企业档案管理及保密制度范本

企业档案管理及保密制度范本一、总则为规范企业档案管理工作，有效保护和利用档案资源，维护企业合法权益，同时严格防范涉密信息泄露，保障经营管理活动安全有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，结合企业实际制定本制度。本制度适用于企业各部门、下属单位及全体员工的档案管理与保密行为，涵盖经营管理、生产研发、人力资源、财务管理等活动中形成的各类档案（含纸质、电子、声像等载体）。档案管理及保密工作遵循“依法管理、分级负责、安全保密、便于利用”原则，确保档案完整、准确、安全，同时为企业决策与业务开展提供支撑。二、管理职责（一）档案管理部门职责企业设立档案管理部门（如综合管理部档案室），统筹档案管理与保密工作：1.制定完善档案管理制度与流程，指导各部门开展工作；2.审核、整理、编号、保管各部门移交的档案，建立台账与检索体系；3.保障档案安全，定期检查保管环境与设施，防范损毁、丢失、泄密风险；4.依规提供档案利用服务，把控借阅、复制等环节的审批与登记；5.组织档案鉴定、销毁及涉密档案的密级调整、解密评估。（二）业务部门职责各业务部门是本部门档案管理的责任主体：1.明确档案管理责任人，负责日常档案的收集、整理、预归档；2.按要求向档案管理部门移交档案，确保内容完整、准确；3.配合档案管理部门开展利用、鉴定、保密检查等工作，对涉密档案使用安全负责。（三）员工职责全体员工应遵守制度，履行以下义务：1.业务活动中形成的文件资料，按规定及时交本部门档案责任人归档，不得私自留存、隐匿或销毁；2.借阅、使用档案时遵守审批流程与保密要求，不得擅自复制、传播或透露内容；3.发现档案管理或保密隐患时，及时向档案管理部门或上级报告。三、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围：涵盖企业经营管理、生产研发、市场运营、人力资源等活动中具有保存价值的文件，包括但不限于：管理类：章程、股东会决议、战略规划等；业务类：合同协议、客户资料、供应商信息等；财务类：报表、审计报告、税务资料等；技术类：方案、专利申请、研发记录等；人事类：劳动合同、薪酬记录、绩效考核等；其他类：会议纪要、宣传资料、荣誉证书等。2.收集要求：业务活动结束后，部门应在规定工作日内完成收集，确保档案内容完整、格式规范（纸质档案字迹清晰、电子档案命名规范）。跨部门协作档案由主办部门牵头收集。（二）档案整理1.按“分类清晰、编号规范、便于检索”原则整理档案：分类：按类型、密级、形成时间等维度分类；编号：采用“部门代号+年份+类别代号+顺序号”编制，确保唯一可识别；编目：为每份档案编制目录，注明名称、编号、时间、密级、保管期限等，建立电子与纸质台账。2.电子档案同步采集元数据（创建时间、修改记录等），与纸质档案做好关联标识，确保“纸电一致”。（三）档案保管1.保管场所：设立专用档案库房，配备防盗、消防、温湿度调节、防虫防鼠设备；电子档案存储于企业专用服务器或加密云平台，与互联网隔离。2.保管要求：定期（每季度）检查档案状况，修复破损、霉变档案；电子档案定期（每月）异地备份，备份介质单独存放；涉密档案专柜、专库存放，实行“双人双锁”管理，非涉密人员未经审批不得接触。（四）档案利用2.外部利用：外部单位需查阅档案的，须出具公函及身份证明，经分管领导审批后，由专人陪同查阅，严禁接触涉密档案或擅自复制。3.利用登记：对每次利用行为进行登记，记录利用人、时间、内容、审批情况等。（五）档案销毁1.鉴定与清册编制：档案管理部门每若干年组织鉴定，对无保存价值的档案编制《档案销毁清册》，注明编号、名称、时间、保管期限、销毁原因等。2.审批与销毁：《档案销毁清册》经审核、审批后实施销毁，由档案管理部门与监销部门（如审计部、法务部）共同监销，涉密档案使用专用设备销毁，销毁记录长期保存。四、保密制度（一）保密范围企业档案中涉及以下内容的，纳入保密管理：1.核心商业秘密：战略规划、核心技术参数、专利布局、研发进度、成本核算体系；2.客户与市场秘密：客户名单、合作协议细节、市场调研数据、营销策略；3.财务与经营秘密：未公开报表、税务筹划方案、投融资计划、薪酬体系；4.人事与管理秘密：员工敏感信息、干部任免方案、绩效考核结果、内部审计报告；5.其他涉密信息：保密协议内容、政府要求保密的文件、涉及国家安全的档案。（二）密级划分档案密级分为三级：1.绝密：涉及企业生存发展的关键信息（如核心技术源代码、重大并购方案），仅限核心管理层及项目负责人知悉，借阅需董事长审批。2.机密：涉及重要经营管理活动的信息（如重要合同、客户核心需求），仅限部门负责人及业务骨干知悉，借阅需分管领导审批。3.秘密：涉及一般经营管理信息（如普通业务报告），仅限本部门或经审批的员工知悉，借阅需部门负责人审批。密级调整与解密：定期评估涉密档案，根据信息公开程度调整密级或解密，解密后按普通档案管理。（三）保密措施1.存储与传输：纸质涉密档案存放于密码文件柜，电子涉密档案加密存储，介质标注密级；传输涉密档案时，纸质档案专人密封传递，电子档案通过内部加密工具传输，严禁使用公共网络或私人工具。2.借阅与使用：借阅涉密档案须审批，填写《涉密档案借阅登记表》，签署《保密承诺书》；涉密档案原则上在阅览室查阅，确需带出的经审批并采取防泄密措施，不得进入公共场所。3.场所与设备管理：档案库房、涉密场所安装门禁与监控，非管理人员未经审批不得进入；电子系统设置访问权限，操作记录留痕；处理涉密档案的设备不得连接互联网或与外部设备交叉使用，定期安全审计。（四）涉密人员管理1.涉密人员界定：接触绝密、机密级档案或关键岗位人员，纳入涉密人员管理。2.保密培训与协议：涉密人员入职与每年接受保密培训，学习制度与防范技术；签订《保密协议》，明确义务、期限、违约责任，核心涉密人员离职后遵守脱密期管理。3.离岗与脱密管理：涉密人员离职、调岗时，移交所有涉密档案及介质，填写《涉密资料移交清单》；脱密期内，不得在竞争单位任职或从事相关业务，企业按规定支付补偿金。（五）保密检查与应急处置1.定期检查：每季度组织保密检查，重点检查存储环境、借阅登记、人员意识等，发现问题立即整改，形成《保密检查报告》。2.应急处置：发生泄密事件时，立即启动应急预案：调查泄密源，采取措施防止范围扩大（如冻结账号、收回介质、发布声明）；评估事件，追究责任，必要时向公安机关报案或寻求法律救济。五、责任追究1.员工违反制度，视情节给予处罚：未按规定归档、移交档案，给予批评教育、扣发绩效，情节严重的给予记过、降级；擅自借阅、复制、传播档案，给予警告、记过，造成损失的依法赔偿；泄露涉密档案，给予降级、撤职，解除劳动合同，构成犯罪的移交司法机关。2.部门负责人管理失职导致档案丢失、泄密的，给予通报批评、扣发奖金，情节严重的调整岗位或免职。