监理项目管理函范本及写作指南

监理项目管理函范本及写作指南在工程建设监理工作中，监理项目管理函是传递管理意图、协调参建各方、规范工作流程的核心书面工具。它既是监理单位履行职责的法定载体，也是厘清责任边界、留存工作痕迹的关键凭证。本文结合工程监理实践，梳理不同场景下的监理函范本，并从结构、内容、语言等维度提供写作指南，助力监理人员高效规范地完成函件拟制。一、典型监理项目管理函范本（一）工程开工报审监理批复函背景场景：施工单位完成施工准备（人员、机械、材料、方案等）后，向监理单位提交《工程开工报审表》，监理需核查并出具批复意见。监理批复函（示例）致：XX建设工程有限公司（施工单位）贵单位于XX年XX月XX日提交的《XX项目XX标段工程开工报审表》（编号：XXX）及相关附件资料收悉。经核查：1.施工组织设计已通过审批，现场质量、安全管理体系已建立并运行；2.主要施工人员已到位，施工机械、测量器具满足开工要求；3.原材料进场检验合格，临时设施、施工用电等已具备条件。根据《建设工程监理规范》（GB/T____）及施工合同约定，同意你单位于XX年XX月XX日起正式开工。请严格按照批准的施工方案组织施工，落实质量、安全管控措施，确保工程建设有序推进。XX工程监理有限公司（盖章）总监理工程师（签字）：XXXXX年XX月XX日（二）工程进度延误监理通知单背景场景：工程实际进度滞后于计划，监理需督促施工单位分析原因、制定赶工措施。监理通知单（示例）编号：JL-TZ-202X-001致：XX建设工程有限公司（施工单位）经核查XX项目XX分部工程进度：截至XX年XX月XX日，该分部实际完成工程量仅为计划的XX%，滞后计划工期XX天。主要问题如下：1.劳动力投入不足：现场作业人员数量较施工方案配置缺额XX人，导致钢筋绑扎、模板安装工序进度缓慢；2.材料供应延误：XX型号混凝土预制构件进场延迟XX天，影响后续安装工序衔接；3.现场协调不足：与分包单位（XX劳务公司）存在交叉作业纠纷，导致XX区域停工XX天。现要求你单位：1.于XX年XX月XX日前提交《进度延误原因分析及赶工方案》，明确人员增补、材料供应、工序优化等具体措施；2.建立每日进度碰头会机制，监理单位将对整改情况进行跟踪核查；3.若赶工措施不力导致总工期延误，须承担合同约定的违约责任。请你单位高度重视，立即组织整改，确保工程进度符合合同要求。XX工程监理有限公司（盖章）专业监理工程师（签字）：XXXXX年XX月XX日（三）工程质量问题整改通知背景场景：监理巡查发现施工质量缺陷（如混凝土蜂窝麻面、钢筋间距超标等），需责令施工单位整改。质量整改通知（示例）致：XX建设工程有限公司（施工单位）XX年XX月XX日，监理人员对XX项目XX楼层混凝土浇筑工序进行平行检验时，发现以下质量问题：1.混凝土外观质量：XX轴~XX轴梁端存在蜂窝麻面，最大缺陷面积约XX㎡，深度约XXcm（不符合《混凝土结构工程施工质量验收规范》GB____第8.1.1条要求）；2.钢筋安装质量：XX区域板筋间距实测值为XXmm~XXmm（设计要求为XXmm，偏差超出允许范围）。现依据《建设工程质量管理条例》及施工合同约定，要求你单位：1.针对混凝土缺陷，于XX年XX月XX日前编制专项整改方案（含剔凿、修补、养护等工序），报监理审批后实施；2.对钢筋安装质量问题，立即组织返工整改，重新按设计要求绑扎钢筋，整改完成后报监理复验；3.举一反三，对同类型工序开展质量排查，避免类似问题重复发生。整改完成后，须向监理单位报送《工程质量整改回复单》，监理将组织复查。XX工程监理有限公司（盖章）总监理工程师代表（签字）：XXXXX年XX月XX日（四）安全隐患监理指令背景场景：施工现场存在安全隐患（如深基坑未设临边防护、起重机械违规作业等），监理需下达指令要求立即整改。安全监理指令（示例）致：XX建设工程有限公司（施工单位）、XX起重设备租赁公司（分包单位）XX年XX月XX日，监理安全巡查发现XX项目XX区域存在重大安全隐患：1.深基坑（深度XXm）周边未设置临边防护栏杆，且坡顶堆载（砂石料）距离坑边不足XXm（违反《建筑施工高处作业安全技术规范》JGJ____第4.1.1条）；2.塔式起重机（编号：XX）回转半径内有工人违规进行电焊作业，且吊钩钢丝绳断丝数已达报废标准（不符合《起重机械安全规程》GB6067.____第4.2.9条）。现责令你单位（及分包单位）：1.立即停止深基坑周边堆载作业，24小时内完成临边防护栏杆安装（高度≥1.2m，设挡脚板及警示标识）；2.塔式起重机立即停止使用，更换合格钢丝绳，经有资质单位检测合格并报监理审批后，方可恢复作业；3.对全体作业人员开展安全警示教育，重点培训“十不吊”“高处作业防护”等安全规程，监理将对整改情况进行旁站监督。若未按时整改或整改不到位，监理单位将依据《建设工程安全生产管理条例》要求建设单位暂停拨付工程款，并上报建设行政主管部门。XX工程监理有限公司（盖章）安全监理工程师（签字）：XXXXX年XX月XX日（五）工程费用支付监理意见函背景场景：施工单位提交工程款支付申请，监理需审核工程量、质量等，出具支付意见。费用支付监理意见函（示例）致：XX项目建设单位（建设单位）根据施工合同约定及施工单位提交的《XX期工程款支付申请表》（编号：XXX），监理单位对本期申请支付的工程款审核如下：1.已完工程量核查：土方开挖工程：实际完成XXm³，符合设计及合同要求（附工程量计算书、监理旁站记录）；主体结构工程：完成XX层混凝土浇筑，质量验收合格（附《混凝土结构子分部工程验收记录》）；扣减项：XX分项工程因质量缺陷返工，扣减工程款XX元（附整改通知、复验记录）。2.质量保证金扣留：按合同约定，扣留本期应付工程款的XX%（计XX元）作为质量保证金。3.监理意见：本期工程进度款审核金额为XX元（大写：XX），建议建设单位按此金额支付。请建设单位结合合同约定及工程实际，办理工程款支付手续。XX工程监理有限公司（盖章）总监理工程师（签字）：XXXXX年XX月XX日二、监理项目管理函写作指南（一）结构要素规范监理函的核心结构应包含标题、主送单位、正文、附件、落款五部分：1.标题：明确函件类型及主题，如“关于XX项目XX工序质量整改的监理通知”“XX工程开工报审监理批复函”；2.主送单位：写明接收函件的单位（施工单位、建设单位或分包单位），确保责任主体清晰；3.正文：引言：说明函件发起的背景（如“收悉你单位报审资料”“巡查发现问题”等）；问题/事实描述：用数据、规范条款、现场证据（照片、检测报告等）支撑，避免模糊表述；要求/意见：明确整改措施、时间节点、验收标准或支付意见，可分条列项增强可读性；4.附件：附相关证明材料（如检测报告、照片、报审表等），注明“附件：1.XX资料；2.XX照片”；5.落款：加盖监理单位公章，由总监理工程师（或授权人员）签字，注明日期。（二）内容写作要点1.事实清晰，依据充分描述问题时需量化（如“钢筋间距XXmm，设计要求XXmm”）、引用规范（如“不符合GB____第X条”）、附证据（如“附现场照片3张”），确保责任方无可辩驳。2.要求明确，可追溯整改/工作要求需包含时间节点（“于XX日前完成”）、具体措施（“编制专项方案”“增补XX名工人”）、验收标准（“符合GB____验收要求”），便于后续跟踪核查。3.语气恰当，权责清晰对施工单位：以“要求”“责令”等措辞体现监理指令性，但避免情绪化表述；对建设单位：以“建议”“审核意见”等措辞体现专业建议性，尊重建设单位决策权；涉及多方责任时（如分包单位违规），主送单位需包含相关方，明确连带责任。（三）语言风格要求1.专业准确：使用工程术语（如“平行检验”“旁站监理”“子分部工程”），避免口语化（如“差不多”“大概”）；2.简洁严谨：删除冗余表述，用短句、分号、序号梳理逻辑，如“1.问题：…；2.要求：…；3.验收：…”；3.条理清晰：按“问题-原因-要求”或“事实-依据-意见”的逻辑展开，避免内容交叉混乱。（四）写作注意事项1.时效性：发现问题或收到报审后，应在合同约定时间内（如24小时、3个工作日）出具函件，避免因拖延导致风险扩大；2.合规性：函件内容需符合《建筑法》《建设工程监理规范》及施工合同约定，不得超越监理职权（如直接罚款、指定分包等）；3.留痕管理：函件需编号存档，整改回复、复验记录等附件应与函件一一对应，形成闭环管理；4.沟通前置：重大问题（如停工整改、费用扣减）发函前，建议先与