体评价（如“体系运行基本符合要求，但生产过程控制存在薄弱环节”）；符合项列表（可附亮点照片或案例）；不符合项列表（含问题描述、不符合条款、类型、原因分析）；观察项及改进建议列表；结论与风险提示：明确体系运行中存在的重大风险（如“若设备维护问题未解决，可能导致停机风险”）；附件：检查计划、检查记录表、证据材料（照片、记录复印件等）的索引。报告审核与发布检查组长对报告内容进行审核，保证事实准确、逻辑清晰、建议可行；报告提交至管理者代表或最高管理者批准；批准后，将报告发放至受检部门、质量管理部门及相关领导，必要时在组织内部公示（涉及保密内容除外）。（六）改进跟踪与验证改进措施落实受检部门收到报告后，在5个工作日内制定《改进措施实施计划》（明确责任人和时间节点），报质量管理部门备案；责任部门按计划实施改进措施，过程中遇到问题及时与检查组或质量部门沟通。跟踪与协调质量管理部门或检查组通过定期例会、现场抽查等方式跟踪改进进展，对未按期完成的原因进行协调（如资源不足、流程冲突等）。效果验证改进措施完成后，责任部门提交《改进措施完成报告》及相关证据（如培训记录、整改后照片、数据对比表等）；检查组或指定验证人员对改进效果进行验证，确认方式包括：现场复核：检查问题是否已解决（如“记录填写不规范”验证需抽查10份近期记录，确认均符合要求）；数据分析：对比改进前后的质量指标（如“产品一次交验合格率”“客户投诉率”）；员工访谈：知晓改进措施是否有效落地（如“你是否清楚新的记录填写要求？”）。闭环管理验证通过：在《改进建议跟踪表》（见本章第三节模板表格）中记录“验证有效”，更新相关体系文件（如程序文件、作业指导书），将改进成果纳入标准化管理；验证未通过：重新分析原因，制定新的改进措施，直至问题彻底解决；定期回顾：质量管理部门每季度汇总改进措施完成情况，形成《质量改进报告》，提交管理评审。三、模板表格及填写说明（一）质量管理体系检查计划表序号检查项目检查依据（条款/文件名称）检查方法受检部门/区域计划检查时间检查员备注（如抽样数量）1文件管理《文件控制程序》第4.2.3条查阅文件发放记录、版本清单，访谈文控员办公室202X–*抽查5份核心文件2供应商管理《采购控制程序》第5.1条审核供应商评价记录、现场考察报告采购部202X–*YY重点检查3家主要供应商3生产过程控制《作业指导书》SOP-001现场观察关键工序操作，抽查10份生产记录生产一部202X–*ZZ观察2班次操作情况填写说明：“检查项目”需具体明确，避免笼统（如“过程控制”应细化为“生产过程控制”“检验过程控制”等）；“检查依据”需标注具体条款号或文件名称，保证可追溯；“检查方法”说明采用何种方式（如“查阅”“观察”“访谈”“测量”等）；“计划检查时间”精确到日期和时段，方便受检部门安排配合。（二）质量管理体系检查记录表（不符合项）序号不符合项描述（事实清晰、具体，含时间/地点/人员/事件）不符合条款/文件依据不符合类型（严重/一般）根本原因分析（初步）证据材料（记录/照片编号）受检方确认签字检查员1202X年X月X日14:30，生产一部车间A-3工位，操作工*王某在焊接零件时，未按《作业指导书》SOP-001要求使用温度监控仪，现场抽查3件产品焊接参数均超出标准范围《作业指导书》SOP-001第3.2条“关键工序必须实时监控工艺参数”严重操作工培训不到位，未掌握关键工序控制要求；现场监督未发觉现场照片P202X-005，操作工访谈记录*（生产一部经理）*2202X年X月X日，仓库抽查《物料存储卡》，发觉批次B-002的原料入库日期未填写，仅记录了“202X年X月”，具体日期缺失《仓库管理规定》第2.5条“物料存储卡需完整填写入库日期、批次”一般仓管员工作疏忽，未严格执行填写规范《物料存储卡》复印件JL-202X-012*（仓库主管）*YY填写说明：“不符合项描述”需客观、具体，避免主观评价（如“操作工不认真”应改为“操作工未按指导书要求使用温度监控仪”）；“不符合条款”需明确引用标准或文件的具体条款，保证判定有据；“根本原因分析”应聚焦体系或流程问题，而非直接指责个人；“证据材料”需注明来源，便于后续查阅；“受检方确认签字”需由受检部门负责人或授权人员签署，确认问题事实。（三）改进建议跟踪表序号不符合项/问题描述（引用检查记录表序号）改进建议措施（具体、可操作）责任部门责任人计划完成时间实际完成时间验证方式（如“现场核查”“数据对比”）验证结果（有效/部分有效/无效）备注（如需调整计划）1检查记录表序号1（焊接工序未监控参数）1.对生产一部全体操作工开展《作业指导书》SOP-001专项培训，重点讲解关键工序控制要求，培训后考核；2.增加班组长现场巡查频次，每2小时检查1次关键工序参数监控情况生产一部*李某202X–202X–抽查培训记录、考核试卷；现场观察3个班次操作有效2检查记录表序号2（物料存储卡日期缺失）1.仓库组织仓管员学习《仓库管理规定》第2.5条，规范填写要求；2.仓库主管每日抽查10份《物料存储卡》，发觉填写不全的当日整改仓库*张某202X–202X–抽查整改后15份存储卡填写情况；检查主管巡查记录有效填写说明：“改进建议措施”需分条列出，明确“做什么、谁来做、怎么做”；“责任人”需具体到岗位及姓名（如“质量部经理*王某”），避免模糊表述（如“相关部门”）；“验证方式”需与改进措施对应，保证验证的客观性（如“培训效果”可通过“考核”验证，“操作规范”可通过“现场观察”验证）；“验证结果”需附简要说明（如“无效”需注明原因及下一步计划）。四、使用注意事项与常见问题规避（一）检查过程注意事项保持客观公正：检查人员需独立开展工作，基于事实和证据进行判断，避免受个人情感、人际关系或部门立场影响，对发觉的问题“一视同仁”。注重沟通技巧：与受检方沟通时，使用“描述事实+依据标准”的表述方式（如“根据《作业指导书》第3.2条，此处需要填写温度监控记录，目前发觉未填写”），避免指责性语言，以“帮助改进”为共同目标。保证证据充分：每个不符合项均需有对应的证据支撑（如记录、照片、