合同管理标准模板

合同管理标准模板使用指南一、典型业务应用场景采购合作：与供应商签订原材料采购、设备采购、服务采购等合同；业务外包：将设计、开发、物流、客服等非核心业务外包给合作方；项目合作：与合作伙伴联合开展研发、市场推广、工程建设等项目；租赁协议：办公场地、生产设备、车辆的租赁使用；服务委托：咨询、审计、法律、培训等专业服务的委托约定。二、合同管理全流程操作指引（一）需求发起与合同立项需求提出：业务部门根据实际需求（如采购、外包、合作等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作标的、预算金额、预计履行期限等核心内容，部门负责人签字确认后提交至法务部门。立项审核：法务部门联合财务部门对立项申请进行审核，重点评估合作方资质（如营业执照、行业许可等）、预算合理性及合规风险，审核通过后正式立项。（二）合同起草模板选择：根据合作类型（采购、外包、服务等），从公司《合同标准模板库》中选取对应基础模板，或基于基础模板调整条款。内容填充：基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-序号，如2024-CG-001）、合同名称（明确合作类型与标的，如“XX项目软件开发外包合同”）；双方信息：甲方（公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）、乙方（合作方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；核心条款：明确合作标的（名称、规格、数量、技术标准等）、权利义务（双方主要职责与配合要求）、价款及支付方式（金额、币种、支付节点、账户信息）、履行期限（开始/结束日期、关键里程碑）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决（协商、仲裁/诉讼管辖地）等。内部会签：起草部门负责人审核内容准确性，法务部门审核条款合法性与风险点，财务部门审核付款方式与预算匹配性，会签通过后形成合同草案。（三）对方确认与修订发送草案：通过邮件或书面形式将合同草案发送至乙方，明确反馈时限（如3个工作日内）。谈判修订：针对乙方提出的修改意见，由业务部门牵头与乙方协商，法务部门提供法律支持，重大修订需重新履行内部会签流程。定稿确认：双方就合同条款达成一致后，由乙方加盖公章（或合同专用章）及法定代表人/授权代表签字，扫描件反馈至甲方，纸质版合同按约定份数准备。（四）签署与用印用印申请：经办人填写《合同用印申请表》，附定稿合同文本、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、立项申请表及会签记录，提交至行政部门。用印审核：行政部门审核用印材料完整性，法务部门审核合同文本与定稿版本一致性，经分管领导审批后加盖公司公章（或合同专用章）。文本交付：签署完成后，甲方留存合同正本至少2份（一份归档，一份财务部门备案），其余副本按需交付乙方或相关部门。（五）履行跟踪与归档履行跟踪：业务部门负责监督合同履行进度，关键节点（如交付、验收、付款）需记录《合同履行台账》，发觉异常情况（如延迟履行、违约）及时上报法务部门处理。验收确认：合作标的交付后，由业务部门联合相关部门（如技术、质检）验收，签署《验收确认单》作为付款或结算依据。归档管理：合同履行完毕或终止后，经办人整理合同文本、附件（立项表、会签记录、验收单等）、往来函件等资料，填写《合同归档清单》，提交至档案管理部门统一保存，保存期限不少于合同终止后10年。三、合同标准模板框架（一）合同基本信息表项目内容合同编号按公司编号规则填写合同名称明确合作类型与标的，如“XX办公设备采购合同”签署日期年月日甲方信息名称：XX有限公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；法定代表人/授权代表：*乙方信息名称：XX公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；法定代表人/授权代表：*合同标的（可附清单）名称、规格型号、数量、单位、单价、金额合同总金额大写：人民币元整；小写：¥元履行期限自年月日起至年月日止付款方式□一次性付款□分期付款（节点：，%；，%）□其他：争议解决方式□协商解决□提交XX仲裁委员会仲裁□向甲方所在地人民法院提起诉讼（二）核心条款模板第一条合作标的与质量要求1.1乙方应向甲方提供[标的名称]，规格型号为[具体规格]，数量为[具体数量]，质量标准应符合[国家标准/行业标准/双方约定标准，详见附件一《技术规格书》]。1.2乙方对标的提供[质保期，如12个月]，质保期内非因甲方人为损坏造成的质量问题，乙方应免费维修或更换。第二条双方权利与义务2.1甲方权利与义务：（1）按合同约定支付价款；（2）有权对标的进行验收，不符合质量要求的，有权拒绝接受。2.2乙方权利与义务：（1）按约定时间、数量交付标的，并提供合格证、检验报告等文件；（2）承担标的交付前的运输、保险费用及毁损灭失风险。第三条违约责任3.1乙方延迟交付标的的，每延迟一日应按合同总金额的‰向甲方支付违约金；延迟超过日的，甲方有权解除合同。3.2甲方延迟支付价款的，每延迟一日应按应付未付金额的‰向乙方支付违约金。第四条其他约定4.1本合同附件（如《技术规格书》《验收标准》）为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。4.2本合同一式份，甲方执份，乙方执份，具有同等法律效力，自双方签字盖章之日起生效。四、关键风险提示与操作规范（一）法律合规风险合作方资质审查：签约前必须核查乙方营业执照、行业经营许可证（如需）、法定代表人证件号码明及授权委托书（非法定代表人签约时），保证合作方具备履约能力与合法经营资格，避免与无资质主体签约导致合同无效。条款合法性：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”无效情形），违约责任、争议解决等条款需符合《民法典》等法律规定，重大或复杂合同建议由法务部门或外部律师审核。（二）条款完整性风险核心要素缺失：合同中必须明确标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款，避免使用“大概”“左右”“等”模糊表述，防止因条款歧义引发争议。附件配套：涉及技术标准、验收流程、图纸等内容的，需以附件形式明确，并在中注明附件名称及效力，避免附件缺失导致条款无法执行。（三）签署规范性风险签字盖章要求：合同必须由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章），签字需与证件号码件姓名一致，印章需清晰可辨，避免代签、漏签或印章不符。授权委托管理：非法定代表人签约时，需审查授权委托书是否载明授权范围、授权期限及签字权限，保证签约行为在授权范围内有效。（四）履行跟踪风险动态监控：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对关键节点（如交付、验收、付款）留存书面记录（如签收单、验收报告、付款凭证），避免因缺乏履约证据导致维权困难。变更与解除：合同履行过程中如需变更或解除，双方应签订书面补充协议或解除协议，单方面变更或解除可能导致违约责任，需严格履行内部