企业人力资源管理基础工作手册

企业人力资源管理基础工作手册一、员工入职管理模块（一）适用情境新员工通过招聘面试确认录用后，需办理正式入职手续，完成信息登记、合同签订、入职引导等基础工作，保证员工顺利融入企业并明确双方权责。（二）操作流程与步骤步骤1：入职准备（入职前1-3个工作日）岗位确认：HR根据录用通知，明确新员工所属部门、岗位、入职日期、薪资标准及汇报对象（如部门主管*经理）。材料清单准备：提前向新员工发送《入职需携带材料清单》，包括：证件号码原件及复印件（正反面）；学历/学位证书原件及复印件；近期一寸免冠照片2张（底色按企业要求）；离职证明（如有工作经验者）；银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行）。办公资源协调：联系行政部门准备工位、电脑、工牌、办公用品等，保证入职即可使用。步骤2：材料审核（入职当天）原件核对：HR逐一核对新员工携带材料的原件与复印件，保证信息一致，重点检查证件号码有效期、学历证书真伪（可通过学信网验证）。材料存档：核对无误后，复印件注明“与原件一致”并由新员工签字，按员工档案分类要求暂存（未正式入职前可单独存放）。步骤3：入职登记（入职当天）填写《员工入职登记表》：指导新员工完整填写个人信息（含姓名、性别、出生日期、户籍地址、现居住地址、紧急联系人及电话等），保证信息真实、无遗漏。信息录入系统：将登记表信息录入企业HR管理系统，员工编号，同步更新通讯录、考勤系统等关联模块。步骤4：劳动合同签订（入职当天或次日）合同内容说明：向新员工讲解劳动合同条款（合同期限、工作内容、工作地点、工作时间、薪资结构、社会保险、保密协议等），解答疑问。签署合同：一式两份，企业与员工各执一份，签字并加盖企业公章，保证合同文本无涂改、无空白项。步骤5：入职引导（入职当天）企业介绍：简要讲解企业历史、组织架构、企业文化、核心价值观及发展目标。制度培训：重点讲解《员工手册》核心内容（考勤制度、行为规范、安全须知等），可结合PPT或视频辅助说明。部门对接：带领新员工到所属部门，介绍部门主管*经理、同事及工作职责，协助熟悉办公环境及基础工作流程。（三）模板表格表1：员工入职登记表项目内容备注姓名性别出生日期年月日证件号码号户籍地址现居住地址联系方式紧急联系人紧急联系人电话学历□初中□高中/中专□大专□本科□硕士及以上毕业院校及专业入职岗位所属部门入职日期年月日银行卡号开户行：员工签字日期：年月日（四）关键提示材料真实性：若发觉材料造假（如学历、证件号码信息），需及时终止入职流程并记录备案。信息保密：入职登记表包含员工隐私信息，需妥善保管，非授权人员不得查阅。入职引导：避免一次性灌输过多信息，可分阶段（如入职首日、第一周）引导，帮助新员工逐步适应。二、员工信息与档案管理模块（一）适用情境员工入职后信息发生变更（如联系方式、学历、岗位调整等），或企业需建立、更新、维护员工档案时，通过规范流程保证信息准确、档案完整。（二）操作流程与步骤步骤1：信息变更申请（员工提出变更需求时）提交申请：员工填写《员工信息变更申请表》，注明变更项目（如手机号、学历、家庭住址等）、原信息、新信息及变更原因（如手机号更换需说明原号码停用原因）。证明材料提供：根据变更项目提供对应证明（如学历变更需提供学历证书原件及复印件，住址变更需提供居住证明或房产证复印件）。步骤2：信息审核（HR收到申请后2个工作日内）材料核对：HR核对《员工信息变更申请表》与证明材料，保证变更内容真实、材料齐全。权限确认：涉及岗位、薪资等重大信息变更，需经部门主管*经理及分管领导审批；普通信息（如联系方式）由HR直接审核确认。步骤3：档案更新（审核通过后1个工作日内）电子档案更新：在HR管理系统中修改员工信息，同步更新关联模块（如考勤、薪资系统）。纸质档案更新：将《员工信息变更申请表》及证明材料复印件放入员工档案袋，替换原信息页，并在档案目录中标注变更日期及内容。步骤4：归档管理（每月末）档案整理：对本月新增、变更的档案进行分类排序，按员工编号顺序存放于档案柜，张贴档案标签（如“2024年6月入职档案”“信息变更档案”）。档案检查：每月末核对电子档案与纸质档案一致性，保证无遗漏、无错放，档案柜上锁并由专人保管。（三）模板表格表2：员工信息变更申请表员工姓名员工编号所属部门入职日期年月日变更项目□联系方式□学历□岗位□薪资□家庭住址□其他（请注明）原信息新信息变更原因证明材料□证件号码复印件□学历证书□岗位调整通知□其他（请注明）员工签字日期年月日部门主管审批签字日期HR审批意见签字日期（四）关键提示变更及时性：员工信息变更后需在3个工作日内提交申请，避免影响薪资发放、社保缴纳等关联业务。档案完整性：员工档案应包含入职材料、变更申请、合同、考核记录等关键文件，严禁私自抽取或涂改档案材料。保密要求：档案管理人员需遵守保密规定，非因工作需要不得泄露员工个人信息，档案查阅需经部门负责人批准并登记。三、劳动合同管理模块（一）适用情境新员工入职签订劳动合同、合同到期续签、合同内容变更（如岗位、薪资调整）或员工离职办理合同解除/终止手续时，需通过规范流程明确双方权利义务，规避法律风险。（二）操作流程与步骤步骤1：合同签订（新员工入职时）文本拟定：根据《劳动合同法》及企业实际，拟定劳动合同文本，明确合同期限（固定期限/无固定期限/以完成一定任务为期限）、工作内容与地点、工作时间、薪资结构（基本工资+绩效+补贴）、社会保险、违约责任等条款。内容沟通：向员工讲解合同条款，重点说明试用期规定（合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及无固定期限，不超过6个月）、薪资发放时间、保密协议等。签署与归档：双方签字盖章后，企业留存原件，员工留存复印件，合同文本按员工编号归入档案。步骤2：合同续签（合同到期前30-45天）到期提醒：HR通过系统查询合同到期员工名单，提前30天向员工及部门主管*发送《合同续签意向书》，确认是否续签。续签评估：部门主管结合员工绩效考核结果（如近1年考核均为合格及以上），提出续签建议，反馈至HR。新合同拟定：确定续签后，根据岗位变化（如薪资调整、岗位晋升）拟定新合同条款，与员工沟通并签署，流程同“合同签订”。步骤3：合同变更（岗位、薪资等调整时）变更提议：因企业原因（如组织架构调整）或员工原因（如个人申请）需变更合同内容时，由部门主管填写《劳动合同变更协议》，注明变更项目（如岗位从“专员”调为“主管”、薪资从8000元/月调为10000元/月）、变更原因及生效日期。协商一致：HR与员工沟通变更内容，双方确认无异议后，在《劳动合同变更协议》上签字盖章，一式两份存入档案。步骤4：合同解除/终止（员工离职时）解除/终止情形确认：明确解除/终止原因（如员工主动辞职、协商一致解除、合同到期不续签、员工违纪等），保证符合《劳动合同法》规定（如员工辞职需提前30天书面通知）。手续办理：向员工出具《解除/终止劳动合同证明》，注明工作年限、岗位、合同期限及解除/终止原因（不得包含负面评价），同步办理社保停缴、档案转移等手续。（三）模板表格表3：劳动合同签订记录表员工姓名员工编号所属部门岗位合同类型□固定期限□无固定期限□任务期限合同期限自年月日至年月日（或任务完成时）试用期自年月日至年月日薪资标准基本工资元/月，绩效工资元/月，补贴元/月签订日期年月日签字人企业（盖章）、员工合同编号归档位置档案柜-第页表4：劳动合同变更协议员工姓名员工编号原合同条款□岗位□薪资□工作地点□其他（请注明）：原内容变更后内容变更生效日期年月日变更原因企业方签字员工签字日期年月日日期年月日（四）关键提示合同合规性：合同条款不得违反《劳动合同法》强制性规定（如约定“工伤自负”“试用期不缴纳社保”等），文本需经法务或专业律师审核。续签时效：合同到期前未及时续签且员工继续工作的，视为原合同继续履行，可能形成无固定期限合同，需提前规划。证明开具：《解除/终止劳动合同证明》是员工办理失业登记、下一份入职的必备材料，需在离职当日出具，不得扣押或拒开。四、考勤管理模块（一）适用情境企业需规范员工工作时间、请假、加班等出勤行为，通过考勤记录准确核算薪资、评估员工出勤情况，保障企业正常运营秩序。（二）操作流程与步骤步骤1：考勤制度制定与宣贯（每年年初或新员工入职时）制度明确：制定《考勤管理制度》，明确工作时间（如上午9:00-12:00，下午13:30-18:00，周末双休）、考勤方式（指纹/人脸/APP打卡）、迟到/早退/旷工定义（如迟到15分钟内为迟到，超过30分钟为旷工半天）、请假流程及审批权限。全员宣贯：通过员工大会、部门会议或线上系统发布制度内容，保证每位员工知晓并签字确认（可附《考勤制度确认书》存档）。步骤2：日常考勤执行（每日）打卡监督：员工上下班需在规定时间内打卡（如上午9:00前、18:00后），HR每日查看打卡记录，标记异常情况（如未打卡、打卡异常时间）。异常反馈：员工因忘记打卡、外出办事等需考勤异常的，需在24小时内填写《考勤异常补卡申请表》，说明原因（如“客户拜访未打卡”）、时间及地点，附部门主管*签字证明，HR审核后更新记录。步骤3：请假管理（员工申请请假时）提交申请：员工提前填写《请假申请单》，注明请假类型（事假、病假、年假、婚假、产假等）、起止时间、事由及工作交接人。审批流程：根据请假时长及类型逐级审批（如事假1天内由部门主管审批，3天内需部门主管及HR负责人审批，3天以上需分管领导审批）；病假需提供医院证明（如病历、诊断书）。备案与记录：审批通过后，HR将请假信息录入考勤系统，同步更新员工剩余假期（如年假、调休假），纸质申请单存入档案。步骤4：加班管理（员工加班时）加班申请：员工因工作需要加班（如项目紧急任务），需提前填写《加班申请单》，注明加班时间、工作内容、原因及预计加班时长，经部门主管*审批后方可生效（特殊情况可事后补批，但需在加班后3个工作日内提交）。加班记录：HR根据审批后的《加班申请单》录入加班记录，员工加班需打卡确认，未申请或未经审批的加班不计入。调休/结算：加班可优先安排调休（调休需在加班后3个月内使用，逾期未休按加班费计算），或按国家规定支付加班费（工作日加班1.5倍、休息日加班2倍、法定节假日加班3倍）。步骤5：月度考勤汇总（每月末）数据统计：HR汇总月度考勤数据，包括出勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、请假类型及时长、加班时长等，《员工考勤月汇总表》。核对与确认：将汇总表发至各部门，由部门主管*核对员工实际出勤情况，确认无误后签字反馈；员工如有异议，需在3个工作日内提出，HR核查后调整。薪资核算：将确认后的考勤数据提交至财务部门，作为薪资核算依据（如旷工扣款、全勤奖发放、加班费计算等）。（三）模板表格表5：员工考勤月汇总表（2024年6月）员工姓名所属部门应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数事假(天)病假(天)加班(小时)备注*某市场部2221101056月3日迟到*某技术部222200008全勤…………表6：请假申请单员工姓名所属部门请假类型□事假□病假□年假□婚假□产假□其他（请注明）请假时间自年月日时至年月日时请假事由工作交接人交接人签字部门主管审批签字日期HR审批意见签字日期备注病假需附医院证明复印件（四）关键提示考勤公平性：考勤制度需对所有员工一视同仁，避免因岗位、职级差异执行双重标准，保证记录真实、可追溯。异常及时处理：考勤异常需在24小时内反馈并补办手续，逾期未处理的按旷工处理，每月考勤汇总表需经员工本人确认。假期合规性：年假、婚假、产假等需符合国家及地方规定（如婚假3天，产假98天+15天难产假+15天多胞胎每多1个），不得随意缩减或延长。五、绩效管理基础模块（一）适用情境企业需通过绩效考核评估员工工作表现，明确绩效目标，识别优秀员工与改进需求，为薪资调整、晋升、培训提供依据，同时促进员工与组织目标一致。（二）操作流程与步骤步骤1：绩效指标制定（考核周期开始前15天）目标分解：根据企业年度战略目标，由部门主管*分解部门季度/年度目标，再与员工共同制定个人绩效目标（遵循SMART原则：具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。指标确定：结合岗位说明书，确定关键绩效指标（KPI），如销售岗的“销售额达成率”“新客户开发数量”，行政岗的“文件处理及时率”“费用控制率”等，明确指标权重（如销售额40%，新客户开发30%）及目标值。目标确认：填写《员工绩效目标确认表》，由员工、部门主管*、HR三方签字确认，保证目标清晰、无歧义。步骤2：过程跟踪与辅导（考核周期内）定期沟通：部门主管*每月/每季度与员工进行绩效沟通，知晓目标进展情况（如“本月销售额完成80%，需重点跟进A客户”），记录《绩效沟通记录表》。问题支持：若员工在目标达成中遇到困难（如资源不足、技能欠缺），主管*需及时提供帮助（如协调跨部门资源、安排技能培训），保证目标可达成。数据记录：员工需定期（如每周）更新工作进展，主管*做好关键事件记录（如“成功完成B项目，提前3天交付”），作为绩效评估依据。步骤3：绩效评估（考核周期结束后5个工作日内）自评：员工根据绩效目标完成情况填写《员工绩效评估表》，自评各指标得分（如销售额达成率90%，对应得分36/40分），总结工作亮点与不足。他评（同事/客户评价）：针对需协作岗位，可收集同事或客户评价（如“与市场部配合度高，信息反馈及时”），作为参考依据。主管评分：部门主管*结合员工自评、过程记录、他评结果，对各项指标进行评分，填写评估意见（如“销售额超额完成，但新客户开发未达标，需加强市场拓展”）。步骤4：绩效反馈与面谈（评估完成后3个工作日内）结果告知：HR将绩效评估结果反馈至部门主管，由主管与员工进行一对一面谈，明确告知得分、排名及评估理由。改进计划：针对未达标的指标，与员工共同分析原因（如“新客户开发不足因拜访频次不够”），制定《绩效改进计划》，明确改进措施、时间节点及所需支持。结果应用：将绩效结果应用于薪资调整（如绩效优秀者发放绩效奖金）、晋升选拔（如优先考虑绩效连续优秀员工）、培训需求（如针对技能短板安排专项培训）。（三）模板表格表7：员工绩效目标确认表（季度）员工姓名所属部门考核周期年月日至年月日岗位绩效指标指标权重(%)目标值考核标准指标1：销售额达成率40≥90%每超额1%加1分，每低于1%扣1分指标2：新客户开发数量30≥5个每多1个加3分，每少1个扣3分指标3：客户满意度20≥95%每低于1%扣2分指标4：团队协作10同事评价≥4.5分（5分制）每低0.1分扣1分员工签字主管签字HR签字日期年月日日期日期表8：员工绩效评估表（季度）员工姓名所属部门考核周期绩效指标目标值实际完成值自评得分销售额达成率90%95%40新客户开发数量5个3个18客户满意度95%96%20团队协作4.5分4.8分10总分员工自评小结本季度销售额超额完成，但新客户开发未达标，主要因3月重点跟进老客户，新客户拜访频次减少。主管评估意见销售能力突出，需加强新客户拓展计划，建议每周安排2天专门拜访潜在客户。绩效改进计划1.每周一、三下午安排新客户拜访，每周至少5个新客户线索；2.参加公司“销售技巧提升”培训（7月）。（四）关键提示指标合理性：绩效指标需结合岗位实际，避免过高或过低，可由员工参与制定，增强认同感与积极性。过程重视结果：绩效评估不仅看最终得分，需关注员工在目标达成中的努力、进步及关键事件，避免“唯结果论”。反馈及时性：绩效结果需在评估结束后3个工作日内反馈给员工，面谈时需倾听员工想法，避免单向批评，聚焦改进方向。六、员工离职管理模块（一）适用情境员工因个人原因（如职业发展、家庭原因）或企业原因（如岗位调整、业务缩减）提出离职，或劳动合同到期未续签时，需规范办理离职手续，保证工作交接顺畅、双方权益不受损害。（二）操作流程与步骤步骤1：离职申请（员工提出离职时）提交申请：员工填写《离职申请表》，注明离职类型（主动离职/被动离职）、预计离职日期、离职原因（如“个人职业规划调整”“家庭搬迁”），签字后提交至部门主管*。挽留沟通（可选）：部门主管*与员工沟通，知晓离职真实原因，如属可挽留情况（如薪资、岗位问题），及时反馈至HR协商解决；如员工去意已决，尊重其决定。步骤2：离职审批（申请提交后3个工作日内）部门审批：部门主管*确认离职日期是否符合规定（如主动离职需提前30天试用期内提前3天），评估工作交接难度，签署审批意见。HR审批：HR审核离职原因、离职日期及审批流程，确认无劳动纠纷（如未未结薪资、未完成培训服务期），签署审批意见；涉及关键岗位（如核心技术岗、管理岗），需分管领导审批。步骤3：工作交接（离职前10-15个工作日，关键岗位可延长）制定交接清单：部门主管*协助员工梳理工作内容，填写《工作交接清单》，包括：正在进行的工作项目及进展；经手文件、资料（电子档需注明路径、密码）；客户/供应商联系方式及对接要点；办公用品、设备（电脑、工牌、钥匙等）。交接执行：员工与接手人逐项核对交接内容，确认无误后在《工作交接清单》上签字；部门主管*监督交接过程，保证工作无遗漏。步骤4：离职手续办理（离职当天）物品归还：员工归还企业财物（电脑、工牌、门禁卡、书籍等），行政部门核对无误后签字确认。薪资结算：HR核算员工薪资（包括未发