统一的供应链管理系统界面规范

统一的供应链管理系统界面规范一、适用范围与典型应用场景本规范适用于企业供应链管理系统中所有功能模块的界面设计及操作流程，涵盖供应商管理、采购执行、仓储作业、物流配送、订单协同、数据监控等核心环节。典型应用场景包括：多部门协同场景：采购部、仓储部、物流部通过系统共享供应商资质、库存动态、物流轨迹等信息，实现跨部门数据实时同步；跨区域管理场景：全国分仓、多供应商协同作业时，通过统一界面规范实现不同区域操作流程标准化，减少沟通成本；数据决策场景：管理层通过系统界面实时查看采购成本分析、库存周转率、订单履约率等关键指标，支撑供应链优化决策；外部协同场景：供应商、客户通过供应商门户/客户门户登录系统，提交报价、确认订单、查询发货状态，实现内外部信息互通。二、界面操作流程详解（分角色）1.系统登录与权限校验操作步骤：步骤1：打开供应链管理系统登录页面（入口为企业内部OA系统或指定网址），输入工号/账号及密码；步骤2：选择所属角色（如“采购专员”“仓库管理员”“物流调度员”“管理层”），系统根据角色自动匹配权限菜单；步骤3：“登录”，系统校验账号状态（如是否冻结、权限是否有效），校验通过后进入系统主界面。关键说明：不同角色界面菜单栏差异示例（部分）：采购专员：供应商管理、采购订单创建、合同审批；仓库管理员：入库作业、库存查询、出库审核；管理层：数据看板、异常预警、绩效报表。2.基础信息配置（以“供应商管理模块”为例）操作步骤：步骤1：进入“供应商管理”模块，“新增供应商”按钮；步骤2：填写供应商基础信息（带*为必填项）：供应商编号（系统自动，支持手动修改规则）、供应商名称（需与营业执照一致）、统一社会信用代码、联系人（）、联系电话（）、邮箱、注册地址、合作期限；步骤3：供应商资质文件（营业执照、行业许可证、资质证书等），系统支持PDF/JPG格式，单个文件不超过10MB；步骤4：设置供应商分类（如“原材料供应商”“物流服务商”“设备供应商”）及合作等级（如“战略级”“核心级”“普通级”）；步骤5：“提交”，系统自动校验信息完整性，校验通过后进入审批流程（审批人默认为采购经理*）。示例：供应商编号规则为“GYS-年份-3位流水号”（如2024年新增供应商编号为“GYS-2024-001”）。3.核心业务操作（以“采购订单创建与审批”为例）操作步骤：步骤1：采购专员根据需求计划，在“采购订单”模块“新建订单”，选择订单类型（如“常规采购订单”“紧急采购订单”）；步骤2：填写订单基础信息：订单编号（系统自动）、采购部门（下拉选择，如“原材料采购部”）、供应商（通过模糊搜索选择，支持按“供应商名称/编号”筛选）、订单日期（默认当前日期）、预计到货日期（*）；步骤3：添加订单明细：“添加商品”，输入商品SKU（）、商品名称（自动带出）、规格型号（）、采购数量（）、单价（）、单位（系统默认，支持修改）；步骤4：填写备注信息（如“需提供检测报告”“到货后24小时内通知仓库”）；步骤5：“提交订单”，系统自动校验：①供应商是否在合格名录内；②采购数量是否超月度采购上限；③单价是否超预算（需关联预算模块数据）；步骤6：校验通过后，订单按预设流程流转：采购经理（审批）→财务部（审核预算）→总经理*（最终审批，单笔金额≥10万元时触发）。异常处理：若审批不通过，系统自动向采购专员发送驳回通知，注明驳回原因（如“数量超预算”“资质文件缺失”），需在2个工作日内修改后重新提交。4.数据查询与导出操作步骤：步骤1：进入对应查询模块（如“库存查询”“订单跟踪”），设置筛选条件（如仓库编号、订单日期区间、商品分类）；步骤2：“查询”，系统展示符合条件的列表数据，支持按“创建时间”“状态”排序；步骤3：“导出”按钮，选择导出格式（Excel/CSV），系统自动文件并（默认导出当前页数据，全量数据需勾选“全部导出”）；步骤4：导出的文件包含系统水印（含账号、导出时间），保证数据可追溯。示例：库存查询支持按“仓库+库位+商品状态（良品/次品/冻结）”多维度筛选，导出Excel后包含“当前库存”“可用库存”“在途库存”等字段。三、核心数据模板与填写规范1.供应商基础信息表（模板）字段名称字段类型长度限制填写说明示例数据供应商编号文本20系统自动，支持手动修改规则，不可重复GYS-2024-001供应商名称文本50需与营业执照一致，禁用简称科技有限公司统一社会信用代码文本18需与营业执照一致，字母大写91110108联系人文本30需为供应商对接人真实姓名，禁用“负责人”“业务员”等模糊表述联系电话文本11需为手机号，校验格式（11位数字，1开头）1385678资质文件附件-必传营业执照、行业许可证，其他资质（如ISO认证）可选，命名规则：“文件类型+日期”营业执照_20240101.pdf合作等级下拉选择-选项：战略级、核心级、普通级（默认“普通级”）核心级填写规范：带*字段为必填，未填写或格式错误无法提交；资质文件需在提交后3个工作日内由采购部*完成人工复核，复核不通过的供应商状态变更为“资质待完善”。2.采购订单流程节点表（模板）流程节点负责人角色系统操作时限审批要求异常处理方式创建订单采购专员即时需填写完整订单明细，供应商需在合格名录内提交后可撤回（未审批前）部门审批采购经理2个工作日审核订单合理性、供应商资质驳回需填写具体原因预算审核财务专员1个工作日核对订单金额是否在部门预算内超预算需提交《预算申请单》最终审批总经理3个工作日单笔金额＜10万元：审批通过；≥10万元：需线下签字确认后录入系统审批通过后订单生效订单下达系统自动即时订单编号，推送供应商门户通知-关键说明：流程节点支持自定义配置（如“紧急订单”可跳过预算审核，直接由总经理审批），需由系统管理员*在“流程管理”模块中设置。3.库存变动记录表（模板）变动类型单号商品SKU商品名称变动数量库存单位仓库编号操作人操作时间备注入库RK20240101001P20240101芯片A1000片WH012024-01-0110:00供应商：科技出库CK20240101002P20240102电阻B500个WH022024-01-0114:30订单号：PO2024001调拨DB20240101001P20240101芯片A200片WH01→WH03赵六2024-01-0209:15跨仓库调拨填写规范：变动数量：入库为正数，出库/调拨为负数；操作人：系统自动记录当前登录账号，不可修改；备注：需简要说明变动原因（如“采购入库”“订单出库”“盘点调整”）。四、操作规范与风险提示1.数据准确性管理录入校验：所有必填字段需通过系统格式校验（如手机号、邮箱、金额格式），校验失败无法提交；二次复核：关键数据（如供应商资质、订单金额、库存数量）需由专人复核，复核人需与录入人非同一角色；修改留痕：历史数据支持查询修改记录（含修改人、修改时间、修改前后内容），禁止删除历史数据。2.权限与安全管理最小权限原则：仅开放角色必需的菜单及操作权限，如“仓库管理员”无法修改采购订单金额；账号安全：员工离职时，系统管理员需在1个工作日内禁用其账号，并导出操作日志存档；密码策略：密码需包含大小写字母+数字+特殊字符，每90天强制修改，连续输错5次账号自动锁定30分钟。3.操作时效性要求审批时效：审批节点需在规定时限内完成，超时未审批系统自动升级至上一级负责人（如采购经理超时未批，自动转至总监*）；异常响应：系统预警信息（如库存低于安全阈值、订单逾期）需在1小时内查看并处理，处理结果需在系统中记录；数据同步：内外部数据（如供应商门户订单、客户订单）需每30分钟自动同步一次，保证信息一致性。