员工考勤与加班管理模板

员工考勤与加班管理模板一、适用范围与典型场景日常考勤登记：员工上下班打卡记录、出勤状态（正常、迟到、早退、旷工等）统计；加班申请与审批：员工因工作任务需要加班时，提交加班申请、审批及时长核算；月度考勤汇总：HR或部门助理基于每日考勤记录，整理月度考勤数据，用于薪资核算或绩效考核；异常情况处理：针对忘打卡、出差、调休等特殊考勤场景的规范记录与补办流程。二、标准化操作流程步骤一：日常考勤登记打卡方式：企业根据实际情况选择打卡方式（如指纹、人脸识别、线上打卡软件等），员工需在规定时间内完成上下班打卡（例如：上午9:00前上班打卡，下午18:00后下班打卡）。异常记录：若员工因故无法正常打卡（如忘记打卡、外出办事等），需在当日或次日通过指定渠道（如企业OA系统）提交《考勤异常补办申请》，说明原因并附相关证明（如出差审批单、客户会议邀请函等），由部门负责人审批后交HR备案。状态标记：HR每日核对打卡记录，根据异常申请标记员工当日出勤状态（如“迟到”“早退”“旷工”“出差”“调休”等），保证数据准确。步骤二：加班申请与审批申请发起：员工预计加班时，需提前1个工作日填写《加班申请表》（模板见第三部分），注明加班日期、加班事由、预计加班时长、工作内容及审批人（部门负责人），并通过线上系统或邮件提交。审批流程：部门负责人审核加班事由的合理性（如是否为紧急工作或计划内任务）及预计时长；HR复核加班是否符合公司加班政策（如是否优先安排调休、加班时长是否超限）；审批通过后，员工方可开始加班，审批结果同步至员工本人。实际记录：加班结束后，员工需在系统中填写实际加班时长（以半小时为最小单位），并经部门负责人确认；若加班时长与预计差异超过1小时，需补充说明原因。步骤三：月度考勤数据汇总数据整理：每月最后1个工作日，HR导出当月所有员工的打卡记录及加班申请审批数据，结合《考勤异常补办申请》，整理《月度考勤汇总表》（模板见第三部分），内容包括：员工姓名、部门、应出勤天数、实际出勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、加班时长、调休余额等。核对与确认：HR将汇总表发至各部门负责人，由部门负责人核对本部门员工数据，若有异议需在2个工作日内反馈至HR修改，确认无误后由HR存档。步骤四：结果应用与归档薪资核算：HR将月度考勤数据提交至财务部门，作为员工薪资核算的依据（如旷工扣款、加班费计算等）。绩效关联：考勤记录可作为员工绩效考核的参考指标之一（如全勤奖、出勤率评分等）。数据归档：考勤记录（含打卡数据、申请表、审批记录、汇总表）需保存至少2年，以备后续查阅或审计。三、核心模板表格参考表1：日常考勤记录表（示例）日期员工姓名部门上班打卡时间下班打卡时间出勤状态异常说明（如有）备注2023-10-09*小明销售部08:5518:30迟到忘记打卡，已补申请无2023-10-10*小红技术部09:0020:00加班项目紧急需求加班3小时2023-10-11*小刚人事部09:1517:45早退家中急事部门负责人审批通过表2：加班申请表（示例）申请人部门加班日期加班事由预计加班时长实际加班时长工作内容简述审批人审批结果备注*小丽市场部2023-10-12客户提案准备4小时3.5小时修改PPT并提交终稿*张经理同意实际提前半小时完成*小强研发部2023-10-13系统故障修复2小时2小时处理线上bug*李总监同意紧急任务表3：月度考勤汇总表（示例）部门员工姓名应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数旷工天数加班时长（小时）调休余额（小时）出勤率销售部*小明22211018095.5%技术部*小红2222000155100%人事部*小刚22210110095.5%四、关键执行要点规则一致性：企业需提前制定明确的考勤与加班管理制度（如打卡时间、加班审批权限、调休有效期等），并向全员公示，保证执行标准统一。审批时效性：考勤异常补办申请需在发生后2个工作日内提交，加班申请审批需在1个工作日内完成，避免流程拖延影响数据准确性。数据准确性：HR需定期核对打卡系统与实际考勤记录，保证异常标记、加班时长等数据无误；部门负责人需对本部门员工考勤数据的真实性负责。特殊情况处理：员工出差、外出培训等非办公场所考勤，需提前提交《外出申请表》，注明时间、地点、事由，经审批后按“出