企业人事管理基础手册

企业人事管理基础手册前言本手册旨在规范企业基础人事管理流程，为人力资源部门及相关管理人员提供标准化操作指引，涵盖员工信息管理、入职离职流程、考勤管理及人事档案等核心模块，助力提升人事管理效率，降低操作风险，保障企业与员工的合法权益。手册适用于企业日常人事管理场景，HR专员、部门负责人及相关岗位人员需严格参照执行。第一章员工信息管理一、适用场景与背景员工信息是企业人力资源管理的核心数据，适用于以下场景：新员工入职信息采集、员工在职期间信息变更（如联系方式、岗位、学历等）、年度员工信息核对更新、员工离职信息归档等。准确完整的员工信息是招聘、薪酬、绩效等模块工作的基础，需动态维护保证时效性。二、标准化操作流程1.信息采集与录入新员工入职：人力资源部向新员工发放《员工基本信息登记表》，要求其如实填写个人身份、学历、工作经历、紧急联系人等信息，并附身份证、学历学位证书、离职证明等材料复印件。在职信息变更：员工发生信息变更时（如手机号、住址、婚姻状况等），需填写《员工信息变更申请表》，经部门负责人确认后提交人力资源部更新系统数据。2.信息核对与审核人力资源部收到员工信息材料后，1个工作日内完成信息完整性核对，重点检查身份证号、学历编号、岗位信息等关键字段是否准确。对存疑信息（如学历真伪、工作经历连续性），需通过学信网、背景调查等方式验证，保证信息真实有效。3.信息归档与更新核对无误的信息，需在2个工作日内录入企业人事管理系统（如OA、HRSaaS等），并同步更新电子档案及纸质档案。纸质档案需按员工编号分类存放，电子档案定期备份（每月至少1次），防止数据丢失。三、配套工具表单表1-1员工基本信息登记表序号项目内容（示例）备注1姓名*明以身份证为准2性别男/女3出生日期1990-05-10年月日格式4身份证号110隐去中间10位，仅存首尾5学历本科需附学历证书复印件6联系电话1385678隐去中间4位7紧急联系人*华（父亲）8紧急联系电话13990129岗位市场专员10入职日期2023-08-01表1-2员工信息变更申请表申请人所在部门变更类型原信息变更后信息申请日期*丽销售部联系电话137345613767892023-10-15部门负责人签字：人力资源部审核：变更完成日期：四、关键控制要点信息保密：员工身份证号、家庭住址等敏感信息需加密存储，仅人力资源部授权人员可查询，严禁外泄。及时更新：员工信息变更需在3个工作日内完成系统及档案更新，避免因信息滞后导致薪酬、社保等模块错误。材料留存：所有员工信息材料（复印件、申请表等）需保存至员工离职后2年，法律法规另有规定的从其规定。第二章员工入职管理一、适用场景与背景员工入职管理是人力资源管理的“入口环节”，适用于企业通过招聘流程录用新员工后，办理入职手续、签订劳动合同、融入企业文化的全流程。规范的入职管理可帮助新员工快速适应岗位，明确双方权利义务，降低用工风险。二、标准化操作流程1.入职准备人力资源部在员工入职前1个工作日，向用人部门发送《新员工入职通知》，明确入职时间、岗位、薪资及所需材料清单。准备入职材料：劳动合同、员工手册、工牌、门禁卡、办公用品（如笔记本、笔等），并检查人事系统账号权限是否开通。2.资料提交与审核新员工入职当日，提交《员工基本信息登记表》、身份证复印件、学历证书复印件、离职证明（如有）、体检报告（近3个月）等材料。人力资源部审核材料完整性，重点检查“三证合一”（身份证、学历证、离职证明）是否齐全，对缺失材料要求员工当日补充。3.入职引导与培训人力资源部带领新员工办理入职手续：签订劳动合同（一式两份，企业与员工各执一份）、领取工牌及办公用品、介绍公司组织架构、考勤制度、薪酬福利等基础信息。用人部门负责人安排新员工岗位导师，进行1周内岗位技能培训，包括岗位职责、工作流程、工具使用等，并填写《新员工入职培训记录表》。4.试用期跟踪与转正人力资源部在员工入职后第30天、第60天分别进行试用期跟踪沟通，知晓工作进展及适应情况，记录《员工试用期跟踪表》。试用期满前10天，员工提交《转正申请表》，用人部门对其工作表现进行评估，人力资源部审核后确认转正或延长试用期（最长不超过法定上限）。三、配套工具表单表2-1新员工入职引导清单序号引导内容责任人完成情况（√/×）备注1办理入职登记人力资源专员*红2签订劳动合同人力资源主管*刚3领取工牌、门禁卡行政专员*芳4介绍部门同事及岗位职责部门经理*磊5讲解考勤制度人力资源专员*红6发放员工手册人力资源专员*红表2-2员工转正申请表姓名*明部门市场部岗位市场专员入职日期2023-08-01试用期3个月申请转正日期2023-10-30试用期工作总结（简述主要工作成果、学习收获等，略）部门评估意见（负责人签字，如“表现优秀，同意转正”）人力资源部意见（审核签字，如“材料齐全，评估通过”）总经理审批四、关键控制要点合同签订时效：新员工入职需在1个月内签订书面劳动合同，超期未签需支付双倍工资。材料真实性：对学历、离职证明等材料严格审核，若发觉虚假信息，可立即解除劳动合同且不支付经济补偿。培训记录留存：新员工入职培训需记录存档，作为试用期考核及岗位胜任力评估的依据。第三章员工离职管理一、适用场景与背景员工离职管理是人力资源管理的“出口环节”，适用于员工主动辞职、企业劝退、劳动合同到期终止等场景。规范的离职管理可保证工作交接顺畅，避免因离职引发劳动纠纷，保护企业商业秘密及数据安全。二、标准化操作流程1.离职申请与审批主动离职：员工需提前30天（试用期提前3天）提交《员工离职申请表》，说明离职原因，经部门负责人审批后提交人力资源部。被动离职：企业因员工不胜任工作、违纪等原因解除劳动合同，需提前30日书面通知或支付代通知金，并填写《解除劳动合同证明书》，说明解除原因。2.工作交接与审核员工提交离职申请后，部门负责人指定工作交接人，员工需在5个工作日内完成工作交接，内容包括：工作资料、客户信息、系统账号、资产设备等，填写《工作交接清单》并由交接双方签字确认。人力资源部审核交接清单，确认无遗漏后，方可办理后续离职手续。3.离职手续办理人力资源部为员工办理社保公积金停缴、薪资结算（离职当月工资于离职日发放，经济补偿金按法定标准计算）、退工手续（如《就业失业登记证》记载等）。员工归还企业资产（工牌、电脑、门禁卡等），签署《离职承诺书》，承诺不泄露企业商业秘密。4.档案转移与反馈离职手续办理完毕后，人力资源部在15个工作日内将员工档案转移至新单位（需员工提供接收函），或按规定存入人才市场。对离职员工进行3个月跟踪回访（非强制），知晓离职原因，优化企业管理。三、配套工具表单表3-1员工离职申请表姓名*丽部门销售部岗位销售代表入职日期2022-03-15离职日期2023-10-31离职类型主动辞职离职原因个人发展原因部门负责人意见同意离职人力资源部意见审核通过总经理审批表3-2工作交接清单交接内容详细说明数量接收人签字交接日期备注客户资料项目客户清单及跟进记录1份*磊2023-10-28公司电脑联想ThinkPad，序列号X1台行政专员*芳2023-10-30系统已清空部门门禁卡销售部门禁卡1张*磊2023-10-30销售合同模板2023版合同模板（含电子档）1套*磊2023-10-28电子档已发送至公司邮箱四、关键控制要点交接完整性：工作交接需经部门负责人及人力资源部双重审核，避免因交接不清导致工作延误或资产流失。薪资结算合规：离职员工薪资需在离职日一次性结清，经济补偿金按“工作年限×月工资”计算，月工资不低于当地最低工资标准。保密义务：核心岗位员工离职需签署《竞业限制协议》，明确离职后2年内不得从事同类业务，企业按月支付竞业限制补偿金。第四章考勤管理基础一、适用场景与背景考勤管理是规范员工工作时间、保障企业正常运营的基础工具，适用于员工日常出勤、请假、加班、出差等场景。准确的考勤数据是薪酬核算、绩效考核的重要依据，需严格执行考勤制度，保证公平公正。二、标准化操作流程1.考勤规则与告知人力资源部制定《考勤管理制度》，明确工作时间（如9:00-18:00，午休1小时）、打卡方式（指纹/人脸识别/APP）、迟到/早退/旷工定义及处罚标准，并在员工入职时书面告知。考勤制度需经职工代表大会或全体员工讨论通过，公示后执行。2.日常考勤记录员工每日上下班需通过指定方式打卡，因公外出、出差需提前在考勤系统中提交《外出/出差申请》，经部门负责人审批后，考勤记录标记为“正常”。人力资源部每周导出考勤数据，核对异常记录（如未打卡、打卡异常），并在3个工作日内反馈至员工所在部门确认。3.请假/加班管理请假：员工需提前1天提交《请假申请表》（紧急情况可事后补填），说明请假类型（事假/病假/年假等）、时间、事由，经部门负责人审批后提交人力资源部。病假需附医院证明。加班：员工加班需提前填写《加班申请表》，经部门负责人审批后方可生效，加班调休需在3个月内完成，逾期未休按加班工资计算。4.考勤统计与核算人力资源部每月25日前完成上月考勤统计，《员工考勤月度汇总表》，内容包括出勤天数、迟到/早退次数、请假天数、加班时长等，经员工签字确认后，作为薪酬核算依据。三、配套工具表单表4-1员工考勤月度汇总表姓名*明部门市场部月份2023年10月应出勤天数22天实际出勤20天迟到次数1次（10月8日9:15打卡）事假天数1天（10月12日）病假天数0天加班时长8小时（10月21日周末加班）考勤异常说明10月12日事假已审批，10月21日加班已申请员工签字*明人力资源部审核*红表4-2请假申请表姓名*丽部门销售部岗位销售代表请假类型事假请假时间2023-10-16至10-17（共2天）事由处理个人事务工作安排已向客户说明，紧急事务由同事*磊协助部门负责人意见同意人力资源部意见审核通过四、关键控制要点审批权限：请假3天以内由部门负责人审批，3天以上需人力资源部及总经理审批，保证请假流程规范。数据准确性：考勤异常需在当月反馈并处理，逾期未确认的异常记录视为无效，不得影响员工薪酬。合规性：年假天数需按《职工带薪年休假条例》计算（累计工作满1年不满10年5天，满10年不满20年10天，满20年15天），不得剥夺员工合法休假权利。第五章人事档案管理一、适用场景与背景人事档案记录员工从入职到离职的全周期信息，是企业人力资源管理的重要依据，适用于档案建立、归档、借阅、保管、销毁等场景。规范的人事档案管理可保证信息完整、安全，为员工晋升、调岗、争议处理提供支持。二、标准化操作流程1.档案建立与分类员工入职后，人力资源部为其建立唯一档案编号（如“入职年份+部门代码+序号”），档案分为“在职档案”和“离职档案”两类。档案材料包括：入职材料（登记表、复印件、合同等）、在职材料（转正表、培训记录、奖惩记录等）、离职材料（离职申请、交接清单、解除证明等）。2.材料收集与归档人力资源部在员工入职、转正、调岗、离职等环节及时收集相关材料，保证材料齐全（如缺少材料需3个工作日内催交）。材料归档前需检查完整性、规范性，无涂改、破损，按“时间顺序+材料类别”排序，使用档案盒存放，标注档案编号及员工姓名。3.档案保管与安全人事档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫设施，由人力资源部专人管理，非经授权不得进入。电子档案需加密存储（如使用企业级云盘），定期备份（每周1次），防止数据泄露或丢失。4.档案借阅与销毁借阅：因工作需要借阅档案，需填写《人事档案借阅申请表》，经人力资源部负责人审批后，借阅人当场查阅，严禁带出档案室，查阅后需签字确认。销毁：员工离职后档案保存2年，法律法规规定需长期保存的除外（如劳动合同保存至离职后10年）；销毁档案需编制销毁清单，经总经理审批后，由2人以上共同监销，销毁记录留存10年。三、配套工具表单表5-1人事档案目录表档案编号2023MS001员工姓名*明部门市场部序号材料名称归档日期页数备注1员工基本信息登记表2023-08-0122劳动合同2023-08-015期限3年3转正申请表2023-10-3034培训记录表2023-11-152岗位技能培训表5-2人事档案借阅申请表借阅人*磊所在部门市场部借阅日期2023-11-20档案编号2023MS001员工姓名*明借阅原因处理客户投诉需查阅历史合同借阅期限1天审批人人力资源主管*刚归还确认（借阅人签字，如“已归还，档案完整”