企业资料归档及信息管理制度文档

企业资料归档及信息管理制度文档一、制度目的与基本原则为规范企业各类资料的收集、整理、归档及信息管理工作，保证资料的完整性、安全性、可追溯性，提高信息利用效率，防范资料遗失或泄露风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度遵循“分类管理、及时归档、规范使用、安全保密”的基本原则，保证企业资料管理工作有序开展。二、制度适用对象与范围（一）适用对象本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）及全体员工，包括部门负责人、资料经办人、资料保管人及相关使用人员。（二）适用范围资料类型：涵盖企业在生产经营、行政管理、人力资源管理、财务管理、业务往来等活动中形成的具有保存价值的各类资料，包括但不限于：纸质资料：文件、合同、报表、会议纪要、图纸、凭证等；电子资料：电子文档、数据库文件、邮件、录音录像、扫描件等；实物资料：奖杯、牌匾、样品等具有保存价值的实体物品。管理环节：资料的收集、整理、分类、编目、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等全流程管理。三、职责分工（一）归口管理部门（行政部/档案室）负责制定和完善资料归档及信息管理制度，并监督各部门执行；负责对企业各部门提交的资料进行审核、验收、归档及统一保管；负责建立和维护企业资料管理总台账，保证资料与台账一致；负责资料库房的日常管理，包括防火、防潮、防虫、防盗等安全措施；负责组织资料鉴定工作，对到期资料提出销毁建议并按流程审批。（二）各部门负责人负责督促本部门人员按本制度要求及时、完整提交资料；指定本部门资料经办人，明确其职责，并报行政部备案；审核本部门提交资料的完整性、真实性及合规性。（三）资料经办人负责本部门资料的日常收集、整理、分类及初步编目；按规定时间将整理后的资料提交至行政部，办理交接手续；配合行政部对资料进行审核、验收，对不合格资料及时补充或修正。（四）资料保管人负责归档资料的日常保管，保证资料存放环境符合要求；办理资料借阅、归还手续，记录借阅信息；定期检查资料状况，对损坏、变质资料及时上报并采取措施修复或复制。四、资料归档全流程操作规范（一）资料收集收集周期：月度资料：每月最后5个工作日内，各部门经办人收集本部门上月形成的各类资料；年度资料：每年12月20日前，各部门收集本年度形成的具有长期保存价值的资料；专项资料：在项目结束后10个工作日内，项目负责人收集项目全周期资料并提交。收集要求：资料内容需完整、准确，反映业务活动的真实情况；纸质资料需为原件（如需复印件需注明“与原件核对无误”并签字盖章），电子资料需为最终版本；资料字迹清晰、格式规范，不得使用易褪色的书写工具（如铅笔、圆珠笔）。（二）资料整理分类标准：按部门分类：如行政部、人力资源部、财务部、业务部等；按资料类型分类：如文件、合同、报表、会议纪要等；按年度分类：以资料形成的自然年度为单位。编目要求：每份资料需编制唯一“档号”，格式为“部门代码-年度-资料类型代码-序号”（如“XZ-2023-01-001”，其中XZ代表行政部，01代表文件类）；填写《资料归档清单》（详见附件1），包含序号、档号、资料名称、形成部门、形成日期、页数、保管期限、备注等字段。装订要求：纸质资料需按顺序整理，去除金属夹，左侧装订，保证牢固、平整；超过A4纸规格的资料需折叠为A4大小，并标注页码；电子资料需按分类建立文件夹，文件夹命名规则与纸质资料档号一致，刻录成光盘或存储至指定服务器路径。（三）资料归档提交与验收：资料经办人将整理好的纸质资料及《资料归档清单》一并提交至行政部；行政部在3个工作日内对资料的完整性、分类准确性、编目规范性进行验收，验收合格后签字确认；验收不合格的，退回经办人重新整理。交接手续：双方填写《资料交接清单》（详见附件2），注明资料名称、数量、档号、交接人、交接日期等信息，各执一份存档。入库保管：纸质资料按分类存入专用档案柜，标注“部门-年度-资料类型”标签；电子资料存储至企业指定服务器（路径：服务器名称→资料归档→部门名称→年度→资料类型），并至企业文档管理系统进行备份。（四）资料保管保管环境：纸质资料库房需保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备灭火器、温湿度计、防虫防霉设备；电子资料存储服务器需定期维护，保证数据安全，防止病毒攻击或数据丢失。保管期限：永久保存：企业章程、股东会决议、年度财务审计报告、重大合同、核心知识产权文件等；长期保存（10-30年）：年度工作计划与总结、会议纪要、人事档案、财务凭证等；短期保存（1-10年）：日常通知、临时报表、一般业务往来函件等。具体保管期限参照《企业资料保管期限表》（详见附件3）执行。定期检查：每季度末，行政部对纸质资料进行抽样检查，查看是否有损坏、变质情况；每半年，信息技术部对电子资料进行备份有效性检测，保证数据可恢复。（五）资料借阅与利用借阅权限：企业内部员工因工作需要借阅资料，需填写《资料借阅申请表》（详见附件4），经部门负责人签字后，报行政部审批；涉及密级资料（如未公开合同、财务数据），需经分管领导审批；外部单位借阅资料，需持单位介绍信及有效证件号码件，经行政部负责人及分管领导批准。借阅流程：借阅人凭审批后的《资料借阅申请表》至资料保管人处办理借阅手续；资料保管人核对信息无误后，将资料交予借阅人，并在《资料借阅登记簿》（详见附件5）中记录借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。借阅要求：借阅期限：一般资料不超过7个工作日，特殊资料不超过15个工作日；借阅人需妥善保管资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损坏或复制（经批准的除外）；借阅到期需及时归还，如需续借，需提前1个工作日办理续借手续。（六）资料鉴定与销毁鉴定组织：资料保管期限届满后，由行政部牵头，组织相关部门负责人、资料专家组成鉴定小组，对到期资料进行鉴定。鉴定流程：鉴定小组对到期资料的价值进行评估，确定“继续保存”或“销毁”；对需销毁的资料，填写《资料销毁审批表》（详见附件6），经行政部负责人、分管领导审批后，方可销毁。销毁执行：纸质资料采用粉碎或焚烧方式销毁，由2人以上共同监销，保证资料无法复原；电子资料进行彻底删除（低级格式化或物理销毁），并记录销毁时间、方式、执行人等信息；销毁完成后，监销人及执行人在《资料销毁审批表》上签字确认，相关材料存档备查。五、信息安全管理规范（一）电子资料管理命名与存储：电子资料文件名需规范命名，格式为“资料名称-形成日期-形成部门”（如“2023年度工作总结-20231231-行政部”）；电子资料需存储至企业指定服务器或文档管理系统，严禁私自存储在个人电脑、移动硬盘或非授权云盘中。权限管理：企业文档管理系统实行分级权限管理，不同部门、不同岗位人员仅能访问本部门或职责范围内的资料；密码设置要求：系统登录密码需包含字母、数字及特殊符号，长度不少于8位，每3个月更换一次。备份与恢复：电子资料需每日增量备份、每周全量备份，备份数据存储于异地服务器；每季度进行一次数据恢复演练，保证备份数据可用。（二）纸质资料管理保密要求：涉密资料（如未公开商业合同、财务数据、核心技术资料）需单独存放，由专人保管，借阅需经总经理审批；纸质资料在传递过程中需使用密封袋或文件袋，注明“密级”及“收件人”。清点与移交：每年12月，行政部组织对纸质资料进行全面清点，保证账物相符；部门负责人或资料经办人离职时，需办理资料交接手续，填写《离职资料交接清单》（详见附件7），经行政部确认后方可办理离职手续。六、常用表单模板附件1：资料归档清单序号档号资料名称形成部门形成日期页数保管期限备注1XZ-2023-01-0012023年度行政工作计划行政部202312011510年2YW-2023-02-005XX项目合同业务部2023052028永久附件2：资料交接清单交接日期档号资料名称数量交出部门交出人接收部门接收人备注20231205XZ-2023-01-0012023年度行政工作计划1份行政部*经办人行政部*保管人附件3：企业资料保管期限表（部分示例）资料类型保管期限备注企业章程永久年度财务审计报告永久员工劳动合同长期（30年）员工离职后保存日常通知短期（3年）附件4：资料借阅申请表申请人部门借阅资料名称及档号借阅原因借阅期限部门负责人签字*员工业务部YW-2023-02-005（XX项目合同）项目续签参考20231210-20231217*经理审批人行政部意见：同意日期：20231209附件5：资料借阅登记簿借阅日期资料名称及档号借阅人归还日期经办人备注20231210YW-2023-02-005*员工20231217*保管人附件6：资料销毁审批表资料名称及档号保管期限销毁原因鉴定小组意见部门负责人行政部负责人分管领导2022年日常通知（10份）3年保管期限已届满同意销毁*经理*主任*总执行人监销人销毁日期附件7：离职资料交接清单离职人员部门职位交接资料名称及档号数量接收人交接日期监交人*员工人力资源部专员员工花名册（2023年度）1份*经理20231220*主任七、重要提示与责任追究及时归档：各部门需在规定时间内完成资料收集与归档，不得拖延或积压；对未按时归档导致资料遗失的，追究部门负责人及经办人责任。资料完整：归档资料需保证内容完整、无缺页漏项；对故意损毁、抽换资料的，视情节轻重给予通报批评或纪律处分。保密义务：借阅人